Réservation de groupe

Une réservation de groupe comporte trois éléments : agent de réservation (cardex Organisation ou cardex Agence de réservation), réservations de groupe et participants. Une réservation de groupe peut se faire sans agent de réservation, mais elle est recommandée pour les organisations et les agences de réservation qui travaillent régulièrement avec votre hôtel pour la production des revenus et les statistiques de matérialisation. Un exemple de réservation de groupe qui pourrait être effectuée sans agent de réservation serait un groupe de personnes séjournant dans votre hôtel une seule fois sans aucune affiliation à une société, par exemple pour un mariage ou une réunion familiale.

Le profil Agent de réservation est utilisé pour la gestion de l'ensemble des informations générales concernant l'organisation ou agence de réservation qui peut héberger des groupes dans votre hôtel. Il contient des détails tels que le nom, l'adresse et les contacts de l'organisation ou de l'agence de réservation. Un profil d'agent de réservation fournit un modèle d'informations générales concernant l'organisation ou agence de réservation qui se copie sur la réservation de groupe. Le champ de consultation d'agent de réservation est une liste des profils d'organisations ou de profils d'agences de réservation existants. Les profils d'agent de réservation ne sont pas obligatoires.

La réservation de groupe est utilisée pour la gestion des informations spécifiques de date et d'appartenance propres à un « groupe » de participants (client individuel). Elle contient les informations qui sont utilisées par le système pour les participants du groupe. La réservation de groupe gère les dates, les tarifs, les blocs de chambres, les instructions de facturation et plus encore pour le groupe séjournant dans votre hôtel. La réservation fournit un modèle de détails par défaut qui se copient sur les réservations et les folios de participant.

Les participants sont les réservations des clients individuels qui appartiennent au groupe. Les réservations de participant peuvent être effectuées individuellement par les Centres de réservation internationaux ou les modules Séjour client, ou peuvent être effectuées individuellement ou en multiples sous forme de liste de répartition des chambres dans la réservation de groupe. Toutes les informations provenant d'un participant sont liées à la réservation de groupe et regroupées dans les écrans et les rapports de la réservation de groupe.

Le statut d'une réservation de groupe détermine les onglets qui sont accessibles et détermine également la disponibilité interne. Lors de la création d'un nouveau groupe de réservation, vous pouvez choisir entre trois statuts :

• Prospect : Le groupe n'est pas confirmé pour le moment, et un bloc de chambres ne peut pas être saisi - c'est tout simplement un enregistrement du contact et des dates requises.
• Provisoire : Le groupe n'est pas confirmé, mais un bloc de chambres requises peut être saisi, sans être supprimé de la disponibilité interne, à moins que l'option Blocage provis. de chbres affecte dispo. ne soit cochée dans l'onglet Réservation de groupe > Bloc. Cette case à cocher n'est affichée que lorsque le statut du groupe est Provisoire. Lorsque le groupe est en statut Provisoire et que la case est décochée, tout bloc saisi n'affecte pas la disponibilité. Lorsque le groupe est en statut Provisoire et que la case est cochée, tout bloc saisi affecte la disponibilité.
• Définitif(ve) : Le groupe est confirmé et les chambres sont supprimées de la disponibilité interne

Un indicateur en forme de losange est inclus dans un grand nombre des onglets d'une réservation de groupe à droite du titre de l'onglet. Lorsqu'aucune information n'existe sur l'onglet, l'indicateur est blanc, lorsque des informations ont été enregistrées dans l'onglet, l'indicateur est orange, ce qui indique aux utilisateurs qui accèdent à la réservation qu'il y a des informations derrière l'onglet. Les onglets Réservation de groupe incluant l'indicateur sont :

• Types de chambre
• Tarifs
• Bloc
• Transfert automatique
• Préférences
• Participants
• Evénements
• Traces
• Transport