Création d'une réservation dans le système de réservation centrale (CRS)

Créez de nouvelles réservations à l'aide de l'écran Centre de réservation international. L'écran Centre de réservation international est spécifiquement conçu pour utilisation dans les centres d'appels en vue de fournir une fonction de gestion de réservation polyvalente et complète. Cet écran simplifie le processus d'arrivée du client grâce à un workflow qui guide intuitivement, rapidement et efficacement le personnel du centre d'appels tout le long du processus de réservation.

Au fur et à mesure que vous effectuez chaque phase du processus d'arrivée à l'aide des boutons sur le côté gauche de la page, une coche verte est affichée par le système pour indiquer qu'une étape est terminée. Sur la base de la configuration de votre système, vous devez effectuer toutes les étapes requises dans le workflow de réservation avant de cliquer sur Conclure pour finaliser la réservation client.

Pour créer une réservation dans le CRI :

  1. Sélectionnez Centre d'appels > Centre de réservation international. Tous les hôtels disponibles sont affichés par le système dans la section Hôtels.
    Remarque : Utilisez la section Recherche pour filtrer la liste des hôtels.
  2. Pour lancer un appel, cliquez sur . Le processus d'appel de réservation est initié.
  3. Indiquez les informations suivantes :
    Date d'arrivée
    Indiquez la date d'arrivée pour la réservation.
    Nuits
    Indiquez le nombre de nuits du séjour du client. Ce champ est obligatoire ; cependant, vous pouvez contourner ce champ et indiquer à la place la date de départ, le système calcule alors le nombre de nuits pour vous.
    Date de départ
    Indiquez la date de départ. La valeur par défaut est la date d'hôtel + 1.
    Chambres
    Sélectionnez le nombre de chambres à réserver.
    Adultes
    Indiquez le nombre d'adultes. Si vous indiquez le nombre d'adultes comme zéro, vous devez associer la réservation à une autre réservation qui a des adultes y figurant.
    Enfants
    Indiquez le nombre d'enfants. Les options sont 1 - 9. Lorsqu'une seule catégorie enfant est active, le nombre d'enfants est enregistré dans le champ Enfants. Si plusieurs catégories enfant sont actives, chaque catégorie est un champ sur l'écran et le champ Enfants est renseigné par le total combiné de toutes les catégories.
    Appelant
    Indiquez le nom de la personne qui a appelé pour faire la réservation. Si ce nom est indiqué, le nom de l'appelant sera propagé sur tous les écrans de réservation ultérieurs pour tenir lieu de rappel si nécessaire.
    Nom du client
    Indiquez le nom du client.
    Organisation
    Indiquez l'organisation pour la réservation client. Si vous sélectionnez une organisation qui est liée à un compte débiteur, le compte débiteur est ajouté par le système.
    Groupe
    Indiquez le groupe pour la réservation client.
    Agence de réservation
    Indiquez l'agence de réservation pour la réservation client. Si vous sélectionnez une agence de réservation qui est liée à un compte débiteur, le compte débiteur est ajouté par le système.
    Remarque : Cliquez sur l'icône de recherche pour rechercher un client, une organisation, un groupe ou une agence de réservation existant(e). Après avoir complété les informations sur le client, une coche s'affiche à côté du bouton Client sur le côté gauche de la page, indiquant que les informations sur le client sont complètes.
  4. Dans la section Hôtels, sélectionnez les hôtels dont rechercher la disponibilité.
  5. Cliquez sur Vérifier disponibilité. Un nouvel enregistrement de réservation est créé.
    Remarque :  Si l'hôtel est surréservé, la disponibilité négative s'affiche en couleur rouge.
  6. Indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des informations supplémentaires au sujet des champs suivants.
    Source
    Par défaut, la source commerciale telle que configurée sur l'application CRO s'affiche. Vous pouvez indiquer une nouvelle valeur. Ce champ existe également sur les réservations de groupe, les cardex Agence de réservation et les cardex Organisation et les copieront sur les réservations associées. L'ordre de copie est contrôlé par le paramètre d'hôtel MARKETFILEDSCOPYORDER.
    Suivi
    Ce champ n'est affiché que si le paramètre d'application TrackFieldUsage est défini sur Oui. Ce champ existe également sur les réservations de groupe, les cardex Agence de réservation et les cardex Organisation et les copieront sur les réservations associées. L'ordre de copie est contrôlé par le paramètre d'hôtel MARKETFILEDSCOPYORDER.
    Motif du séjour
    Indiquez le motif du séjour client qui est également copié sur les réservations associées. L'ordre de copie est contrôlé par le paramètre d'hôtel MARKETFILEDSCOPYORDER.
    Taxe de séjour
    Indiquez le code Taxe de séjour pour le séjour client. Si des informations de profil sur le séjour client sont mises à jour, le code Définition de taxe de séjour est mis à jour au niveau du dernier profil enregistré sur le client.
  7. Dans le panneau inférieur de l'écran, cliquez sur le bouton Produits. L'onglet Sélection d'hôtel s'affiche. Sélectionnez les hôtels à inclure dans les résultats de recherche dans la liste Sélection d'hôtel.
    Remarque : Cliquez sur Hôtel alternatif pour rechercher n'importe quel autre hôtel existant associé à l'hôtel sélectionné.
  8. Cliquez sur l'onglet Sélection de produit.
  9. Indiquez les informations suivantes :
    Stratégie de vente
