Aggiunta di un codice transazione della struttura ricettiva

I codici transazione vengono utilizzati per registrare transazioni finanziarie nei conti correlati alla struttura ricettiva. I codici transazione possono rappresentare spese (addebiti), specificando il Tipo di ricavi, o pagamenti (accrediti), specificando il Tipo di pagamento.

Per aggiungere un codice transazione della struttura ricettiva, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Selezionare Amministrazione > Struttura ricettiva > Impostazione > Transazioni > Codici transazione.
  2. Fare clic su Nuovo record.
  3. Specificare le seguenti informazioni:
    Codice transazione
    Il codice transazione e la descrizione.
    Tipo transazione
    Il tipo di transazione. Il tipo di transazione include transazioni quali ricavi da alimenti e bevande, ricavi da camere e imposte. La descrizione viene compilata automaticamente in base al valore selezionato.
    Struttura ricettiva
    La struttura ricettiva a cui deve essere collegato il codice transazione.
    Stato
    Lo stato del codice transazione. È possibile registrare una transazione solo quando lo stato del codice è impostato su Attivo.
  4. Nella sezione Dettagli codice transazione specificare le seguenti informazioni:
    Conto contabilità generale
    Il conto di contabilità generale in cui deve essere registrata la transazione.
    Valore Fiskaltrust
    Il codice per la mappatura del codice transazione.
    Nota: 
    • Si basa sul valore specificato nel parametro FISCAL della struttura ricettiva.
    • È possibile specificare la posizione del valore Fiskaltrust
    Contabilità generale raggruppata per
    Il gruppo del conto di contabilità generale.
    Ordinamento report
    L'ordine in base al quale i codici transazione devono essere ordinati e visualizzati nel report. Tutti i codici transazione per cui non è specificato un ordinamento vengono stampati in ordine alfabetico, successivamente ai codici transazione ordinati.
    Livello di registrazione
    Il numero che rappresenta il livello di autorizzazione per la registrazione. È possibile specificare qualsiasi numero compreso tra 0 e 9. Il livello di registrazione viene impostato per un codice transazione e anche per il gruppo utenti. In questo modo, gli utenti associati a uno specifico gruppo utenti possono registrare solo i codici transazione per i quali il livello di registrazione è uguale o inferiore al numero presente nella schermata Gruppo utenti. Se il livello di registrazione definito nel codice transazione è superiore al numero (0-9) impostato per il gruppo utenti, gli utenti appartenenti al gruppo non possono registrare il codice transazione.
    Importo predefinito
    L'importo predefinito addebitato quando il codice transazione viene registrato nei conti delle strutture ricettive.
    Codice IRS
    Un codice transazione univoco fornito dall'IRS (Internal Revenue Service). Questi codici sono necessari per la fatturazione elettronica in Messico.
    Nome fornitore servizio
    Il nome del fornitore di servizi stampato nella ricevuta fiscale. Ad esempio, una società di terze parti che gestisce il parcheggio dell'albergo.
    Partita IVA/Codice fiscale fornitore servizio
    Il codice fiscale del fornitore di servizi stampato sulla ricevuta fiscale.
    Nota: Il codice fiscale è obbligatorio solo se è stato specificato un valore nel campo Nome fornitore di servizi.
    Entità legale
    L'entità legale dell'organizzazione.
    Nota: Questo valore viene ricavato automaticamente dal profilo dell'organizzazione solo se nella schermata Profilo organizzazione è stata selezionata la casella di controllo Entità legale.
  5. Nella sezione Dettagli registrazione specificare le seguenti informazioni:
    Tipo di ricavi
    Il tipo di ricavi se per la registrazione delle spese deve essere utilizzato il codice transazione. Le opzioni includono Costo banchetto, Costo bevande, Costo evento, Costo alimenti, Nessuna, Altro costo, Spesa camera, Spese servizio, Oneri fiscali e Addebito mancia. Se per il codice transazione si specifica un particolare tipo di ricavi, è possibile utilizzare il codice per registrare solo le spese correlate a quel tipo di ricavi. Se si specifica un tipo di ricavi, non è possibile specificare un valore nel campo Tipo di pagamento.
    Nota: 
    1. Se nei report gli oneri di servizio devono essere considerati come imposta, è necessario selezionare Imposta come tipo di ricavi. Non occorre impostare tutte le altre configurazioni fiscali nel codice. Questa impostazione consente di riportare gli oneri di servizio come gettito fiscale.
