Autorizzazioni di carta di pagamento

È possibile utilizzare la scheda Autorizzazione di pagamento per visualizzare le autorizzazioni esistenti o aggiungere manualmente nuove autorizzazioni. Si richiede l'autorizzazione di una carta di pagamento quando viene effettuato il check-in di un soggiorno ospite con pagamento tramite carta di credito oppure quando viene effettuato un pagamento con una carta di credito per cui non è mai stata richiesta l'approvazione. È possibile inserire manualmente i dettagli della carta (l'utente riceve un numero di autorizzazione dalla banca o dal sistema di elaborazione) oppure utilizzare un lettore di carte per trasmettere elettronicamente le informazioni della carta a un sistema di elaborazione di carte di credito. Le informazioni della carta vengono convalidate con la banca. Se i dettagli della carta e l'importo specificato nel campo Importo vengono approvati dalla banca, viene visualizzato un Codice di approvazione.

L'applicazione restituirà un importo di autorizzazione determinando l'importo del pagamento anticipato al momento del check-out dell'ospite. Per calcolare questo valore, le applicazioni adottano le regole impostate dalla struttura ricettiva nella sezione Autorizzazione carta di credito della schermata Configurazione struttura ricettiva, quindi cercano nel record soggiorno ospite eventuali istruzioni di trasferimento o di esenzione fiscale. L'importo dell'autorizzazione viene calcolato per un massimo di 7 giorni, a meno che nel parametro di installazione PRAUTHD dell'albergo non sia stato specificato un determinato numero di giorni. L'unica eccezione a questa procedura si presenta se l'ospite fa parte di un pacchetto; in questo caso deve essere autorizzato l'intero importo del pacchetto. Il processo di autorizzazione incrementale della carta di credito può essere eseguito manualmente oppure impostato come processo di fine giornata aggiuntivo per verificare la corrispondenza tra i saldi delle ricevute e l'importo totale autorizzato (meno eventuali trasferimenti ed esenzioni fiscali) e, se necessario, richiedere ulteriori autorizzazioni sugli ospiti.

Il ciclo di vita di una transazione con carta inizia quando viene inviata la richiesta di autorizzazione iniziale della carta. Per una carta, l'importo inizialmente autorizzato resta in stato Aperto per l'intervallo che intercorre tra il momento in cui viene ottenuta l'approvazione Originaria e prima del pagamento finale. È possibile quindi confrontare il saldo di un conto con il totale delle autorizzazioni aperte per determinare se nel conto è disponibile credito sufficiente per le spese in corso. Dopo aver registrato un pagamento con carta di credito in un conto, qualsiasi autorizzazione Aperta, originaria o incrementale, viene impostata su Utilizzato. Questa condizione si verifica anche se l'importo del pagamento è inferiore all'importo autorizzato; se, ad esempio, l'ospite dispone di un'autorizzazione sufficiente e sulla ricevuta viene registrato un pagamento con carta di credito, il ciclo di vita della transazione si conclude. Se l'ospite ha ancora un saldo attivo sul conto o non è in partenza, è quindi necessario avviare un nuovo ciclo di vita della transazione.

Il periodo di validità di un'autorizzazione è determinato dalla banca o dall'istituto di emissione della carta, non dal sistema di elaborazione o dal tipo di carta. L'unico modo per annullare o stornare un'autorizzazione (rilasciando i fondi corrispondenti) è quello di effettuare un pagamento sulla carta autorizzata oppure attendere la scadenza dell'autorizzazione.

Di seguito sono elencati i tipi di transazione con carta.

• Solo autorizzazione: quando viene inviata una richiesta di sola autorizzazione dalla struttura ricettiva, l'istituto di emissione della carta genera e restituisce un numero di tracciabilità valido solo tale richiesta. Il numero di tracciabilità viene quindi utilizzato fino al check-out dell'ospite, quando viene effettuato un pagamento con la carta autorizzata.
• Autorizzazione incrementale: si richiede un'autorizzazione incrementale quando l'importo del pagamento finale durante il check-out o il pagamento finale anticipato per un soggiorno è superiore all'importo totale originariamente autorizzato. Quando viene eseguita una richiesta di autorizzazione incrementale, le informazioni di tracciamento inizialmente generate durante la richiesta di sola autorizzazione originaria devono essere trasmesse al centro di elaborazione della carta di credito.
• Vendita con autorizzazione preventiva: la vendita con autorizzazione preventiva registra una transazione finalizzata, con cui si conclude il ciclo di vita di una transazione con carta. La transazione di vendita con autorizzazione preventiva viene eseguita durante le procedure di fine giornata o all'atto del pagamento di un cliente. Se viene eseguito questo tipo di transazione, significa che l'importo finale è noto ed è possibile procedere al pagamento. Nel momento in cui viene completata una vendita con autorizzazione preventiva, i dettagli della vendita vengono stampati sull'estratto conto del titolare della carta. Quando viene eseguita una transazione di vendita con autorizzazione preventiva, tutte le informazioni di tracciabilità, i dati aziendali, gli importi di autorizzazione e l'importo finale devono essere inviati al sistema di elaborazione della carta.
• Transazioni di reso: le transazioni con carta di tipo Reso vengono utilizzate per generare un rimborso sul conto della carta di credito di un ospite. Quando viene saldata una transazione di reso, questa viene stampata sull'estratto conto del titolare della carta sotto forma di credito. Questo tipo di transazione non richiede l'approvazione del sistema di elaborazione.
• Transazione di vendita: la transazione di vendita, che si concretizza in un solo passaggio, autorizza e registra la transazione di pagamento. Le transazioni di vendita vengono utilizzate quando si conosce l'importo finale ed è necessaria l'autorizzazione, come nei seguenti scenari:
  • Pagamento anticipato o caparra prima dell'arrivo dell'ospite.
  • Addebiti posticipati, prelevati dalla carta dopo la partenza dell'ospite.
  • Spese per mancata presentazione. Se l'ospite non effettua il check-in il giorno della prenotazione, un albergo può addebitare una penale per mancata presentazione, ono show.
  • Se l'ospite effettua il check-out senza alcuna autorizzazione precedente, ma sono presenti transazioni sulla ricevuta e viene utilizzata una carta di credito all'atto del check-out.
• È possibile stampare le ricevute utilizzando la schermata Acquisizione firma. La ricevuta viene stampata in base al parametro specificato per il report Autorizzazione di pagamento. Per inviare o stampare la ricevuta dalla schermata Acquisizione firma, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
  • Il parametro SIGNATURECAPTURERECEIPT della struttura ricettiva deve essere selezionato.
  • Il parametro AUTOPRINTAUTHRECIPT della struttura ricettiva non deve essere selezionato.