Création des réservations d'événements

Vous pouvez utiliser la page Réservations d'événements pour créer, modifier, copier et annuler les réservations d'événements. Vous pouvez lier les associations aux réservations d'événement, mais seulement à titre de référence. Vous pouvez créer manuellement des règles de transfert automatique pour un groupe, une organisation, une agence de réservation associé(e) ou un compte client existant.

Avant de pouvoir créer des réservations d'événement, vous devez configurer les salles de réunion. Pour configurer les salles de réunion, sélectionnez Administration > Hôtel > Evénements > Configuration de salle de réunion.

Reportez-vous à :

Pour créer des réservations d'événements :

  1. Sélectionnez Gestion des groupes > Evénements > Réservations d'événements.
  2. Cliquez sur Nouvel enregistrement pour créer une nouvelle réservation d'événement. Autrement, double-cliquez sur un enregistrement pour modifier une réservation d'événement.
    Remarque : 

    Si cet écran est évalué à partir de l'écran Planning des salles de réunion, les détails tels que, la chambre, la date et l'heure de début, la date et l'heure de fin sont alimentés.

  3. Indiquez les informations suivantes :
    Nom d'événement
    Le nom de l'événement.
    Type d'événement
    Le type d'événement pour lequel vous voulez créer la réservation. Les options disponibles sont les suivantes :
    • Conférence
    • Groupe
    • Social
    • Mariage
    Résa Master d'Evénements
    Le nom du compte de Master d'Evénements auquel les réservations d'événements sont associées. Cliquez sur Ajouter pour créer un Master d'Evénements. Cliquez sur l'hyperlien de Master d'Evénements pour modifier le Master d'Evénements alimenté dans la consultation.
    Remarque : Vous pouvez sélectionner un Master d'Evénements existant dans la consultation de Master d'Evénements.
    Transfert auto vers Master d'Evénements
    Cochez cette case pour annuler les règles de transfert automatique existantes et créer une nouvelle règle de transfert automatique pour les réservations d'événement. Cette case est cochée par défaut.
    Remarque : 

    Tous les frais des réservations d'événements avec le statut Prospect, Provisoire, Définitif ou Interne sont transférés au compte de Master d'Evénements. Le champ Au compte est alimenté avec les informations du Master d'Evénements dans la section Détails de transfert automatique sur l'écran Réservation d'événement. Il est impossible de modifier manuellement la règle de transfert automatique lorsque la case est cochée.

