Création d'une réservation de groupe

La réservation de groupe est utilisée pour la gestion des informations spécifiques de date et d'appartenance propres à un groupe de participants individuels. La réservation de groupe gère les dates, les tarifs, les blocs de chambres, les instructions de facturation, et plus encore, et fournit également un modèle de détails qui se copient sur les réservations et folios du participant. Un compte de facturation de groupe est créé lorsque le groupe est enregistré et il porte le nom du groupe.

Les politiques suivantes s'appliquent aux réservations de participant sur la base de la valeur que vous indiquez :

  • Politique de garantie : Si le champ Type de garantie est renseigné, toute réservation de participant créée dans le cadre de ce groupe est mise à jour avec la politique configurée et est applicable aux participants.
  • Politique de frais d'annulation : Si le champ Politique de frais d'annulation est renseigné, toute réservation de participant créée dans le cadre de ce groupe est mise à jour avec la politique configurée et est applicable aux participants.
  • Politique de remboursement pour annulation : Si le champ Politique de remboursement pour annulation est renseigné, toute réservation de participant créée dans le cadre de ce groupe est mise à jour avec la politique configurée et est applicable aux participants.

Pour créer une réservation de groupe :

  1. Sélectionnez Gestion des groupes > Réservation de groupe.
  2. Cliquez sur Nouvel enregistrement.
  3. Indiquez les informations suivantes :
    Type d'agent de réservation
    Sélectionnez le type d'agent de réservation si le groupe est créé pour une organisation ou par une agence de réservation. Les options sont Organisation ou Agence de réservation.
    Agent de réservation
    Si vous avez indiqué un type d'agent de réservation, la consultation sera filtrée par une recherche soit d'organisation ou d'agence de réservation. Sélectionner un agent de réservation.
    Nom de groupe
    Indiquez le nom du groupe. Le nom saisi ici sera l'objet de la recherche et ce qui va être imprimé sur les rapports et formulaires.
    Statut
    Indiquez le statut. Les options comprennent Prospect, Provisoire ou Définitif. Vous ne pouvez pas accéder aux onglets supplémentaires d'une réservation de groupe dont le statut est Prospect.
  4. Dans la section Détails de groupe, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :
    Type de groupe
    Sélectionnez le type de groupe requis lié à n'importe quel rôle d'organisation spécifique.
    Date de début
    Indiquez la date au plus tôt à laquelle les chambres peuvent être affectées à la réservation de groupe.
    Nuits
    Indiquez le nombre de nuits de la réservation de groupe. Ce champ est obligatoire ; cependant, vous pouvez contourner ce champ et indiquer à la place la date de fin, le système calcule alors le nombre de nuits pour vous.
    Date de fin
    Indiquez la date au plus tard à laquelle les chambres peuvent être affectées à la réservation de groupe. Ce champ est obligatoire ; cependant, vous pouvez contourner ce champ et indiquer à la place le nombre de nuits, le système calcule alors la date de fin pour vous.
    Date de départ du client
    Il s'agit de la date à laquelle le départ des clients est prévu. Le système calcule ici la date comme date de fin + 1.
    Date de déblocage planifiée
    Indiquez la date à laquelle toutes les chambres restantes inutilisées affectées à la réservation de groupe seront restituées à la disponibilité interne de chambres. Lorsque vous indiquez une date ici, Jours de déblocage par défaut n'est pas autorisé.
    Jours de déblocage par défaut
    Indiquez le nombre de jours avant la procédure de fin de journée de chaque date de bloc, selon lequel le système doit supprimer les affectations de chambre non utilisées. Ce champ est utilisé pour activer un déblocage mobile des chambres inutilisées restantes affectées pour la réservation de groupe. Facultativement, vous pouvez cliquer sur l'icône du calendrier pour créer un plan de déblocage par date. Si un plan de déblocage existe, un indicateur s'affiche à droite du champ. Reportez-vous à Création d'un plan de déblocage.
    Créer profils inactifs
    A sélectionner pour que les profils créés pour les réservations de participant soient automatiquement définis sur le statut Inactif(ve). Ceci est utilisé pour les groupes dont les membres ne peuvent séjourner qu'une fois à l'hôtel.
