Création d'un compte débiteur d'hôtel

Utilisez la page Compte débiteur d'hôtel pour créer et gérer les données spécifiques d'hôtel pour un compte débiteur. Toutes les activités comptables liées à un hôtel donné peuvent être consultées et effectuées via la page Compte débiteur d'hôtel.

Les données comptables conservées dans la page Comptes débiteurs d'hôtel sont spécifiques à l'hôtel de l'utilisateur. Les champs suivants sont récupérés par défaut par le système dans la page Gérer profil de compte débiteur :


Nom de compte	Numéro de compte	Commercial
Date d'ouverture	Type de compte	Méthode de facturation
Numéro de référence obligatoire	Formalités administratives obligatoires	Description des formalités administratives
Autres réglementations	Détails de contact principal

Créez automatiquement profil de compte débiteur: Lorsque vous créez et sauvegardez un nouvel enregistrement dans la page Compte débiteur d'hôtel, seul l'enregistrement du compte débiteur d'hôtel est créé si le nom de compte dans la page Compte débiteur d'hôtel peut être mise en correspondance par le système avec un enregistrement existant dans la page Gérer profil de compte débiteur. Si l'utilisateur saisit un nouveau nom de compte qui ne peut pas correspondre à un enregistrement existant dans la page Gérer profil de compte débiteur, le système crée un nouveau profil de compte débiteur en arrière-plan avec les champs du tableau ci-dessus copiés de l'enregistrement Compte débiteur d'hôtel sur l'enregistrement de profil de compte débiteur nouvellement créé.

Pour créer un compte débiteur d'hôtel :

Sélectionnez Compte débiteur > Comptes débiteurs d'hôtel.
Cliquez sur Nouveau compte.
Indiquez les informations suivantes :
Nom de compte

Indiquez le nom du client pour lequel vous voulez paramètrer un compte débiteur.

Numéro de compte

Indiquez le numéro de compte si le paramètre GenerateCorporateAccountNumber est défini sur Saisie manuelle. Le numéro de compte est généré automatiquement si vous définissez le paramètre GenerateCorporateAccountNumber sur Générer automatiquement dans la page Gérer les commandes de l'application. Pour accéder à cette page, sélectionnez l'onglet Administration > Sécurité > Paramètres de l'application CRI > Commande de l'application. Vous pouvez modifier le paramètre.

Nom d'année fiscal

Indiquez le nom fiscal.

Adresse fiscale

Indiquez l'adresse fiscale affectée à une entreprise par les autorités fiscales espagnoles.
Remarque : Cette adresse peut différer de l'adresse postale de la société.

Code postal fiscal

Sélectionnez le code postal fiscal qui doit être inclus dans l'adresse fiscale.
Remarque : Les valeurs des champs fiscaux suivants sont alimentées.

Ville fiscale

Indiquez la ville fiscale qui doit être incluse dans l'adresse fiscale.

Département fiscal

Sélectionnez le département fiscal qui doit être inclus dans l'adresse fiscale.
Remarque : Le pays lié au département sélectionné prend par défaut dans le champ Pays fiscal.

Pays fiscal

Sélectionnez le pays fiscal qui doit être inclus dans l'adresse fiscale.

Autres réglementations

Indiquez les autres restrictions qui s'appliquent à un client.

Méthode de facturation
Indiquez la méthode sur la base de laquelle les factures sont générées par le système. Les options disponibles sont les suivantes :
- Une facture par compte : Un compte peut avoir plusieurs folios, mais une seule facture est générée pour un compte.
- Une facture par folio : Une facture est générée pour chaque folio.
Statut
Le statut du compte. Les valeurs disponibles sont les suivantes :
- Actif
- Inactif
Numéro de confirmation d'origine obligatoire

Cochez cette case pour indiquer le numéro de confirmation d'origine, qui est obligatoire sur l'écran Folio lors de l'enregistrement d'un règlement de facture directe à un compte débiteur.
Remarque : Le numéro de confirmation d'origine et le numéro de référence sont affichés sur tous les écrans de compte débiteur.

Numéro de référence obligatoire

Cochez la case pour indiquer si le client doit fournir un numéro de référence lors de l'arrivée à l'hôtel.

Formalités administratives obligatoires

Cochez la case pour indiquer si le client doit présenter un document lors de l'arrivée à l'hôtel.

