Creazione dell'estratto DATEV

L'estratto si applica a DATEV Kanzlei-Rechnungswesen Pro 4.3. I clienti DATEV sono tenuti a inviare giornalmente file ASCII al sistema di contabilità finanziaria. È necessario inviare al sistema DATEV i seguenti file:

Un file con informazioni sulle registrazioni di ricavi, pagamenti e caparre. Nel sistema DATEV questo file è noto come Buchungsstapel.
Un file con informazioni sugli addebiti C/C aperti. Nel sistema DATEV questo file è noto come Offene Posten.
Un file con informazioni su nomi e indirizzi dei debitori. Nel sistema DATEV questo file è noto come Debitorenstammdaten.

Di seguito sono riportate alcune considerazioni importanti da tenere presenti:

L'estratto viene creato giornalmente dal processo di fine giornata.
È possibile creare l'estratto manualmente per le date trascorse se il processo di creazione del file a fine giornata ha esito negativo.
L'estratto contiene le informazioni relative a tutte le registrazioni di ricavi, pagamenti e caparre, alle fatture di vendita aperte o ai conti C/C della struttura ricettiva aperti per la data di esecuzione dell'estrazione.
L'estratto viene importato dal sistema di terze parti DATEV.

Nota:

Talvolta è possibile esportare su richiesta un file con informazioni sui codici transazione (detto Sachkontenbeschriftung nel sistema DATEV). Se l'albergo utilizza codici transazione associati a nuovi conti CoGe che non corrispondono al piano dei conti standard (Standardkontenrahmen in tedesco), è possibile esportare questo file su richiesta.
Nella sezione Dettagli processo viene indicato il numero di file creati e sono riportati gli eventuali errori.

Selezionare Amministrazione > Estratti > Estratto contabilità finanziaria DATEV.
Nella sezione Dettagli estratto specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Data di estrazione

Specificare la data per la quale si desidera creare l'estratto. Il valore predefinito è Data albergo-1.

Batch di registrazione

Se questa casella di controllo è selezionata, nell'estratto vengono incluse le spese riportate sulla ricevuta e le caparre.

Fatture C/C aperte

Se questa casella di controllo è selezionata, nel file dell'estratto vengono incluse tutte le registrazioni di pagamento, ad esempio le caparre e le voci del registro ospiti, che sono state effettuate tramite trasferimento con addebito diretto o carta di credito. La fattura fiscale può essere finale, corretta o in sospeso. Se si tratta di un pagamento intermedio e non viene emessa alcuna fattura fiscale il giorno in cui viene creato l'estratto, il pagamento viene esportato con numero di conto. Dopo alcuni giorni dall'emissione della fattura fiscale, il pagamento C/C originario con numero di conto viene elencato nell'estratto come cancellato e nuovamente inviato come pagamento ricevuto con l'ID della fattura fiscale.

Conti C/C struttura ricettiva

Se questa casella di controllo è selezionata, nell'estratto vengono inclusi i conti C/C aggiornati e quelli con un addebito C/C aperto creati per la data specificata.

Conti contabilità generale

Se questa casella di controllo è selezionata, il campo Codici transazione è abilitato.

Codici transazione

Specificare i codici transazione associati ai nuovi conti CoGe che si desidera includere nell'estratto.
Fare clic su Crea estratto per avviare il processo di estrazione.
In alternativa, fare clic su Cancella per impostare i valori predefiniti.
Selezionare Amministrazione > Elaborazione giornaliera > Processi di fine giornata aggiuntivi.
Specificare il nome e la descrizione del processo. Ad esempio, OWNREL.
Specificare le seguenti informazioni:

Tipo di processo

Specificare Altri processi.

Collegamento al processo

Specificare DATEVEXP.

Stato

Specificare Attivo.
Fare clic su Invia.
Testare l'estrazione eseguendo il processo di fine giornata oppure avviarla da Amministrazione > Estratti > Estratto DATEV.

Nota: se per avviare il processo di estrazione viene utilizzato questo percorso di menu, è prima necessario eseguire un processo di fine giornata per visualizzare la voce Processo di fine giornata aggiuntivo di Relazioni proprietario nell'elenco della pagina Elaborazione di fine giornata.