Creazione di prenotazioni di ospiti
È possibile creare prenotazioni ospite per definire un record soggiorno ospite per una data e un periodo di tempo specificati. Il record soggiorno ospite è associato a una ricevuta in cui vengono annoverate le spese del conto ospite e i dettagli di pagamento che stabiliscono le modalità di pagamento per il soggiorno ospite. Un soggiorno ospite inizia con una prenotazione ospite, che può essere creata in anticipo oppure in qualsiasi momento per ospiti senza prenotazione.
Nota:
- Se si aggiorna una prenotazione ospite esistente, non tutti i campi sono disponibili per l'aggiornamento. Se viene aggiornato un campo nella sezione Soggiorno, è necessario fare clic su per accertarsi che le opzioni siano ancora disponibili.
- Se a una prenotazione ospite viene aggiunto un piano tariffario con regole di trasferimento automatico, le regole vengono copiate nella scheda .
- Se viene creata una prenotazione per locazione per un giorno, l'applicazione estende la durata del soggiorno di 1 giorno e lo stato del soggiorno ospite viene impostato su Presente.
- Il testo di benvenuto viene visualizzato solo se nella schermata Configurazione struttura ricettiva è stata configurata l'opzione Messaggio di benvenuto.
Per creare prenotazioni di ospiti, effettuare le seguenti operazioni:
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Nella sezione Soggiorno specificare le seguenti informazioni:
- Data di arrivo
- Specificare la data di arrivo. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati la data albergo e il giorno della settimana.
- Notti
- Specificare il numero di notti del soggiorno ospite. Questo campo è obbligatorio; è comunque possibile ignorare questo campo e specificare invece la data di partenza, in modo che il sistema calcoli automaticamente il numero di notti.
- Data di partenza
- Specificare la data di partenza. La data predefinita è la data albergo + 1 giorno. Viene visualizzato anche il giorno della settimana.
- Adulti
- Specificare il numero di adulti. Le opzioni sono 1 - 9. Il valore predefinito è 1.
- Bambini
- Specificare il numero di bambini. Le opzioni sono 1 - 9. Se è attiva una sola categoria bambini, il numero di bambini viene registrato nel campo Bambini. Se sono attive più categorie di bambini, ogni categoria corrisponde a un campo visualizzato nella schermata e nel campo Bambini viene visualizzato il totale combinato di tutte le categorie.
- Piano tariffario
- Specificare il piano tariffario. Se il piano tariffario è in valuta estera, gli importi vengono comunque visualizzati nella valuta della struttura ricettiva. Un piano tariffario stabilisce la base sulla quale vengono definite le spese della camera e include la tariffa, ovvero il prezzo base di una camera, ed eventuali servizi inclusi nel prezzo. Un piano tariffario può includere, ad esempio, il prezzo della camera e tre pasti, mentre un altro piano tariffario può includere solo le spese di alloggio. Il valore predefinito è determinato dall'impostazione Piano tariffario nella sezione Impostazioni predefinite struttura ricettiva della pagina relativa alla Struttura ricettiva.
Nota:
- Se si fa clic sulla casella di ricerca del piano tariffario, viene visualizzata la finestra Selezione piano tariffario in cui è possibile inserire un criterio di ricerca. I criteri di ricerca includono piani tariffari, valuta, tipi di camera, categorie di tipi di camera e strategia di vendita e consentono anche di ignorare eventuali restrizioni che escluderebbero determinati piani tariffari dalla ricerca.
- se per il piano tariffario è specificato un regime fiscale, quest'ultimo verrà impostato per la prenotazione di gruppo.
- L'icona
accanto al campo Piano tariffario indica che il codice piano tariffario o l'importo tariffario è stato modificato per la prenotazione.
- Piano tariffario gruppo
- Specificare il piano tariffario se è presente un gruppo la cui data di fine è uguale o successiva alla Data albergo.
- Tariffa riservata
- Selezionare questa casella di controllo se la tariffa ospite è riservata. In questo caso, la tariffa non verrà stampata nei moduli degli ospiti e nei report della reception. Se si seleziona la casella di controllo Nascondi tariffe riservate nella pagina Gruppi utenti e la casella di controllo Tariffa riservata è selezionata, i campi relativi all'importo della tariffa risultano nascosti.