Lot de facturation directe
Si cette case est cochée, les règlements de facture directe pour ce compte sont transférés au compte débiteur pendant le processus de lot de facturation directe de fin de journée. Si cette case n'est pas cochée, les règlements de facture directe sont postés immédiatement au compte débiteur et ne sont pas acheminés via le processus de lot de facturation directe de fin de journée. La case Lot de facturation directe est cochée ou décochée par le système sur la base du paramètre d'installation ARBATCH :
- Si ARBATCH est défini sur NON, la case à cocher Lot de facturation directe est effacée par le système.
- Si ARBATCH est défini sur OUI, la case Lot de facturation directe est cochée par le système.
Approbation requise

Cette case est cochée par le système si un nouveau compte débiteur d'hôtel est créé à partir des pages Séjour client ou Location longue durée. Si cette case est cochée, cela indique qu'un responsable doit approuver la facturation avant que des règlements de facture directe ne soient postés sur ce compte à partir d'un compte de main-courante. Cette case à cocher fonctionne conjointement avec un nouveau paramètre d'hôtel ARREQAPPROVAL. Lorsque la case du paramètre ARREQAPPROVAL est cochée, et que la case Approbation requise est cochée pour un compte débiteur, une erreur s'affiche dans l'onglet Folio si vous postez un règlement de facture directe pour ce compte.

Autoriser facturation de compte débiteur
Cochez la case pour activer le posting et la facturation pour un compte débiteur. Une facturation de compte débiteur est obligatoire lorsque l'hôtel transfère les soldes de carte de crédit sur les comptes débiteurs. Cette case à cocher est sélectionnée uniquement pour régler les factures de carte de crédit internes.
Remarque :

Cette case à cocher n'est activée que lorsque le paramètre ARTAXINVUSAGE est sélectionné.

Pour les comptes associés à une carte de crédit, les frais ne sont pas inclus dans le processus de facturation de taxe associé à la main-courante. Par conséquent, ces comptes doivent utiliser le processus de facturation de compte débiteur.

Cette option est disponible seulement pour les comptes associés à une carte de crédit quand le paramètre FRANCENF525COMPMODE est sélectionné. Pour se conformer aux réglementations NF525, la fonctionnalité de compte débiteur n'est pas utilisée pour générer des factures pour les clients.
Dans la section Crédit et classement chronologique d'hôtel, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Limite de crédit

Indiquez la limite de crédit du compte débiteur. Les frais peuvent être transférés du folio client au compte débiteur jusqu'à utilisation entière de la limite de crédit.

Frais impayés

Le montant du solde de tous les frais qui restent à facturer.

Factures impayées

Les soldes impayés de toutes les factures qui restent à payer.

Paiements non rapprochés

Les montants restants de tous les paiements qui ne sont pas entièrement rapprochés avec les factures. Ce montant s'affiche comme une valeur négative.

Blocage de crédit

Si cette case est cochée, elle indique que le compte est en blocage de crédit. Un compte pour lequel la case Blocage de crédit est cochée, ne peut pas être ajouté au séjour client ou à la location longue durée.

Dernier date d'activité

Cette date vous permet de suivre les comptes qui n'ont eu aucune activité au cours d'une période de temps. Le champ affiche la dernière des deux dates entre la dernière date de posting de frais compte débiteur et la date de posting du paiement.

Affecter à recouvrements

Si vous cochez la case, les factures qui n'ont pas encore été recouvrées sont affectées à l'envoi pour recouvrement à la personne ou l'organisation.

Solde de compte

Le montant du compte débiteur qui reste à recouvrer auprès de la personne ou de l'organisation.
Remarque :
L'application calcule ce montant en soustrayant les paiements non rapprochés de la somme des frais en attente et des factures en attente.

Règlement dû (jours)

Le nombre de jours durant lequel le paiement doit être effectué pour un compte débiteur.
Indiquez les informations suivantes dans la session de contrat principal :

Nom de la banque

Le nom de la banque de l'organisation.

Numéro de banque

Le numéro de la banque de l'organisation.

Numéro d'enregistrement

Le numéro d'enregistrement de l'organisation.
Remarque : Les valeurs de champ sont alimentées si un compte existant est sélectionné.

Code Partenaire de facturation électronique

Un code d'identification unique identifiant le partenaire de facturation électronique.
Cliquez sur Sauvegarder enregistrement pour sauvegarder l'enregistrement.