Cancellazione prenotazione
Questo report consente di creare lettere di cancellazione per le prenotazioni ospite con stato Cancellato la cui data di arrivo è compresa nell'intervallo di date specificato. Le lettere di cancellazione vengono in genere inviate all'ospite via e-mail o per posta ordinaria al momento della cancellazione della prenotazione da HMS. È possibile inviare la lettera di cancellazione dal record soggiorno ospite oppure stampare un batch di lettere di cancellazione dal menu . La lettera di cancellazione include informazioni sulla struttura ricettiva e sulla corrispondenza, dettagli sull'ospite, dati sulla prenotazione, dettagli sul soggiorno, riepilogo delle spese, dettagli sul segmento di soggiorno, extra, regole dell'albergo, richieste speciali, commenti, informazioni di fatturazione, dettagli relativi ai trasporti, informazioni sulle attività ed eventuali prenotazioni associate, se viene stampata per un coordinatore delle prenotazioni.
Quando le lettere di cancellazione vengono stampate dal menu , è possibile applicare un filtro in base al numero di conferma e alle impostazioni locali, al tipo di corrispondenza, all'ID corrispondenza, all'ID conto, al tipo di conto e alla corrispondenza aggiuntiva. Le lettere possono essere ordinate per data di cancellazione o data di arrivo. Facoltativamente, è possibile impostare l'intervallo di date specificato in base alla data di prenotazione o alla data di arrivo dell'ospite.
- Se non sono presenti dati da visualizzare per richieste speciali, commenti, prenotazioni associate o dettagli sul trasporto, le intestazioni di sezione corrispondenti non verranno stampate e sarà così possibile stampare la lettera di cancellazione su una sola pagina.
- Quando l'ospite ha specificato delle preferenze, vengono visualizzati gli eventuali descrittori esistenti per il codice preferenza.
- Se l'ospite ha una tariffa riservata, le informazioni sulla tariffa e sulla caparra non vengono visualizzate.
- Quando una lettera di conferma viene stampata da un coordinatore delle prenotazioni associate, viene inclusa la sezione relativa a tali prenotazioni, composta da tre sezioni:
- Il nome della prenotazione associata.
- L'elenco riepilogativo delle prenotazioni associate, ordinato per data di arrivo e di partenza, quindi per tipo di camera.
- L'elenco delle singole prenotazioni nell'insieme di prenotazioni associate, inclusa quella del coordinatore. La prenotazione del coordinatore viene elencata per prima ed è contrassegnata da un asterisco nella colonna Nome ospite. Le prenotazioni rimanenti sono ordinate per Cognome ospite.
- Se la cancellazione viene inviata dal record soggiorno ospite e l'utente immette un indirizzo aggiuntivo, i campi Nome destinatario e Contatto destinatario non verranno visualizzati.
- Se la cancellazione viene inviata per e-mail dal record soggiorno ospite, la sezione delle informazioni sulla corrispondenza non verrà inclusa.
- I dettagli delle attività per un ospite principale e per i partecipanti vengono visualizzati per primi. Le attività cancellate non vengono visualizzate in questo report.