Aggiunta della caparra al conto ospite

È possibile utilizzare il menu Conto per registrare e tenere traccia dei pagamenti di caparra effettuati per un conto ospite. Tutti i pagamenti di caparra effettuati per un conto vengono registrati nel conto interno di tipo Caparra. Per la caparra registrata nel conto può essere stampata una ricevuta. Quando la valuta dell'ospite non coincide con quella della struttura ricettiva, gli importi vengono inseriti in base al tasso di cambio. Se il tasso di cambio è bloccato, per il calcolo degli importi viene utilizzato il tasso bloccato. Se invece non è bloccato, per il calcolo dei diversi conti viene utilizzato il tasso di cambio corrente.

Quando viene eseguita la procedura di check-in per un ospite, la caparra viene trasferita dal conto interno alla ricevuta dell'ospite.

Di seguito sono riportati i punti importanti relativi alla registrazione dell'importo della caparra su un conto ospite:

• L'impostazione del campo Tipo di attività su Caparra è possibile solo quando lo stato del conto ospite è In sospeso.
• L'impostazione del campo Tipo di attività su Rimborso o Incameramento è possibile quando lo stato del conto ospite è In sospeso, Attivo o Chiuso.
• Viene visualizzata la finestra Approva pagamento in contanti cospicuo in cui è necessario specificare l'ID utente e la password del responsabile (o della persona approvata). Questa finestra viene visualizzata quando l'importo di registrazione supera la soglia di pagamenti in contanti cospicui. È possibile impostare la soglia per pagamenti in contanti cospicui nel parametro ANTIMONEYLAUNDERING della struttura ricettiva. Per registrare il pagamento nella ricevuta è disponibile l'opzione Invia.
• Se lo stato di una prenotazione è Lista d'attesa, tutti i campi della scheda Caparra sono disabilitati.
• L'opzione Mostra fatture è disponibile solo quando il parametro TAXINVATPAYMENT della struttura ricettiva è abilitato.
• In base alla normativa italiana, quando l'importo della caparra supera i 77,47 euro (soggetto a variazioni) vengono registrati 2 euro in più per l'imposta di bollo. A tal fine devono essere rispettati i seguenti requisiti:
  • Il campo Tipo di ricavi per il codice transazione dell'imposta di bollo deve essere impostato su Nessuno.
  • Il parametro ITALYDEPOSIT della struttura ricettiva deve includere un testo con un riferimento al codice transazione.
• Se il parametro FORCETAXINVONPAYMENT della struttura ricettiva è selezionato:
  • Il nome del pagatore e i relativi dati vengono inseriti automaticamente nella sezione Pagatore della schermata Profilo ospite in base al tipo di Conto ospite selezionato.
  • L'utente può generare una fattura fiscale contemporaneamente alla registrazione di un pagamento o di una caparra. La fattura viene generata mediante la schermata Fattura fiscale richiamata.
• Pagamenti intermedi: per paesi come l'Austria, la Germania e la Repubblica Ceca, i pagamenti intermedi devono essere registrati nella ricevuta ospite utilizzando il metodo Caparra. La scheda Caparra viene visualizzata quando nella scheda Fatturazione fiscale è selezionata l'opzione Registra pagamenti intermedi.
  • L'applicazione registra la caparra e stampa una fattura fiscale o una ricevuta di pagamento in base al valore specificato nel parametro FISCAL della struttura ricettiva. Vengono quindi richiamate le interfacce fiscali.
  • La caparra viene trasferita immediatamente dal Registro caparre al Registro ospiti e registrata nella ricevuta del soggiorno ospite.
• Nel campo Pagatore viene inserito automaticamente il pagatore predefinito della fattura fiscale specificato nella schermata Configurazione fattura fiscale.

• È necessario selezionare Azioni > Stampa report per visualizzare la schermata Acquisizione firma. È possibile inviare la ricevuta a un dispositivo o stamparla dalla schermata Acquisizione firma. La ricevuta viene stampata in base al parametro specificato per il report Ricevuta di pagamento o al tipo di report definito nella schermata Configurazione modulo.
  • Per poter stampare le ricevute tramite la schermata Acquisizione firma, è necessario che sia selezionato il parametro SIGNATURECAPTURERECEIPT della struttura ricettiva.
  • Il parametro AUTOPRINTAUTHRECIPT della struttura ricettiva non deve essere selezionato per le autorizzazioni delle carte di credito.
  • Le ricevute vengono stampate automaticamente se è selezionata la casella di controllo Stampa automatica. Se, tuttavia, è stato selezionato il parametro SIGNATURECAPTURERECEIPT della struttura ricettiva, viene automaticamente visualizzata la schermata Acquisizione firma.

Per aggiungere la caparra a un conto ospite, effettuare le seguenti operazioni: