Création d'un hôtel

Sélectionnez Administration > Hôtel > Configuration de l'hôtel.

Cliquez sur Nouvel enregistrement.

Indiquez les informations suivantes :

Hôtel: Indiquez le code Hôtel dans le premier champ. Indiquez le nom de l'hôtel dans le deuxième champ. C'est le nom qui s'affichera sur la plupart des écrans et aussi sur les divers formulaires client, tels que confirmations, cartes d'enregistrement et folios.
Statut: Généralement, un hôtel est configuré et le statut n'est pas mis à jour sur Actif jusqu'à ce que l'hôtel soit « mis en route ».
Reportez-vous à Définition du statut d'hôtel sur Actif.

Dans la section Informations sur l'hôtel, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Adresse: L'adresse de l'hôtel.
N° rue: Le numéro de rue de l'adresse.
Nom de rue: Le nom de la rue de l'adresse.
Type de rue: Le type de rue. Par exemple : la rue, la route, l'allée, l'autoroute, la jonction.
Email réservation: Indiquez l'adresse e-mail du département réservations.
E-mail Répondre à du moteur de réservation Web: Indiquez l'adresse e-mail qui sera utilisée pour tous les e-mails d'hôtel envoyés.
Email « CC » de l'hôtel: Indiquez l'adresse e-mail à mettre en copie avec tous les e-mails sortants. Il s'agit généralement de l'adresse e-mail du département des réservations.
Remarque : Vous pouvez également fournir les détails d'une adresse alternative qui inclut le numéro de rue, le nom de la rue et le type de rue.

Indiquez ces informations dans la section Informations sur le siège :

Siège - Adresse: L'adresse du siège de l'hôtel.
Siège - N° rue: Le numéro de rue de l'adresse du siège.
Siège - Nom de rue: Le nom de la rue de l'adresse du siège.
Siège - Type de rue: Le type de rue. Par exemple : la rue, la route, l'allée, l'autoroute, la jonction.
Remarque : Cette section inclut également les détails du siège, comme l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le site Web et le code postal.

Dans la section Détails d'opérations, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Devise: Indiquez la devise de l'hôtel.
Date d'hôtel: Indiquez la date d'hôtel, qui est la date actuelle ou "de mise en route" de l'hôtel.
Date comptable: La date de comptabilisation est utilisée par le module Comptabilité clients et peut être différente de la date de l'hôtel. Le personnel comptes débiteurs d'un hôtel peut choisir d'opérer à une date différente de celle de l'hôtel, car le personnel comptes débiteurs ne travaille habituellement pas le week-end ou pendant les vacances. Le personnel comptes débiteur ne veut pas être lié par la date d'hôtel qui change chaque nuit. La date comptable est définie avant l'entrée en vigueur du système et définit la date comptable initiale pour les comptes débiteurs. Lorsque vous définissez la date comptable, le système crée le premier enregistrement du livre de comptes débiteurs. La date comptable est également utilisée dans la fonctionnalité Solde reporté pour déterminer les dates de frais et de facture. Par exemple, si l'utilisateur spécifie un montant de solde reporté dans l'intervalle de classement chronologique vieux de 90 jours, le système soustrait 90 jours de la date comptable d'ouverture et l'utilise pour la date de frais et de facture.
Décalage horaire du serveur: Le décalage horaire du serveur est utilisé lorsque l'hôtel se trouve dans un fuseau horaire différent de celui du serveur. Lorsque des enregistrements sont ajoutés, le décalage est utilisé afin que l'heure de création ou de mise à jour corresponde à l'heure à l'hôtel au lieu de montrer l'heure du lieu du serveur.; Valeur minimum -23:59 et valeur maximum +23:59.
Heure d'audit: Indiquez l'heure d'audit en utilisant une plage de 0:00 à 23:59.
Dernier audit: La date de la dernière exécution de l'audit.
Dernière réorg.: La date de la dernière exécution de la réorg.
Heure d'été: Cochez cette case si l'hôtel observe l'heure d'été.

Profil d'heure d'été: Le code du profil d'heure d'été applicable pour l'hôtel. Vous pouvez effectuer une sélection à partir de la consultation de profil d'heure d'été. Cela permet de gérer les frais d'heure d'été pour l'hôtel.

Dans la section Détails d'hôtel, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Chaîne hôtelière

Indiquez la chaîne à laquelle l'hôtel appartient. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Chaîne d'hôtel sur la page Gérer les codes Global.

Hôtel - pseudonyme
Nom d'année fiscal

Emplacement d'hôtel

Indiquez l'emplacement de l'hôtel. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Emplacement sur la page Gérer les codes Global.

Langue

Indiquez la langue de l'hôtel. Vos options sont basées sur les codes Langue commandés par le système sur la page Gérer les codes Global.

Paramètres locaux

Indiquez les paramètres locaux de l'hôtel. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Paramètres locaux.

Fuseau horaire

Indiquez le fuseau horaire de ce l'hôtel.

Heure d'arrivée au plus tôt

Indiquez l'heure d'arrivée au plus tôt. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Heure d'arrivée dans la chambre sur la page Gérer les codes Global.

Heure de départ au plus tard

Indiquez l'heure de départ au plus tard Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Heure de départ de la chambre sur la page Gérer les codes Global.

Gérer inventaire par bâtiment

Si cette case est cochée et que le statut d'hôtel est défini sur Actif(ve), vous devez indiquer une valeur dans le champ Bâtiment de l'écran Type de chambre. Tous les types de chambre doivent avoir un bâtiment valide affecté.

Limite de tarif

Indiquez la limite de tarif de l'hôtel. Vos options sont basées sur les codes créés comme limites de tarif sur la page Gérer les codes Global.

Stratégie de tarif

Sélectionnez la stratégie de tarif de l'hôtel. Les options incluent Haut et Bas.

Notes d'hôtel

Indiquez les notes d'hôtel. Les remarques saisies sont la description de l'hôtel.

Remarque : Les codes utilisés dans cette section se basent sur les codes Système créés en utilisant l'écran Gérer les codes Global.

Dans la section Valeurs par défaut d'hôtel, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Frais de chambre

Indiquez le code Transaction par défaut à utiliser pour les frais de chambre. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Transaction sur la page Code Transaction.

Type de chambre

Indiquez le type de chambre par défaut à utiliser lors de la création des réservations. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes de type Chambre sur la page Gérer les types de chambre.

Plan tarifaire

Indiquez le type de tarif par défaut de l'hôtel. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Plan tarifaire sur la page Codes Plan tarifaire standard.

Verrouiller le taux de change

La valeur sur la base de laquelle le taux de change est déterminé pour un client. Les options disponibles sont les suivantes :

A l'arrivée
A l'audit de nuit
A la réservation

Acompte

Indiquez le code Transaction à utiliser pour les acomptes. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Transaction sur la page Code Transaction.

Confiscation d'acompte

Indiquez le code Transaction à utiliser pour les pertes d'acompte. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Transaction sur la page Code Transaction.

Règlement à l'arrivée

Indiquez le code Règlement à l'arrivée par défaut. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Transaction sur la page Code Transaction.

Remarque : Le code Acompte et le code Règlement sont basés sur les codes créés comme codes Transaction dans l'écran Code Transaction.

Transaction de paiement de partenaire externe

Indiquez le code Transaction de paiement partenaire externe par défaut. Il s'agit du code Transaction par défaut utilisé pour poster les paiements par carte de crédit provenant d'un processeur de paiement externe si le code Transaction d'hôtel pour le type de carte de crédit n'a pas de code Posting externe configuré.

Dans la section Gestion des hôtels, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Marque: Indiquez la marque de l'hôtel. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Marque sur la page Configuration de marque.
Division: Indiquez la division de l'hôtel. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Division sur la page Gérer les codes Global.
Catégorie: Indiquez la catégorie de l'hôtel. Vos options sont basées sur les codes créés comme codes Catégorie d'hôtel sur la page Gérer les codes Global.
Remarque : Les options de division et de catégories sont basées sur les codes créés comme codes Division dans l'écran Gérer les codes Global.