    Numéro de confirmation
    Le numéro indiquant que la réservation est confirmée. Le numéro d'annulation généré par le système.
    Statut
    Le statut de la réservation. Les options disponibles sont les suivantes :
    • Définitif
    • Prospect
    • Provisoire
    Lorsque vous créez la réservation, les statuts suivants ne sont pas affichés :
    • Interne
    • Départ - note réglée
    • Annulé
    • Fermé(e)
    Actions
    Cliquez sur l'icône pour enregistrer la transaction. Lorsque vous créez la réservation, cette icône n'est pas affichée.
    Copier avec l'icône Elément
    Cliquez sur l'icône pour copier les éléments associés à la réservation dans une nouvelle réservation d'événement.
    Icône Imprimer
    Vous pouvez sélectionner le menu Ordre d'événement de banquet (BEO) pour imprimer le rapport BEO pour l'événement spécifique.
  4. Dans la section Détails d'événement, indiquez les informations dont vous avez besoin. Reportez-vous à des informations supplémentaires à propos des champs suivants :
    Date de début
    Indiquez la date de début d'événement Par défaut, la date d'hôtel s'affiche. Il s'agit d'un champ obligatoire.
    Remarque : 
    • Cette date doit être identique ou postérieure à la date de début du Master d'Evénements.
    • Cette date doit être antérieure à la date de fin du Master d'Evénements.
    • Si la date de début est modifiée, l'application met à jour la date de début des éléments associés à la réservation.
    Date de fin
    Indiquez la date de fin d'événement Il s'agit d'un champ obligatoire.
    Remarque : 
    • Cette date doit être identique ou antérieure à la date de fin du Master d'Evénements.
    • Si la date de fin est modifiée, l'application met à jour la date de fin des éléments associés à la réservation.
    Disposition
    Sélectionnez la disposition de l'événement.
    Personnes
    Le nombre de personnes accueillies dans les chambres associées aux réservations d'événement.
    Installation
    Indiquez l'heure à laquelle les éléments de l'événement doivent être mis en place.
    Démontage
    Indiquez l'heure à laquelle les éléments de l'événement doivent être démontés.
    Commercial
    Le nom du commercial
    Coordinateur
    Le nom du coordinateur.
    Ne pas déplacer
    Cochez la case pour indiquer que le jour et l'heure de la réservation ne doive pas être modifiés.
    Statut de taxe
    Sélectionnez le code Transaction pour indiquer le statut de taxe de la réservation d'événement. Cela signifie que certains ou tous les postings liés à l'événement ne sont pas assujettis aux taxes.
    Tarif
    Sélectionnez le tarif approprié à l'événement.
    Tarification
    Sélectionnez la méthode de tarification applicable à l'événement. Les options disponibles sont les suivantes :
    • Quotidiennement
    • Fixe
    • Horaire
    Prix total chambre
    Le prix total pour toutes les salles qui sont utilisées pour l'événement. Cliquez sur l'icône Calculer pour recalculer le prix au cas où vous modifiez les tarifs ou la méthode de tarification.
    Prix contrat chambre
    Le prix convenu de la salle.
    Prix total élément
    Le prix total de tous les éléments qui sont utilisés dans l'événement.
    Prix total éléments contractuels
    Le prix convenu total des éléments.
    Prix total chambre et éléments
    Le prix total incluant la salle et les éléments.
    Prix total contrat
    Le prix total convenu.
    Prix total contrat plus taxe
    Le prix total convenu taxes comprises.
    Remarques
    Indiquez des remarques, le cas échéant.
  5. Dans la section Associations, indiquez les informations suivantes :
    Organisation
    Sélectionnez l'organisation qui est associée à l'événement.
    Groupe
    Sélectionnez le groupe qui est associé à l'événement.
    Agence de réservation
    Sélectionnez l'agence de réservation qui est associée à l'événement.
    Compte débiteur
    Sélectionnez le compte débiteur auquel les transactions d'événement sont postées.
    Référence de facturation
    Indiquez le numéro de référence de facturation.
  6. Indiquez les informations suivantes dans la section Informations sur le contact :
    Nom
    Le nom de la personne à contacter organisant l'événement.
    Prénom
    Le prénom de la personne à contacter organisant l'événement.
    Code Partenaire de facturation électronique
    Un code unique utilisé par la plate-forme de facturation électronique de l' Italie pour identifier le partenaire de facturation électronique.
    Nationalité
    Le pays auquel appartient le client.
    Remarque : Vous devez indiquer la valeur de ce champ pour effectuer la vérification de l'ID taxe pour l'Espagne.
  7. Dans la section Détails de paiement, indiquez les informations dont vous avez besoin. Reportez-vous à des informations supplémentaires à propos des champs suivants :
    Date due d'acompte
    La date à laquelle le montant indiqué doit être déposé auprès de l'hôtel pour l'événement qui est organisé.
    Montant d'acompte
    Le montant déposé à l'hôtel pour l'événement organisé.
    Acompte reçu
    Le montant reçu par l'hôtel pour l'événement organisé.
  8. Cliquez sur Sauvegarder enregistrement pour enregistrer les informations que vous avez indiquées.
    Remarque : 

    Les données de la section Détails de contact sont extraites par défaut du profil ou du groupe sur la base du type d'agent de réservation sélectionné sur l'écran Master d'Evénements.

  9. Cliquez sur l'onglet Eléments.