    2. Se nei report gli oneri di servizio devono essere considerati come ricavi, è necessario selezionare Servizio come tipo di ricavi. Non occorre impostare tutte le altre configurazioni fiscali nel codice. Questa impostazione consente di riportare gli oneri come oneri di servizio.
    Soggiorno frequente
    Selezionare questa casella di controllo per indicare che il codice transazione è correlato a programmi premi per ospiti o prenotazioni frequenti onorati dalla struttura ricettiva. Questi codici consentono di accumulare premi durante un soggiorno ospite e possono essere utilizzati per la generazione di report. Alcuni esempi possono essere costituiti dal programma fedeltà di una società di autonoleggio o una compagnia aerea oppure dal programma premi di una struttura ricettiva o una catena aziendale.
    Trasferimento addebito diretto
    Selezionare questa casella di controllo per indicare che questo codice transazione viene utilizzato per la registrazione diretta in Contabilità clienti.
    Nota: 
    • Se si seleziona questa casella di controllo, viene disabilitata l'opzione Contabilità clienti.
    • Se si seleziona questa casella di controllo, il Tipo di pagamento deve essere Trasferimento addebito diretto o Trasferimento addebito diretto locazione.
    Tipo di retribuzione
    Il tipo di pagamento se per la registrazione dei pagamenti deve essere utilizzato il codice transazione. Sono disponibili le seguenti opzioni:
    • Caparra
    • Pagamento in contanti
    • Verifica
    • Pagamento con carta di credito
    • Pagamento con carta di debito
    • Trasferimento addebito diretto
    • Trasferimento addebito diretto locazione
    • Elaboratore pagamento esterno
    • Carta regalo
    • Trasferimento addebito diretto locazione
    • Trasferimento pagamenti
    • Rimborso
    Nota: 
    • Se viene specificato questo valore, il campo Tipo di ricavi non è obbligatorio.
    • Se è selezionata l'opzione Rimborso, il pagamento è negativo nel caso in cui sul conto specificato sia stato addebitato il rimborso concesso all'ospite.
    • Se è selezionata l'opzione Trasferimento pagamenti, la casella di controllo Arrotondamento obbligatorio viene disabilitata.
    • L'opzione Elaboratore pagamento esterno viene utilizzata per i codici transazione utilizzati per trasferire in HMS i pagamenti con carta di credito incassati da sistemi di terze parti. I codici transazione con questo tipo di pagamento vengono quindi definiti nel campo Codice di registrazione esterna relativo al codice transazione del tipo di carta. Quando l'interfaccia tenta di trasferire un pagamento con carta di credito, cerca il codice transazione per il tipo di carta e utilizza il codice transazione definito nel campo Codice di registrazione esterna. Questi codici transazione non richiedono operazioni di cassa in quanto non interessano contanti, assegni o carte di credito. Costituiscono semplicemente un credito.
    Tipo di pagamento
    Il metodo di pagamento in Russia.
    Nota: È necessario specificare questo valore se:
    • Il parametro FISCAL della struttura ricettiva è impostato su RU.
    • Nel campo Tipo di pagamento è presente un valore.
    Consenti trasferimento
    Selezionare questa casella di controllo per indicare che le transazioni di pagamento con carta di credito possono essere applicate solo a uno specifico tipo di pagamento.
    Nota: Questa casella di controllo è disabilitata se il tipo di pagamento è impostato su Trasferimento pagamenti.
    Codice trasferimento
    Il codice di trasferimento per le transazioni di pagamento con carta di credito. Il codice trasferimento deve essere di tipo Trasferimento pagamenti.
    Nota: Questa casella di controllo è disabilitata se il tipo di pagamento è impostato su Trasferimento pagamenti.
    Raggruppamento ricavi
    Il valore se viene utilizzata l'interfaccia Libra. Nell'estratto di fine giornata, il sistema raggruppa i ricavi ottenuti dagli ospiti in base a tre valori e aggiunge tre nuovi campi all'interfaccia Libra.
    Reparto transazioni
    Il reparto transazioni in base al quale possono essere classificati i codici transazione. Gli alberghi devono creare codici reparto in linea con i reparti di cui effettivamente dispongono, ad esempio Reception, Alimenti e bevande, Banchetti e così via. Il reparto transazioni viene utilizzato per la ricerca di codici transazione nelle schermate Responsabile autorizzazioni omaggi e Modelli omaggi come metodo facoltativo per filtrare o cercare transazioni per la struttura ricettiva interessata.