- Expedia Hotel Collect
- Selezionare questa casella di controllo per informare il personale che la prenotazione è stata effettuata tramite Expedia e l'albergo deve autorizzare e addebitare l'importo su questa carta di credito come per qualsiasi altro soggiorno. Expedia fatturerà all'albergo la parte della tariffa riservata a Expedia. Questa casella di controllo è solitamente impostata nelle prenotazioni effettuate tramite l'interfaccia Expedia.
- Combinazione di articoli diversi da camera
- Il campo Combinazione di articoli diversi da camera viene compilato automaticamente nel momento in cui viene selezionato il piano tariffario.
- Piano alimentare
- Il campo Piano alimentare viene compilato automaticamente nel momento in cui viene selezionato il piano tariffario.
- Oneri accessori
- Specificare il codice oneri accessori.
- Ignora tutte le limitazioni
- Selezionare questa casella di controllo per ignorare restrizioni quali date escluse o specifici requisiti di durata del soggiorno.
- Riferimento esterno
- Il codice del sistema di riferimento esterno. Il valore configurato nel parametro CRSCODEINSERTID della proprietà ricettiva viene impostato automaticamente.
- Tipo di camera
- Specificare il tipo di camera. Il valore predefinito è determinato dall'impostazione Tipo di camera nella sezione Impostazioni predefinite struttura ricettiva della pagina relativa alla struttura ricettiva. Nota:
- Il tipo di camera deve essere presente nell'inventario per l'intera durata del soggiorno ospite.
- Nella schermata Tipo di camera è necessario selezionare un tipo di camera per cui non è selezionata la casella di controllo .
- È possibile fare clic su
per aggiornare il Tipo di camera corrente nella schermata Tipo di camera offerta in upselling. Sulla base del tipo di camera selezionato, l'applicazione aggiorna il valore Tipo di camera nel campo Spesa e aggiunge Articolo extra offerto in upselling alla prenotazione con i campi Valore medio upselling giornaliero, Camera offerta in upselling - Dal e Camera offerta in upselling - Al. Il numero di camera viene assegnato automaticamente se lo stato della prenotazione è impostato su Preregistrato e il parametro REQROOMPREG della struttura ricettiva è selezionato. L'applicazione utilizza i valori relativi al piano tariffario e al tipo di camera per determinare la configurazione da utilizzare e definire le direttive. Di seguito sono elencati i criteri di valutazione.Scenario Azione del sistema Alla prenotazione sono associati più piani tariffari Viene applicato il primo piano tariffario del soggiorno associato a una configurazione di upselling attiva. Il piano tariffario della prenotazione non è associato a una configurazione di upselling attiva Viene applicata la configurazione di upselling predefinita attiva
- Camera
- Fare clic sul pulsante per assegnare la camera.
- PIN camera
- Il codice che consente all'ospite di accedere alla camera. Viene creato al termine del processo di generazione della chiave e viene visualizzato in questo campo. Il codice viene stampato anche sulla fattura.
- Non spostare
- Selezionare questa casella di controllo per indicare che la prenotazione dell'ospite non deve essere spostata in un'altra camera.
- Codice Motivo per non spostare
- Specificare il codice se è stata selezionata la casella di controllo Non spostare. Se nella schermata Parametro struttura ricettiva è stata selezionata la casella di controllo REQUIREDONOTMOVEREASON, è necessario specificare il codice motivo per poter applicare la limitazione di non spostamento alla prenotazione ospite.
- Regime fiscale
- Specificare il regime fiscale dell'ospite. Se al soggiorno ospite viene aggiunto un gruppo o un profilo (ospite, organizzazione o agenzia di prenotazione), il sistema aggiornerà il regime fiscale con quello del gruppo o del profilo. Se viene aggiunto un gruppo o vengono aggiunti più profili, verrà utilizzato il regime fiscale del gruppo o del primo profilo aggiunto. Se viene associata una locazione, verrà utilizzato il regime fiscale della locazione. Se viene copiato un regime fiscale da un profilo non valido per la struttura ricettiva, verrà visualizzato un messaggio in cui si specifica che il regime fiscale deve essere aggiornato con uno valido per la struttura ricettiva oppure deve essere rimosso. Dopo essere stato impostato su un soggiorno ospite, il regime fiscale non viene più aggiornato. Se la prenotazione è per una camera virtuale, il regime fiscale viene aggiornato in base all'imposta applicabile per l'edificio virtuale, così come configurato nella scheda Edificio della schermata .