    Indiquez la stratégie de vente pour la réservation.
    Code Devise
    Indiquez la devise pour la réservation.
    Inclure les forfaits
    L'option Inclure les forfaits est sélectionnée par défaut, ce qui indique que les forfaits doivent être inclus dans la liste des tarifs renvoyée.
    Afficher les tarifs configurés dans la devise sélectionnée uniquement
    A sélectionner pour n'inclure que les tarifs configurés pour la devise sélectionnée dans la liste des tarifs renvoyée.
    Inclure les promotions
    L'option Inclure des promotions est sélectionnée par défaut, ce qui indique que des tarifs promotionnels particuliers doivent être inclus dans la sélection de chambre ou les types et tarifs de chambre
    Inclure produits réglementés
    A sélectionner pour inclure les types de chambre dans les résultats de recherche qui sont vendus ou restreints.
  10. Remplissez les sections suivantes tel que requis :
    • Développez la section Plan tarifaire et cochez les plans tarifaires configurés à inclure dans les résultats de recherche. Laisser toutes les cases décochées inclut tous les plans tarifaires dans les résultats de recherche.
    • Développez la section Types de chambre et cochez les types de chambre configurés à inclure dans les résultats de recherche. Laisser toutes les cases décochées inclut tous les types de chambre dans les résultats de recherche.
    • Développez la section Offres groupées non associées à la chambre et cochez les offres groupées non associées à la chambre configurées à inclure dans les résultats de recherche. Les offres groupées non associées à la chambre vous permettent d'ajouter des éléments ou services, tels que des formules de repas et des forfaits de services à la réservation client, par exemple : forfait golf, traitements spa, massages, bière, vin, champagne et paniers-cadeau. Ces éléments sont configurés dans le module Tarifs et ventes.
    • Développez la section Promotions et cochez les promotions configurées à inclure dans les résultats de recherche.
  11. Cliquez sur Vérifier disponibilité.
    Remarque : Pour afficher les notes de vente pour n'importe lequel des plans tarifaires, cliquez sur . La fenêtre Aperçu des notes de vente sur type de chambre s'affiche. S'il n'y a pas de disponibilité pour l'hôtel et les produits sélectionnés, cliquez sur la liste d'attente pour ajouter le client à la liste d'attente pour l'hôtel et les produits.
  12. Dans l'onglet Disponibilité, sélectionnez le plan tarifaire, le type de chambre et tarif pour le client et cliquez sur Sélectionner. Les champs Total séjour, Type de chambre et Plan tarifaire sont mis à jour avec les informations sur le plan tarifaire sélectionné et une coche s'affiche à côté du bouton Client sur le côté gauche de la page, indiquant que les informations sur le client sont complètes.
    Remarque : Vous pouvez également sélectionner jusqu'à quatre combinaisons de plan tarifaire, type de chambre et tarif, puis cliquer sur Comparer. La fenêtre Comparer les options de vente s'affiche avec un récapitulatif de chacun des plans tarifaires. Déterminez quel plan choisir, puis cliquez sur Sélectionner.
  13. Cliquez sur le bouton Garantie et indiquez les informations dont vous avez besoin.
  14. Cliquez sur l'onglet Politiques de réservation. L'onglet affiche toutes les informations sur la politique de garantie ou d'annulation applicable à la réservation.
  15. Cliquez sur Conclure.
  16. Cliquez sur Confirmer. Un numéro de confirmation est affecté à la réservation et la page de confirmation s'affiche. Les confirmations sont générées à l'aide des modèles installés et configurés pendant le processus d'installationInfor HMS. Vous pouvez ajouter du texte au modèle préconfiguré pour l'en-tête et le pied de page de la confirmation.
  17. Indiquez les informations suivantes :
    En-tête de confirmation
    Indiquez l'en-tête à ajouter au message de confirmation.
    Pied de page de confirmation
    Indiquez le pied de page à ajouter au message de confirmation.
    E-mail
    Sélectionnez le type d'e-mail pour le message, que ce soit Autre ou Principal, puis saisissez l'adresse e-mail réelle dans le champ adjacent.
  18. Cliquez sur Ajouter. L'adresse e-mail est ajouté à la liste des confirmations. Ajoutez des adresses électroniques supplémentaires au besoin.
  19. Cochez la case adjacente à chacune des adresses e-mail auxquelles envoyer la confirmation.
  20. Sélectionnez la langue dans laquelle générer le message de confirmation.
  21. Cliquez sur E-mail de confirmation à. Un message e-mail est envoyé aux adresses sélectionnées et un message de confirmation s'affiche.
  22. Cliquez sur OK. La page de confirmation s'affiche.
  23. Cliquez sur Fait. La réservation est terminée, l'appel prend fin automatiquement et l'écran Centre de réservation international s'affiche.
    Remarque : Cliquez sur Modifier réservation pour modifier la réservation avant la confirmation. Vous pouvez également cliquer sur Associer la réservation pour créer une réservation associée pour le client sans réellement terminer la réservation.
    Remarque : 

    Vous ne pouvez pas afficher les détails d'un cardex Client, si :

    • L'autorisation VIP spécial de l'utilisateur est définie sur Non dans l'écran Groupe d'utilisateurs.
    • L'autorisation VIP spécial est définie sur Hôte mais l'utilisateur n'est pas l'hôte VIP spécial configuré dans l'enregistrement client sélectionné.
    • L'autorisation VIP spécial de l'utilisateur n'est pas définie dans l'écran Groupe d'utilisateurs.