    Consenti annullamento
    Selezionare questa casella di controllo per annullare una transazione.
    Nota: In questo modo è possibile stornare l'intero addebito sulla ricevuta.
    Codice annullamento
    Il codice utilizzato per annullare la transazione.
    Nota: È necessario specificare questo valore se è selezionata la casella di controllo Consenti annullamento.
    Omaggio non consentito
    Selezionare questa casella di controllo per indicare i codici transazione non compatibili. Questi codici transazione non possono essere resi oggetto di omaggio nelle schermate Configurazione omaggi in ricevuta o Transazioni ricevuta omaggi.
    Tipo di commissione
    Il tipo di commissione per il codice transazione in base al quale viene calcolato l'importo della commissione. Di seguito sono riportate le opzioni disponibili.
    • Commissione: l'importo della commissione è stato destinato e deve essere pagato all'agente di viaggio nel momento in cui la transazione viene registrata su un conto ospite.
    • Commissione/Prepagato: l'importo della commissione è stato destinato ed è già stato pagato all'agente di viaggio prima che la transazione sia stata registrata sul conto ospite.
    • Prepagato: l'importo della commissione è già stato detratto dall'importo da pagare all'agente di viaggio e deve essere detratto ora dall'importo totale delle commissioni da pagare. Questo importo viene detratto nel momento in cui la transazione viene registrata sul conto ospite. Questo processo viene solitamente utilizzato quando si registra una caparra ricevuta da un agente di viaggi (per l'ospite) e l'agente ha già detratto la commissione. Nel conto ospite viene visualizzato il credito per l'intero importo depositato.
    Pagamento premio
    Selezionare questa casella di controllo per indicare che il codice transazione è correlato a programmi per ospiti o prenotazioni frequenti con pagamenti in premio onorati dalla struttura ricettiva.
    Pagamento non consentito
    Selezionare la casella di controllo per indicare che il codice transazione non può essere utilizzato per registrare un pagamento in una ricevuta secondaria dalla finestra Pagamento conto.
    Consenti rettifiche
    Selezionare la casella di controllo per indicare che il codice transazione può essere rettificato per stornare le spese registrate in precedenza in un conto. Se questa casella di controllo è selezionata, il campo Codice rettifica è abilitato e deve essere compilato.
    Codice rettifica
    Il codice di rettifica. Il codice di rettifica può essere il codice transazione stesso o un codice transazione diverso, a seconda delle procedure contabili adottate dalla struttura ricettiva. Il campo è abilitato solo se è stata selezionata la casella di controllo Consenti rettifiche.
    Codice storno
    Il codice storno dedicato ai codici transazione utilizzati per la registrazione di articoli in pacchetto. Questo è un campo obbligatorio. Il codice storno è il codice transazione utilizzato per registrare nella ricevuta contabile articoli in pacchetto non consumati.
    Uscite di cassa
    Se si seleziona questa casella di controllo, è possibile utilizzare il codice transazione per registrare transazioni in cui l'albergo ha pagato un importo per conto di un ospite. Il cassiere preleva denaro dal registratore di cassa per pagare un servizio per conto di un ospite, ad esempio dei fiori o una corsa in taxi, e lo registra sulla ricevuta dell'ospite. Quando una transazione di uscita di cassa viene registrata in una ricevuta, l'importo che l'ospite deve pagare all'albergo aumenta. La transazione di uscita di cassa registra una voce nel registro di cassa per documentare che il denaro è stato prelevato dal registratore di cassa.
    Codice di registrazione esterna
    Il codice di registrazione esterna è il codice transazione utilizzato dalle interfacce per registrare caparre in HMS. Ogni tipo di carta di credito utilizzato da partner esterni per registrare caparre in HMS deve avere un codice di registrazione esterna corrispondente. Il tipo di pagamento del codice di registrazione esterna deve essere impostato su Elaboratore pagamento esterno.
    Oneri accessori
    Se si seleziona questa casella di controllo, gli oneri accessori verranno registrati con questa transazione in base al codice di definizione degli oneri accessori riportato nel conto.
