Panoramica del report contabilità albergo

In questo report sono elencati tutti gli importi in denaro, a debito e a credito, registrati nei libri contabili di un albergo. Le informazioni sono suddivise in più registri poiché una parte di denaro è classificata come caparra e indica servizi non ancora resi, mentre un'altra parte riguarda le spese sostenute da un ospite durante il soggiorno. Nel report sono inclusi i dettagli relativi ai seguenti registri:

Registro caparre: una raccolta di conti in cui un ospite paga una caparra prima della registrazione. L'albergo registra un importo da pagare all'ospite per i servizi che dovrà fornire in futuro. L'importo viene quindi trasferito sul conto dell'ospite presso la reception, ovvero sulla ricevuta, dopo che l'ospite ha effettuato il check-in.
Registro ospiti: una raccolta di conti da ricevere per gli ospiti attualmente registrati.
Conti in sospeso: una raccolta di spese con addebiti diretti che vengono trasferite dal registro ospiti al registro cittadino e il cui stato è ancora In sospeso.
Registro cittadino: una raccolta di conti relativi a ospiti non registrati.
Registro depositi cauzionali: i depositi cauzionali riguardano le spese accessorie, le cauzioni e il canone di affitto. Le caparre di affitto vengono registrate temporaneamente nel registro depositi cauzionali e quindi trasferite automaticamente nella Contabilità clienti. Le caparre di affitto sono riportate in Registro C/C. I depositi cauzionali vengono trasferiti manualmente dal registro depositi cauzionali ai conti ospite, di locazione o C/C. I depositi cauzionali non trasferiti sono riportati in Registro depositi cauzionali. Le caparre accessorie vengono registrate nel registro caparre e riportate nella sezione Registro caparre del report. In tale sezione sono inclusi anche i totali parziali delle caparre. Lo stato della locazione può essere Disponibilità ripristinata, Cancellato, Provvisorio, Definitivo o Completato.

Mostra In sospeso come Caparra: se si seleziona questa casella di controllo, tutte le transazioni di ricevuta per tutti i tipi di conto con stato In sospeso vengono riportate nel registro caparre. Le strutture ricettive che non utilizzano la funzionalità per le caparre in HMS possono utilizzare questa funzione per registrare i pagamenti nelle ricevute degli ospiti prima del check-in e riportare i pagamenti come caparra nei report di contabilità dell'albergo per tutti i tipi di conto in sospeso. Tenere presente che il pagamento viene visualizzato nella sezione del registro ospiti se il report viene eseguito nella data di check-in del conto. Il pagamento viene visualizzato come caparra solo quando il report viene eseguito per date precedenti alla data di check-in.

Nel report sono inclusi il tipo di conto, lo stato del conto, il nome, il numero di conferma, la camera, il codice del tipo di pagamento, il conto C/C, l'ID prenotazione di gruppo, le date di arrivo e di partenza e il saldo. Sono infine riportati il riepilogo dei totali di ogni registro e un totale generale di tutti i registri.

È possibile filtrare il report specificando la struttura ricettiva. È possibile includere facoltativamente solo stati di ospite e di conto C/C specifici e anche i conti con saldi pari a zero. È possibile eseguire il report in modalità Prospetto di riepilogo o Vista dettagli.

per calcolare le scadenze relative alle spese e ai pagamenti trasferiti in base alla data di registrazione originaria, è necessario selezionare il parametro ARRETAINPOSTDATEONXFER della struttura ricettiva e impostare il parametro AgingDayBasis dell'applicazione CRS su CHARGE.

Di seguito sono riportate alcune considerazioni importanti da tenere presenti:

Riepilogo registro C/C: se questa casella di controllo è selezionata, nel report vengono incluse le sezioni Registro C/C e Registro C/C in sospeso a scopo di riepilogo, anche se la parte restante del report include informazioni dettagliate.
Come numero di conferma è riportato il numero di conferma PMS, il numero di conto, il numero di conferma o il numero IATA (o l'ID dell'agenzia di viaggi).
La data di arrivo corrisponde alla data di inizio di un conto nel caso di un conto non ospite o di un conto senza indicazione del giorno di arrivo.
La data di partenza corrisponde alla data di fine di un conto nel caso di un conto non ospite o di un conto senza indicazione del giorno di partenza.
Quando nella schermata Configurazione locazione è selezionata l'opzione Periodi soggiorno in date meno richieste gestiti per locazione, la data di arrivo corrisponde alla data di inizio soggiorno in date meno richieste e la data di partenza alla data di fine soggiorno in date meno richieste +1.
Il saldo corrisponde al valore del campo Saldo nella schermata Soggiorno ospite dei conti ospite o al saldo della ricevuta nella scheda Ricevuta di un conto.
Se la casella di controllo Includi saldo zero è selezionata, in ogni registro vengono inclusi tutti gli stati del conto indipendentemente dall'importo del saldo. Se invece non è selezionata, in un registro viene visualizzato lo stato del conto quando l'importo dei ricavi è diverso da zero. Se la casella di controllo non è selezionata e tutti gli stati del conto in un registro sono pari a zero, verrà comunque visualizzato il nome del registro con il totale zero.
Se lo stato della spesa di input per un record è In sospeso, la spesa viene inclusa nei totali dei conti CC in sospeso.
Se la data di registrazione della spesa è precedente alla data del report, la spesa viene registrata e inclusa nei totali di Contabilità clienti.
Se la data di registrazione della spesa è successiva alla data del report, la spesa è in sospeso e viene inclusa nei totali dei conti CC in sospeso.
Il numero di camera è specificato solo per il conto ospite.
Nel report vengono visualizzati l'importo netto e l'IVA del registro caparre e del registro ospiti.

Vengono eseguiti i seguenti calcoli:

Totale per registro = totale riepilogativo del registro
Totale generale = totale riepilogativo di tutti i registri