Création d'une réservation de groupe

Vous pouvez créer une réservation de groupe en copiant une réservation de groupe existante de deux manières :

  • Cliquez sur Copier Enregistrement qui ne copie que l'affichage enregistrement de la réservation de groupe.
  • Cliquez sur Copier le groupe dans l'affichage enregistrement de la réservation de groupe. La fonctionnalité de copie de groupe est utile lors de la création de réservations de groupe pour les organisations ou agences de réservation qui travaillent régulièrement avec vos hôtels et pour lesquelles les détails d'une nouvelle réservation de groupe sont généralement les mêmes ou similaires à ceux du dernier groupe réservé.

Voici les points importants liés à la copie d'une réservation de groupe existante à l'aide du bouton Copier le groupe :

  • Vous ne pouvez pas copier les groupes de registres ou les sous-groupes.
  • Les informations des onglets suivants ne sont pas copiées : Transfert automatique, Participants, Transport, Traces et Evénements.
  • Les informations des autres onglets sont copié dans la nouvelle réservation de groupe à l'exception des champs suivants : Tarif limite, Date de déblocage planifiée et Date de déblocage réelle.
  • Les informations à copier sont limitées par le statut du groupe qui est copié
  • Les informations à copier sont limitées par le nombre de nuits du groupe qui est copié. Si le nombre de nuits du groupe d'origine est inférieur au nouveau groupe, certains des jours du groupe ne contiennent pas d'informations et doivent être modifiés une fois la copie terminée. Un message d'avertissement affiché conseillant à l'utilisateur de vérifier les données.

Pour copier une réservation de groupe :

  1. Sélectionnez Gestion des groupes > Réservation de groupe.
  2. Dans l'onglet Liste, sélectionnez une réservation de groupe.
  3. Cliquez sur Copier. L'écran Copier le groupe s'affiche.
  4. Dans la section Copier le groupe, indiquez les informations dont vous avez besoin.
  5. Dans la section Informations à copier, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :
    Types de chambre
    Sélectionnez cette option pour copier les types de chambre. Cette case est cochée automatiquement par le système si le bloc ou les tarifs sont sélectionnés.
    Tarifs

    Sélectionnez cette option pour copier les tarifs. Si l'enregistrement de tarif du groupe d'origine a plus d'une date d'application de tarif, la case à cocher Tarifs n'est pas disponible.

    Expérience enrichie
    A sélectionner pour copier les éléments de l'expérience enrichie.
    Bloc
    A sélectionner pour copier le bloc de chambres. Si la modification de bloc de groupes du groupe d'origine est désactivée et qu'il n'y a pas assez de chambres disponibles à bloquer, vous obtiendrez un message vous indiquant que un ou plusieurs jours peuvent ne pas comporter de bloc. Si la modification de bloc de groupes du groupe d'origine est activée et qu'il n'y a pas assez de chambres disponibles, vous obtiendrez un message vous indiquant que vous mettez l'hôtel en surréservation. Si le nombre de nuits du groupe d'origine est inférieur au nouveau groupe, le système bloque pour le nombre de nuits du groupe d'origine et un message s'affiche indiquant que certains des jours ne sont pas bloqués.
    Préférences
    A sélectionner pour copier les préférences de groupe. Si les préférences du groupe d'origine ne sont plus disponibles, un message s'affiche indiquant qu'une ou plusieurs des préférences n'ont pas été copiées.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Passez en revue tous les onglets de l'enregistrement de réservation de groupe et modifiez les informations dont vous avez besoin.