    Plan tarifaire
    Sélectionnez le plan tarifaire pour la réservation de groupe. Si un plan tarifaire comporte des offres groupées non associées à la chambre ou des formules de repas, celles-ci s'affichent dans les champs associés.
    Remarque : Si le plan tarifaire a un statut de taxe spécifié, ce statut de taxe est alimenté pour la réservation de groupe.
    Code Partenaire de facturation électronique
    Un code d'identification unique identifiant le partenaire de facturation électronique.
    Copier à participants
    A sélectionner pour que les notes indiquées dans le champ Notes soient copiées sur les réservations des participants du groupe.
  5. Indiquez les informations suivantes dans la section Détails de marché :
    Source commerciale
    Le code Source commerciale. Les codes Source commerciale sont créés à l'aide de l'écran Gérer les codes Global.
    Source commerciale secondaire
    Le code Source commerciale supplémentaire utilisé pour suivre tous les participants de la réservation de groupe.
    Segment de marché
    Le segment de marché applicable à la réservation de groupe. Ces champs existent également sur les cardex Agence de réservation et les cardex Organisation et sont copiés sur les réservations associées. Le paramètre d'hôtel gère MARKETFILEDSCOPYORDER contrôle la copie de l'ordre de copie. La séquence par défaut est Groupe > Agence de réservation > Organisation. Le champ Suivi est renseigné sur la base de la valeur sélectionnée dans le champ Segment de marché. La définition du code Global Suivi, permet de classer le suivi sur la base du segment de marché. Plusieurs codes Suivi peuvent être regroupés dans une seule catégorie Segment de marché. Vous pouvez changer le segment du marché. Si le plan tarifaire change, l'application ne modifie pas automatiquement le segment de marché.
    Suivi
    Sélectionnez le code Suivi qui doit être associé au code Réservation de groupe.
    Remarque : Vous pouvez créer et modifier les codes Suivi à l'aide de Créer code Suivi.
  6. Dans la section Associations, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :
    Pourcentage de commission
    Indiquez la valeur en pourcentage du taux de commission de base.
    Montant forfaitaire de commission
    Indiquez la valeur pour un forfait de commission.
    Remarque : Vous avez la possibilité de paramétrer plusieurs commissions pour le même agent de réservation sur un enregistrement de séjour client, en définissant à la fois les champs forfaitaires et en pourcentage et/ou en joignant le même agent de réservation à plusieurs reprises à un enregistrement de séjour avec les détails de la commission.
  7. Indiquez les informations suivantes dans la section Détails de contact :
    Nom
    Le nom de famille du contact est calculé par défaut sur la base de l'organisation indiquée dans la section Association.
    Prénom
    Le prénom du contact est calculé par défaut sur la base de l'organisation indiquée dans la section Association.
    Nationalité
    La nationalité de la personne à contacter de l'organisation.
  8. Dans la section Garantie, indiquez les informations dont vous avez besoin. Si vous indiquez une politique de garantie, toute réservation de participant créée dans ce groupe est mise à jour avec la politique configurée. La politique que vous indiquez s'applique également aux participants.
  9. Dans la section Garantie du participant, indiquez les informations dont vous avez besoin. Cet ensemble d'informations de garantie se rapporte aux réservations de participant pour la réservation de groupe et sont copiées sur toutes les réservations de participant.
  10. Dans la section Agence de réservation supplémentaire, indiquez les informations des agences de réservation. L'option de consultation Agence de réservation externe n'est disponible que si le paramètre d'hôtel EXTERNALTALOOKUP est sélectionné.
  11. Dans la section Règlement, indiquez les informations dont vous avez besoin.
  12. Cliquez sur Enregistrer.
    Remarque : 

    Vous pouvez utiliser les options dans Activités (Action) pour accéder aux écrans associés à l'activité :

    • Réserver activité : Pour accéder à l'écran Activités (Liste/Enregistrement).
    • Liste d'activité : Pour accéder à l'écran Liste de réservation d'activité.
    • Vue Calendrier : Pour accéder à l'écran Calendrier de réservation d'activité.