Module Activité - Une vue d'ensemble

La fonctionnalité HMS est améliorée pour la prise en charge des activités. HMS peut fonctionner comme consolidateur d'activité. HMS prend en charge l'interface HTNG SGI (Single Guest Itinerary). HTNG SGI permet aux prestataires d'activités d'envoyer des activités à HMS et permet à HMS d'afficher une liste regroupée des activités disponibles à l'hôtel. La lettre de confirmation inclut une liste d'activités. Il existe également un rapport pour répertorier toutes les activités associées à l'hôtel.

La gestion des activités est compliquée et la plupart des activités sont gérées par un système externe qui communique avec HMS via l'interface SGI. HMS fournit un module d'activité simple qui permet d'enregistrer et de gérer des activités dans HMS. Cette fonctionnalité ne convient que pour une planification d'activité simple et n'est pas capable de prendre en charge des planifications ou des tarifs complexes. Les activités externes appartiennent au système externe. HMS ne peut pas modifier les activités externes. HMS ne notifie pas les systèmes externes concernant les activités internes programmées dans HMS.

L'activité peut être associée à un séjour client ou un cardex Client. Les écrans Cardex Client, Séjour client et Arrivée affichent une icône, s'il y a des activités associées. Dans l'écran Séjour client et Cardex Client, l'utilisateur peut appeler l'écran Liste de réservation d'activité pour voir une liste de toutes les activités. Dans l'écran Liste de réservation d'activité, vous pouvez appeler l'écran Réservation d'activité pour réserver ou modifier une activité. Vous pouvez appeler un écran qui affiche les réservations d'activité dans une vue Calendrier.

Les activités sont configurées par hôtel. HMS gère trois entités :

Prestataire d'activité : C'est l'entité qui gère les activités. Par exemple, le magasin de location de vélo ou le SPA sont des prestataires.
Configuration d'activités : Cela identifie l'activité générique, comme la location d'un vélo ou l'obtention d'un massage.
Réservation d'activité : Il s'agit du rendez-vous ou de la réservation réelle, comme le rendez-vous de massage à 13 h pour Jane ou la location de vélo samedi après-midi pour Jill.

Remarque : En ce qui concerne la terminologie, la plupart des documents professionnels se réfèrent aux activités, ce qui est le plus souvent une référence aux réservations d'activité. Toutes les activités de HMS doivent avoir une configuration d'activités et un prestataire d'activité, que ce soit interne ou externe.

Les réservations d'activités internes et externes peuvent toutes deux avoir les frais d'activité postés dans HMS. L'interface SGI prend en charge l'envoi de frais et de paiements à HMS. La nécessité d'autoriser les réservations d'activité sur un cardex Client a conduit HMS à ajouter des comptes de profil. L'utilisateur peut créer manuellement un compte de profil à partir de l'écran Cardex Client. Ces comptes de profil ne se limitent pas aux postings d'activité et peuvent être utilisés à plusieurs fins. L'ajout d'une réservation d'activité à un cardex Client crée un compte, s'il n'existe pas déjà. La nécessité d'avoir des activités et des éléments non associés à la chambre associés ensemble a conduit HMS à ajouter l'expérience enrichie au cardex Client aussi.

Prestataire d'activité : Le prestataire d'activité est configuré en premier. Le prestataire d'activité contient des informations de contact sur la façon de contacter le prestataire d'activité et est défini par défaut dans l'écran Configuration d'activités, mais peut être remplacé sur l'écran Configuration d'activités. La configuration d'activités externes exige que vous paramétriez un partenaire Databridge pour l'interface SGI et associez le prestataire d'activité à ce partenaire Databridge. Le partenaire Databridge peut prendre en charge plusieurs hôtels. L'écran vous permet d'afficher l'interne aux informations de contact d'hôtel et les informations sur la façon de réserver l'activité.

Configuration d'activités : L'écran Configuration d'activités inclut les réglementations de planification, les réglementations de type de client et les tarifs. Les tarifs peuvent être indiqués par type de client, personne ou activité. L'activité, les types de client Personne et Adulte doivent toujours être maintenus actifs. Les types de client supplémentaires peuvent être activés et renommés. Les réglementations de planification et de type de client sont des informations uniquement pour des activités externes et ne sont pas appliquées. Les tarifs sur une configuration d'activités externes peuvent être utilisés pour estimer le tarif sur une réservation d'activité externe en attente. L'écran Configuration d'activités permet à l'utilisateur de indiquer les détails sur la façon de réserver l'activité. Ceci est important pour les activités externes. Si le client s'enquiert à propos d'une activité, le concierge doit fournir au client des informations sur la façon de réserver l'activité avec le prestataire externe, car elle ne peut pas être réservée dans HMS. Cela peut être un site Web, un numéro de téléphone ou une adresse e-mail. Les informations de réservation et certaines autres informations de configuration d'activités sont affichées sur l'écran de réservation d'activité. Les traces peuvent être configurées pour les activités internes.

Réservations d'activité : Les réservations d'activité sont liées à la configuration d'activités. Les réservations d'activité ont le tarif et la date/heure de l'activité. Pour les réservations d'activités internes, l'utilisateur peut indiquer les comptes par type de client. L'interface SGI ne prend pas en charge le type de client et seul un nombre total de personnes est fourni. L'utilisateur peut également indiquer une liste de participants. L'interface SGI peut également envoyer une liste de participants. HMS ne valide pas par recroisement les participants par rapport au comptage de type de client. Les réservations d'activité externe peuvent avoir un lien vers un site Web qui permet au client d'afficher et/ou de modifier la réservation d'activité. Ce lien est fourni dans le message de réservation d'activité SGI.

Cardex/Séjour client : Les écrans Séjour client, Arrivée et Cardex Client ont une icône pour indiquer s'il y a des activités. Ces écrans ont également un lien à l'écran Liste de réservation d'activité. Pour un séjour client, l'écran de liste inclut toutes les activités associées au séjour client et les activités associées aux cardex Client principaux ou supplémentaires. Lors de l'arrivée, l'utilisateur est averti de toute activité non réservée / en attente. Si les dates de séjour client sont modifiées, l'utilisateur est averti s'il y a des activités réservées en dehors des nouvelles dates de séjour. Pour les activités externes, un message est envoyé au prestataire concernant les changements de date de séjour. Si l'utilisateur annule un séjour client, le système invite l'utilisateur à annuler automatiquement les activités internes. L'utilisateur ne peut PAS annuler automatiquement les activités internes et continuer à annuler le séjour client. L'utilisateur devra examiner les réservations d'activité une par une. Pour les activités externes, le système externe est informé de l'annulation du séjour client. Les activités peuvent être incluses dans un tarif forfaitaire ou des options additionnelles via un élément non associé à la chambre. Lorsque le forfait ou l'option additionnelle est ajouté, une activité en attente est créée (en attente d'être réservée). HMS a également ajouté une fonctionnalité Vente additionnelle. Les éléments et activités non associés à la chambre peuvent être marqués comme éligibles à la vente additionnelle. Au moment de l'arrivée, le système affiche la fenêtre pop-up Vente additionnelle avec les 5 principales activités et les 5 éléments non associés à la chambre que le client a réservé auparavant.