Conferma prenotazione
Questo report consente di creare lettere di conferma per le prenotazioni di ospiti con stato Prenotato la cui data di arrivo è compresa nell'intervallo di date specificato. Le lettere di conferma vengono in genere inviate all'ospite via e-mail o per posta ordinaria al momento della prenotazione da HMS. È possibile inviare la lettera di conferma dal record soggiorno ospite oppure stampare un batch di lettere di conferma dal menu . Nella lettera di conferma sono inclusi dettagli sulla struttura ricettiva e sulla corrispondenza, dettagli sull'ospite, informazioni sulla prenotazione, dettagli sul soggiorno, riepilogo delle spese, dettagli sul segmento di soggiorno, extra, regole dell'albergo, richieste speciali, commenti, informazioni di fatturazione, dettagli relativi ai trasporti, informazioni sulle attività ed eventuali prenotazioni associate, se viene stampata per un coordinatore delle prenotazioni.
Quando le lettere di conferma vengono stampate dal menu , è possibile applicare un filtro in base al numero di conferma e alle impostazioni locali. È anche possibile impostare l'intervallo di date specificato in base alla data di prenotazione o alla data di arrivo dell'ospite. È possibile includere facoltativamente i record soggiorno ospite con gli stati Presente e Check-out effettuato.
- Se non sono presenti dati da visualizzare per richieste speciali, commenti, prenotazioni associate o dettagli sul trasporto, le intestazioni di sezione corrispondenti non vengono stampate ed è così possibile stampare la lettera di conferma su una sola pagina.
- Quando l'ospite ha specificato delle preferenze, vengono visualizzati gli eventuali descrittori esistenti per il codice preferenza.
- Se l'ospite ha una tariffa riservata, le informazioni sulla tariffa e sulla caparra non vengono visualizzate.
- Quando una lettera di conferma viene stampata da un coordinatore delle prenotazioni associate, viene inclusa la sezione relativa a tali prenotazioni, composta da tre sezioni:
- Il nome della prenotazione associata.
- L'elenco riepilogativo delle prenotazioni associate, ordinato per data di arrivo e di partenza, quindi per tipo di camera.
- L'elenco delle singole prenotazioni nell'insieme di prenotazioni associate, inclusa quella del coordinatore. La prenotazione del coordinatore viene elencata per prima ed è contrassegnata da un asterisco nella colonna Nome ospite. Le prenotazioni rimanenti sono ordinate per Cognome ospite.
- I dettagli delle attività per un ospite principale e per i partecipanti vengono visualizzati per primi. Le attività cancellate non vengono visualizzate in questo report.
- Quando è specificato un valore per Extra, vengono visualizzati i dettagli dell'articolo extra, ad esempio il prezzo totale.
- La lettera di conferma è diversa per ogni paese. È necessario specificare il parametro CONFIRMATIONLETTER della struttura ricettiva per indicare il paese per il quale viene generato il report.