    Usa per tipo di spesa sconosciuto
    Se si seleziona questa casella di controllo, è possibile utilizzare il codice transazione per registrare le transazioni finanziarie in cui non è possibile classificare una spesa nelle categorie predefinite.
    Nessuna registrazione
    Selezionare questa opzione nei codici transazione utilizzati come tipi di pagamento per limitare il potere d'acquisto dell'ospite. Se si seleziona questo codice transazione come tipo di pagamento, nel conto viene selezionato il campo Nessuna registrazione, che evita ulteriori registrazioni sul conto.
  6. Nella sezione Dettagli carta di credito specificare le seguenti informazioni:
    Transazione carta di credito
    La transazione per la quale è necessario utilizzare la carta di credito.
    Numero telefonico dell'esercente
    Specificare il numero di telefono dell'istituto di emissione della carta di credito.
    Limite autorizzazione di storno
    Specificare la soglia per le autorizzazioni di storno.
  7. Selezionare la casella di controllo Pagamento non fiscalizzato nella sezione Campi definiti dall'utente quando non è necessario fiscalizzare il pagamento tramite addebito diretto o trasferimento bancario. Questa funzionalità può essere applicata solo all'interfaccia fiscale della Repubblica Ceca.
  8. Nella sezione Aree di registrazione consentite specificare le seguenti informazioni:
    Crediti
    Selezionare questa casella di controllo per utilizzare il codice transazione per la registrazione delle spese sostenute nella contabilità clienti.
    Nota: Se si deseleziona questa casella di controllo, il campo Struttura ricettiva obbligatoria per C/C viene disabilitato.
    Prenotato
    Selezionare questa casella di controllo per utilizzare il codice transazione per la registrazione delle spese nel caso di un ospite che conferma la prenotazione.
    Annullata
    Selezionare questa casella di controllo per utilizzare il codice transazione per la registrazione degli addebiti nel caso in cui un ospite annulli la prenotazione.
    No show
    Selezionare questa casella di controllo per utilizzare il codice transazione per la registrazione delle spese in caso di no show di un ospite, ovvero nel caso in cui non effettui il check-in alla data specificata.
    Presente
    Selezionare questa casella di controllo per utilizzare il codice transazione per la registrazione delle spese nel caso di un ospite che soggiorna nella struttura ricettiva.
    Check-out effettuato
    Selezionare questa casella di controllo per utilizzare il codice transazione per la registrazione delle spese nel caso di un ospite che ha eseguito il check-out.
    Preregistrato
    Selezionare questa casella di controllo per utilizzare il codice transazione per la registrazione delle spese nel caso di un ospite che si trova nello stato Preregistrato. Un ospite, ad esempio, può utilizzare la piscina mentre attende che gli venga assegnata la camera.
    Sistema
    Selezionare questa casella di controllo se il sistema utilizza il codice transazione per registrare transazioni finanziarie.
  9. Nella sezione Altre informazioni specificare le seguenti informazioni:
    Transazione di addebito caparra predefinita
    Il codice transazione di addebito della caparra che registra le spese di caparra.
    Transazione di addebito caparra
    Se questa casella di controllo è selezionata, è possibile recuperare un elenco di transazioni di addebito della caparra.
    Tassa fattura come esente
    Questa casella di controllo viene selezionata dal sistema per indicare che non è associata alcuna fascia IVA.
    Tassato esternamente
    Selezionare questa casella di controllo per indicare che il totale della transazione per alimenti e bevande nella fattura include solo l'importo della transazione. Selezionare questa casella di controllo quando l'importo della transazione deve essere incluso nel totale di alimenti e bevande della fattura fiscale per il Brasile.
    Imposta IVA
    Se questa casella di controllo è selezionata, viene riportato un codice transazione come imposta IVA.
    Tassa di soggiorno
    Se questa casella di controllo è selezionata e il parametro TAXINVCITYTAXCOL è abilitato, al report fattura fiscale standard viene aggiunta la colonna dell'imposta di soggiorno.
    Non riportare nella colonna Imposte
    Selezionare questa casella di controllo per indicare se nel report devono essere visualizzate le informazioni fiscali.
    Nota: Questa opzione è applicabile solo se il campo Tipo di ricavi è impostato su Imposta.
    Nome ricevuta
    La ricevuta configurata per la struttura ricettiva.
    Nota: Le ricevute vengono configurate nella schermata Configurazione modulo.
  10. Fare clic su Salva record.