Création des réservations de participant

Les réservations de participant peuvent être créées à partir de trois secteurs : les modules Front office, Centre d'appels ou Gestion des groupes. Généralement, si l'agent de réservation ou le contact de l'organisation effectue les réservations, cela va se faire en contactant les directeurs commerciaux qui créeraient alors la réservation de participant dans l'enregistrement de réservation de groupe sur l'onglet Participant et le système procède comme suit :

  • Les informations de garantie de participant - réservation de groupe sont copiées sur la section Réservation de participant - Garantie sur l'écran Séjour client.
  • Les informations de règlement de participant - réservation de groupe sont copiées sur la section Réservation de participant - Règlement sur l'écran Séjour client.

Les politiques suivantes s'appliquent aux participants sur la base de la valeur que vous indiquez dans l'écran Réservation de groupe :

  • Politique de garantie
  • Politique de frais d'annulation
  • Politique de remboursement pour annulation

La section Détails de traitement de mise à jour du participant affiche les messages pour les participants pour lesquels la mise à jour a échoué.

Pour créer une réservation de participant dans la réservation de groupe :
  1. Sélectionnez Gestion des groupes > Réservation de groupe.
  2. Dans l'onglet Liste, sélectionnez une réservation de groupe.
  3. Cliquez sur l'onglet Participant.
    Remarque : 

    Vous pouvez sélectionner le nom du client dans la consultation par nom. Pour pouvoir afficher la liste des clients, le paramètre d'hôtel CMSINTG doit être sélectionné dans l'écran Configuration de l'hôtel.

  4. Sélectionnez Actions > Coupons imprimés du participant dans la section Détails de participant. Les coupons sont imprimés pour chaque séjour client sélectionné.
    Remarque : 
    • Le rapport Coupon imprimé affiche tous les coupons pour le séjour client associé.
    • Les coupons qui n'ont pas été imprimés précédemment pour le participant sélectionné sont également inclus.
  5. Dans la section Détails de participant, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :
    Créer profils inactifs
    A sélectionner pour que les profils créés pour les réservations de participant soient automatiquement définis sur le statut Inactif(ve). Ceci est utilisé pour les groupes dont les membres ne peuvent séjourner qu'une fois à l'hôtel.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Cliquez sur Sauvegarder enregistrement.
    Remarque : 
    • La Remise restauration est extraite par défaut dans l'onglet Réservation de participant à partir de l'écran Réservation de groupe. La Remise restauration (« F&B ») peut être mise à disposition par le participant et est valide seulement dans les boutiques de restauration de l'hôtel. Ce code est utilisé par le système de point de vente (« F&B ») pour que le caissier de restauration puisse déterminer le type de remise applicable et son montant.
    • Modèle de commodité inclus : Lorsque vous modifiez le plan de chambre, le type de chambre ou le niveau de fidélité dans l'écran Participant de groupe, l'application lie le nouveau modèle de commodité à la réservation sur la base de la règle Appliquer modèle associée au modèle de commodité.
      • La date d'arrivée de la réservation client doit être identique ou comprise entre la date de début de commodité et la date de fin de commodité.
      • Vous pouvez lier plusieurs modèles de commodité à la réservation client.
      • Lorsque la date de réservation est modifiée, le modèle de commodité associé n'est pas applicable.