- Valuta ospite
- Specificare la valuta ospite. Il valore predefinito è determinato dall'impostazione della valuta nella sezione Dettagli operazioni della pagina relativa alla struttura ricettiva. Se il piano tariffario non è nella valuta della struttura ricettiva, questo campo è disabilitato e automaticamente impostato sulla valuta del piano tariffario. Se il piano tariffario è nella valuta della struttura ricettiva, questo campo è abilitato e automaticamente impostato sulla valuta della struttura ricettiva. Nota:
- Se nella schermata Parametri è stato selezionato il parametro SECONDCURRENCYSHOWN della struttura ricettiva, questo campo è impostato sullo stesso tipo di valuta.
- non è possibile modificare questo valore.
- Nota sulla prenotazione
- Comunicare al personale della reception eventuali note relative alla prenotazione.
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Nella sezione Garanzia specificare le seguenti informazioni:
Nota: Se i parametri ADTAXINV e DEPSIST della struttura ricettiva sono selezionati, fare clic sull'icona
accanto al campo Caparra ricevuta per visualizzare la scheda Conto - Caparra. Al termine della procedura di pagamento, viene visualizzata la schermata Ripartizione caparra. Vedere Ripartizione delle caparre.
- Tipo di garanzia
- Specificare il tipo di garanzia. In base al tipo di garanzia selezionato vengono automaticamente compilati i campi Data di scadenza caparra e Importo caparra. Il campo Caparra ricevuta viene invece compilato in base all'importo della caparra ricevuta dalla struttura ricettiva. Nota:
- Per registrare una caparra, il Tipo di garanzia deve essere impostato su Caparra.
- È inoltre necessario che l'utente abbia accesso a criteri di prenotazione definiti e applicati come caparra.
- Per generare la fattura fiscale dalla scheda Caparra è necessario selezionare l'opzione Mostra fattura dal menu Azione. È inoltre necessario che la funzionalità Fatturazione fiscale sia abilitata per la struttura ricettiva e che il parametro TAXINVATPAYMENT della struttura ricettiva sia selezionato.
Per calcolare la caparra, il sistema utilizza il tasso di cambio corrente per convertire l'importo in valuta estera nell'importo espresso nella valuta della struttura ricettiva.
Se il tasso di cambio è bloccato, il sistema utilizza il tasso di cambio bloccato per convertire l'importo in valuta estera nell'importo espresso nella valuta della struttura ricettiva, in modo da facilitare la riscossione della caparra.
Se alla prenotazione è associato un Gruppo, un'Organizzazione, un Agente di prenotazione o una Locazione per cui è stato impostato un Tipo di garanzia, quest'ultimo viene impostato in base al seguente ordine di precedenza: Locazione, Gruppo (Garanzia prenotazioni delegate), Organizzazione, Agente di prenotazione.
- Per registrare una caparra, il Tipo di garanzia deve essere impostato su Caparra.
- Transazioni con carta
- Se il parametro CADTRANS della struttura ricettiva è abilitato, viene visualizzato il pulsante . Fare clic su per visualizzare le informazioni di pagamento associate alla carta.
- Tipo di carta
- Specificare il tipo di carta. Fare clic su per cercare una carta di credito esistente associata all'ospite. Se viene trovata una carta di credito esistente, i campi Numero carta, Data di scadenza, Nome sulla carta e Titolare vengono compilati automaticamente. In caso contrario, specificare quanto segue:
- Salva nel profilo
- Selezionare per salvare le informazioni della carta di garanzia nella scheda Profili di fatturazione della schermata Profilo ospite.
Nota:- Fare clic su per selezionare una delle carte di credito esistenti associate all'ospite. Fare clic su per modificare le informazioni sulla carta di garanzia corrente. È anche possibile fare clic su per inserire una nuova carta di credito come metodo di garanzia.
- Per registrare una caparra, è necessario che siano stati definiti e applicati al piano tariffario i criteri relativi alla caparra e alla penale di cancellazione. Dopo aver specificato tutti i valori richiesti, fare clic su per salvare la prenotazione.