Dans la section Calendrier de nettoyage, indiquez le calendrier de nettoyage en tant que complet, rapide ou aucun pour chaque journée du séjour client. La valeur par défaut est complet.

Dans la section Autorisation de carte de crédit, indiquez les informations suivantes :

Frais anticipés

Le montant de l'autorisation de carte de paiement que le système doit récupérer pour couvrir les frais anticipés. Les frais anticipés sont les frais qui concernent directement le séjour client, tels que la chambre et les taxes, pour tous les jours du séjour. Sélectionnez Montant pour indiquer le montant des frais anticipés ou Pourcentage pour indiquer le pourcentage des frais anticipés.

Remarque :

Par défaut, l'option Pourcentage anticipé est sélectionnée, et la valeur est définie sur 100 %. Vous pouvez modifier la valeur.
Les autorisations pour un montant inférieur au montant total du séjour ne sont pas conformes à la norme PCI et les remises de transaction peuvent ne pas être appliquées. La non-conformité, en utilisant cette fonctionnalité, est le choix de l'hôtel.

Frais supplémentaires

Les frais qui sont postés au folio client pour des frais supplémentaires tels qu'un film, le téléphone et une boutique. Ceci est ajouté au montant des frais anticipés pour une valeur de séjour totale estimée de l'autorisation. Les frais sont attribués au folio client et ne sont pas affectés par les règles de transfert automatique. Sélectionnez Montant pour indiquer le montant des frais supplémentaires ou sélectionnez Pourcentage pour indiquer le pourcentage des frais supplémentaires.

Remarque :

Par défaut, l'option Montant est sélectionnée. Vous pouvez cependant modifier la valeur.

Montant supplémentaire par séjour client

Le montant indiqué représente un montant forfaitaire pour les frais supplémentaires qui est ajouté au montant de l'autorisation demandée. Ce montant est ajouté au montant calculé par les champs Frais anticipés et Incrémentiel. Ce montant est rattaché au folio client.

Montant supplémentaire par séjour client à l'arrivée seulement

Si cette case est cochée, la valeur indiquée dans le champ Montant supplémentaire par séjour client n'est applicable que pendant le processus d'arrivée du client.

Folio Dépenses accessoires

Le montant de l'autorisation de dépenses accessoires qui est rattaché au folio Dépenses accessoires et n'est pas affecté par la règle de transfert automatique. Sélectionnez Montant pour indiquer le montant du folio de dépenses accessoires ou sélectionnez Pourcentage pour indiquer le pourcentage du folio de dépenses accessoires.

Remarque :

Par défaut, l'option Montant est sélectionnée. Vous pouvez cependant modifier la valeur.

Mesures compensatoires de dépenses accessoires pour date d'hôtel

Si cette case est cochée, le système calcule le montant d'autorisation de dépenses accessoires restant pour la date d'hôtel en soustrayant le montant dépensé par le client du montant autorisé de dépenses accessoires.

Remarque :

Pour un folio client, le montant à compenser est limité au montant des frais supplémentaires.
Pour un folio de dépenses accessoires, le montant à compenser est limité au montant du folio de dépenses accessoires.

Seuil incrémentiel

Le montant de la différence qui entraîne une demande d'autorisation incrémentielle par le système si la limite du montant est dépassée. Lorsque la différence entre le montant autorisé et le montant autorisé requis pour le groupe de folio dépasse ce montant, l'application demande une autorisation incrémentielle. Sélectionnez Montant pour spécifier le montant ou pourcentage de seuil incrémentiel pour définir le pourcentage d'autorisation incrémentiel.

Remarque :

Par défaut, l'option Montant est sélectionnée. Vous pouvez cependant modifier la valeur.

Dans la section Traitement de carte de crédit, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Signaler si carte n'est pas insérée: Cochez cette case pour alerter le personnel du Front office lorsque la carte de paiement est traitée sans avoir été physiquement insérée.
Demander vérification: Cochez cette case pour demander au personnel du Front office de saisir les valeurs de vérification de carte (CVV) des cartes de paiement.
Demande de code postal: Cochez cette case pour demander au personnel du Front office de saisir le code postal du titulaire de la carte pour les cartes de paiement.
Code Terminal: Indiquez le code Terminal du lecteur de carte de crédit.

