Configuration des paramètres de location longue durée

Vous utilisez la page Configuration de location longue durée pour configurer les paramètres de location longue durée et définir les codes transaction qui seront utilisés.

Tout frais de location longue durée (sous-location, maintenance et service) peut être défini pour facturation séparée, ce qui requiert que le code Transaction de facturation de frais soit défini. Le code Transaction de facturation de frais est le code Transaction de frais client déclaré qui sera imputé au folio débiteur du séjour du client, le code Transaction de frais est utilisé comme reconnaissance de revenu dans le Folio 6. Si un code Transaction de facturation de frais n'est pas défini, le code Transaction de location est utilisé. Vous pouvez définir un préfixe d'une longueur maximum de 3 caractères alphanumériques pour chaque type de facture, de sorte que lorsque les factures sont générées, elles sont facilement distinguables. Si le dépôt de sécurité ou l'acompte de dépenses accessoires est défini, le code Transaction de perte pour ce type de dépôt est requis. Les champs d'ordre d'évaluation facultatifs sont numériques 1-9 et doivent être uniques par type de frais, ce qui détermine l'ordre des frais qui sont pris en compte pour taxation lorsque l'évaluation annuelle des chambres est utilisée. L'ordre d'évaluation ne peut pas être combiné avec la limite d'évaluation de la base de condition de taxe (Montant d'évaluation plafonné par le montant de la taxe de séjour).

Pour configurer les paramètres de location longue durée :

  1. Sélectionnez Administration > Hôtel > Configuration de location longue durée.
  2. Dans l'onglet Configuration de location longue durée, indiquez les informations dont vous avez besoin. Reportez-vous à des informations supplémentaires à propos des champs suivants :
    Autoriser dates de séjour côtoyé
    Cochez la case pour indiquer que les séjours client associés aux locations longue durée peuvent inclure des dates de séjour côtoyé. Si cette case à cocher n'est pas cochée, le client de location longue durée ne peut pas séjourner en dehors des dates de location longue durée. Les dates de séjour côtoyé seront facturées selon le plan tarifaire indiqué dans le champ Plan tarifaire côtoyé. Les dates de séjour cotoyé ne seront pas incluses dans le planning de location longue durée et seront facturées au client. Après avoir coché la case, la case à cocher Périodes côtoyées gérées par location longue durée n'est pas disponible.
    Périodes côtoyées gérées par location longue durée
    Cochez la case pour indiquer que si les dates de séjour côtoyé existent, les périodes cotoyées seront gérées dans la location longue durée. Les dates de séjour côtoyé seront facturées au tarif journalier calculé du tarif de location longue durée. Vous pouvez limiter les dates admissibles de séjour cotoyé du client à l'aide des champs Date côtoyée de début, Date côtoyée de fin, Jours côtoyés avant et Jours côtoyés après de l'enregistrement de location longue durée.
    Transaction de location
    Code transaction utilisé pour les frais client et peut inclure frais de location longue durée. Le code Transaction défini ici sera copié sur le champ Frais de location longue durée de la page Tarif de location longue durée lors de la création de nouveaux tarifs de location longue durée.
    Remarque : 
    • Le type de revenu doit être défini sur Aucun(e).
    • Un code Transaction de mesure compensatoire est obligatoire.
    • Ne indiquez pas les groupes fiscaux
    Chambre
    Code transaction utilisé pour les frais de revenu chambre quotidiens dans le folio comptable. Le code Transaction défini ici sera copié sur le champ Frais de location longue durée de la page Tarif de location longue durée lors de la création de nouveaux tarifs de location longue durée.
    Remarque : 
    • Indiquez les groupes fiscaux
    • Le type de revenu est défini sur Chambre
    Transaction de chambre libre
    Code Transaction utilisé pour poster les frais de chambre libre. Les frais de chambre libre sont des frais encourus pour les jours que la location longue durée inclut, mais pour lesquels aucun client n'est arrivée dans la chambre louée. Le code Transaction défini ici sera copié sur le champ Frais de chambre libre de la page Tarif de location longue durée lors de la création de nouveaux tarifs de location longue durée.
    Remarque : 
    • Le type de revenu est généralement réglé sur Chambre.
    • Indiquez les groupes fiscaux
    • Ce code est facultatif. Si vous n'indiquez pas ce code, le code Transaction de chambre est utilisé.
  3. Si l'hôtel utilise les frais de location longue durée, indiquez les codes Transaction de frais. Les types de frais sont la sous-location, la maintenance et le service. Reportez-vous à des informations supplémentaires à propos des champs suivants :
    Transaction de sous-location
    Utilisé pour les frais de reconnaissance du revenu. Indiquez le type de revenu et le groupe fiscal.
    Transaction de facturation de sous-location
    Utilisé pour les frais client lorsqu'ils sont facturés séparément. Type de revenu doit être Aucun(e). Un code Transaction de mesure compensatoire n'est pas obligatoire. De même, n'indiquez pas Groupe fiscal.
    Transaction de maintenance
    Utilisé pour les frais de reconnaissance du revenu. Indiquez le type de revenus et le groupe fiscal.
    Transaction de facturation de maintenance
    Utilisé pour les frais client lorsqu'ils sont facturés séparément. Type de revenu doit être Aucun(e). Un code Transaction de mesure compensatoire n'est pas obligatoire. De même, n'indiquez pas Groupe fiscal.
    Transaction de service
    Utilisé pour les frais de reconnaissance du revenu. Indiquez le type de revenus et le groupe fiscal.
    Transaction de facturation de service
    Utilisé pour les frais client lorsqu'ils sont facturés séparément. Type de revenu doit être Aucun(e). Un code Transaction de mesure compensatoire n'est pas obligatoire. De même, n'indiquez pas Groupe fiscal.
    Ordre d'évaluation de frais de sous-location
    Indiquez la valeur utilisée pour l'évaluation fiscale. L'ordre de priorité est appliqué par le système pour l'évaluation fiscale.
    Facturer séparément les frais de sous-location
    Si cette case est cochée, par défaut, ce type de frais est facturé séparément des frais de location.
    Facturer séparément les frais de maintenance
    Si cette case est cochée, par défaut, ce type de frais est facturé séparément des frais de location.
    Facturer séparément les frais de service
    Si cette case est cochée, par défaut, ce type de frais est facturé séparément des frais de location.
  4. Indiquez un code Transaction pour chaque type d'acompte utilisé par l'hôtel.
    Acompte de location
    Indiquez le code Transaction utilisé pour poster l'acompte sur location. Ce code Transaction est configuré avec un type de paiement Acompte.
    Dépôt de sécurité
    Le code Transaction utilisé pour poster le dépôt de sécurité. Ce code Transaction est configuré avec un type de paiement Acompte.
    Perte du dépôt de sécurité
    Indiquez le code Transaction qui est utilisé pour poster le dépôt de sécurité perdu. Ce code Transaction est configuré avec un type de revenus.
    Acompte de dépenses accessoires
    Indiquez le code Transaction utilisé pour poster l'acompte sur dépenses accessoires. Ce code Transaction est configuré avec un type de paiement Acompte.
    Perte d'acompte de dépenses accessoires
    Indiquez le code Transaction utilisé pour poster l'acompte sur dépenses accessoires qui est perdu. Ce code Transaction est configuré avec un type de revenus.
  5. Cliquez sur Sauvegarder enregistrement.