Dans la section Configuration de module d'événement, indiquez les informations dont vous avez besoin. Reportez-vous à des détails supplémentaires à propos des champs suivants :

Incrément d'affichage disponibilité d'événement: L'intervalle de temps sur la base duquel les créneaux de disponibilité d'événement sont affichés dans la grille de réservation d'événement. Il s'agit de l'incrément horaire affiché par défaut lorsque l'utilisateur accède à l'écran.
Heure de début de journée: L'heure à laquelle la nouvelle journée commence aux fins de réservation d'événement. Il s'agit du premier incrément horaire qui est affiché dans la grille de disponibilité.
Heure de fin de journée: L'heure à laquelle la journée se termine aux fins de réservation d'événement. Il s'agit du dernier incrément horaire qui est affiché dans la grille de disponibilité.

Dans la section Informations supplémentaires, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Classement étoile

Indiquez le classement étoile. Les informations saisies ici sont disponibles pour l'agent de réservation dans le module CRI.

Année de construction

Indiquez l'année de construction de l'hôtel. Les informations saisies ici sont disponibles pour l'agent de réservation dans le module CRI.

Nombre de chambres

Indiquez le nombre de chambres. Les informations saisies ici sont disponibles pour l'agent de réservation dans le module CRI.

Nombre de salles de réunion

Indiquez le nombre de salles de réunion. Les informations saisies ici sont disponibles pour l'agent de réservation dans le module CRI.

Nombre de restaurants

Indiquez le nombre de restaurants. Les informations saisies ici sont disponibles pour l'agent de réservation dans le module CRI.

Nombre de piscines

Indiquez le nombre de piscines. Les informations saisies ici sont disponibles pour l'agent de réservation dans le module CRI.

Bâtiments multiples

Cochez cette case si l'hôtel est configuré avec plusieurs bâtiments.

Code Compte IDeaS

Le code Compte pour IDeaS.

Source de migration tarif / taux

Indiquez la source de la migration des tarifs. Les valeurs sont :

Recevoir et envoyer tarifs
Recevoir tarifs dans HMS
Envoyer tarifs dans HMS

Remarque : Ces options sont basées sur le nouveau code Global, RATEMG. Les valeurs du code sont :

PMS : Recevoir tarifs dans HMS
CRI : Envoyer tarifs dans HMS
LES DEUX : Recevoir et envoyer tarifs

Ces informations sont spécifiques aux hôtels en Espagne :

Nombre de lits: Le nombre de lits. La valeur indiquée dans ce champ est disponible pour l'agent de réservation dans le module CRI.

Employés non rémunérés: Le nombre d'agents qui ne sont pas payés pour les services rendus.

Employés rémunérés: Le nombre d'agents qui sont payés pour les services rendus.

Employés temporaires: Le nombre d'agents engagés sur une base temporaire.

Code Police d'hôtel: Le code fourni par la police espagnole. Ce code est alphanumérique et les caractères maximum autorisés sont de 10.

Code Agence bancaire d'hôtel: Le code de l'hôtel utilisé par l'agence de réservation.

Numéro de banque: Il s'agit du numéro de banque international, également connu sous le nom de code SWIFT ou de BIC.

Numéro de compte bancaire: Le numéro de compte bancaire international, également connu sous le nom IBAN.

Numéro d'enregistrement: Le numéro d'enregistrement de l'hôtel qui est inclut dans le rapport des détails de séjour client, générés pour chaque jour.
Nom de la banque: Le nom de la banque de l'hôtel.
Numéro de banque: Le numéro de la banque de l'hôtel.

Pourcentage de taxe par défaut: Pourcentage de taxe pour la fiscalisation d'un paiement avant la génération de la facture.
Remarque : L'application renseigne par défaut cette valeur dans l'interface fiscale tchèque.

Type d'hôtel: Le type d'hébergement (catégorie d'hôtel). Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le code Type d'hôtel dans l'écran de liste des valeurs.

Remarque : Les informations fournies sont accessibles par l'agent de réservation dans le module CRI.

Cliquez sur Sauvegarder enregistrement et OK.