Création d'une location longue durée

Lorsqu'un nouveau compte de location longue durée est créé, le statut s'affiche comme Nouveau. Lorsqu'il est enregistré, le statut est défini sur Provisoire, un numéro de location longue durée est généré, un compte de location longue durée est créé avec le statut En attente, des périodes de location longue durée sont créées en fonction des options de facturation définies, les champs sont calculés et les valeurs s'affichent : Total location longue durée, Total location, Total des frais, Cycle de facturation - location longue durée, Cycle de facturation - location, Cycle de facturation - frais, Location longue durée à la journée, Location à la journée, Frais quotidiens. Une chambre peut être indiquée, mais n'est pas supprimée de la disponibilité de l'hôtel jusqu'à ce que le statut de la location longue durée soit Définitif. Un compte débiteur est obligatoire lorsque le statut de la location longue durée est Définitif(ve).

Pour créer une location longue durée :

  1. Front office > Location longue durée > Location longue durée.
  2. Indiquez les informations suivantes dans l'onglet Enregistrement :
    Date de début
    La date de début de location longue durée. Cette date est la date à laquelle les frais de location longue durée commencent à être postés.
    Date de fin
    La date de fin de location longue durée. Cette date est incluse dans n'importe quel montant qui est facturé. Ainsi, la date de départ des clients n'est pas utilisée pour une location longue durée client individuelle puisque ces frais sont facturés à l'heure de départ client.
    Nuits
    Le nombre total de nuitées associées au séjour client.
    Date côtoyée de début
    Ce champ affiche la date de séjour cotoyé au plus tôt (date avant la date de début de location longue durée) de l'un quelconque des séjours de clients associés de la location longue durée.
    Date côtoyée de fin
    Ce champ affiche la date de séjour cotoyé au plus tôt (date avant la date de début de location longue durée) de l'un quelconque des séjours de clients associés de la location longue durée.
    Jours côtoyés avant
    Ce champ affiche le nombre total de nuits de séjour client associées qui sont des dates cotoyées avant la date de début de location longue durée.
    Jours côtoyés après
    Ce champ affiche le nombre total de nuits de séjour client associées qui sont des dates cotoyées après la date de début de location longue durée.
    Cycle de facturation
    Le cycle de facturation pour le tarif. L'option sélectionnée contrôle Cycle de facturation - options :
    • Si le cycle de facturation est défini sur Jours, vous pouvez sélectionner une option de cycle de facturation de 1 à 99 jours.
    • Si le cycle de facturation est défini sur Hebdomadaire, vous pouvez sélectionner le jour de l'arrivée ou un jour particulier de la semaine.
    • Si le cycle de facturation est défini sur Mensuel, vous pouvez sélectionner mensuellement sur la base de la date d'arrivée ou à la fin du mois.
    Plan tarifaire
    Le code Plan tarifaire de location longue durée.
    Type de chambre
    Le type de chambre pour lequel le surclassement de location longue durée est effectué.
    Chambre
    Le numéro de la chambre qui doit être louée.
    Remarque : Vous pouvez cliquer sur l'icône Affectation de chambre pour sélectionner la chambre.
    Copier les notes sur le séjour client
    Cochez cette case pour alimenter le champ Note de réservation avec les informations de note sur l'écran Séjour client lorsque le séjour client est créé avec une location longue durée.
    Frais de location

    Il s'agit des frais de location calculés pour la chambre de surclassement pour l'intervalle de dates.

    Par exemple : Si les frais de location longue durée de chambre sont définis à 1000 et que la chambre de surclassement a des frais de location de 1250, alors le client est responsable du paiement de la différence de montant.

    Utilisateur autorisé à indiquer ces frais

    Frais de sous-location

    Il s'agit des frais de sous-location calculés pour la chambre de surclassement pour l'intervalle de dates.

    Utilisateur autorisé à indiquer ces frais

    Frais de maintenance

    Il s'agit des frais de maintenance calculés pour la chambre de surclassement pour l'intervalle de dates.

    Utilisateur autorisé à indiquer ces frais

    Frais de service

    Il s'agit des frais de service calculés pour la chambre de surclassement pour l'intervalle de dates.

    Utilisateur autorisé à indiquer ces frais.

    Remarque : La colonne Total général affichée dans la facture de location longue durée générale est la somme des frais de location, de sous-location, de maintenance, de service et du total des taxes.
    Facturer séparément

    Si cette case est cochée, des factures de crédit séparées sont générées pour chaque type de frais tels que la sous-location, la maintenance et le service. Les paiements de facturation directe séparés sont postés pour chaque type de frais.

    Le rapport Facture s'affiche pour chaque type de frais et le statut Période de surclassement location longue durée passe à Frais postés dans le folio pour chaque compte débiteur.

    .
    Agence de réservation
    Le code unique et le nom de l'agence de réservation associée à la location longue durée. Vous pouvez sélectionner l'agence dans la liste de la consultation Agences de réservation.
    Segment de marché
    Le segment de marché qui doit être lié au plan tarifaire standard. Les tarifs que vous définissez sont basés sur le segment de marché pour lequel vous définissez le plan tarifaire standard.
    Source
    La source commerciale. Les valeurs possibles sont basées sur les codes créés comme source commerciale sur l'écran Gérer les codes Global.
    Plan tarifaire côtoyé
    Ce plan tarifaire sélectionné sur la base de la mise à jour du changement de chambre pour les dates d'hôtel côtoyées.
    Suivi
    Sélectionnez le code Suivi qui doit être associé à la location longue durée.
    Remarque : Vous pouvez créer et modifier les codes Suivi à l'aide de Créer code Suivi.
    Prix TVA inclue
    Cette case à cocher est à titre informatif. Si le tarif de location longue durée est Tout compris, la case est cochée par l'application.
    Compte débiteur
    Vous pouvez sélectionner le compte débiteur à l'aide de la consultation ou vous pouvez créer un nouveau compte débiteur en cliquant sur le bouton Nouveau compte débiteur qui ouvrira la fenêtre Compte débiteur d'hôtel. Si un nouveau compte débiteur est créé, il doit être enregistré dans le compte débiteur d'hôtel, cliquez ensuite sur Renvoyer valeur pour saisir le compte débiteur nouvellement créé dans l'enregistrement de location longue durée. Si un compte débiteur existant est sélectionné, les champs de compte débiteur sont renseignés avec les informations du compte débiteur . Un compte débiteur est obligatoire sur les locations longue durée dont le statut est Définitif(ve). Les principaux frais de location longue durée sont postés au folio du compte débiteur .
  3. Indiquez les informations suivantes dans la section Informations sur le contact :
    • Nom
    • Prénom
    Code Partenaire de facturation électronique
    Un code d'identification unique identifiant le partenaire de facturation électronique.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Facultativement, vous pouvez imprimer une proforma de location longue durée (Demande de location longue durée/location) en cliquant sur l'action Imprimer et en sélectionnant Proforma de location longue durée. Si une proforma de location longue durée a déjà été imprimée avec un numéro de facture, Récupérer facture proforma est également disponible.
  6. Quand il y a surclassement de chambre, l'indicateur de surclassement de chambre s'affiche à côté du champ Type de chambre.
  7. La location longue durée a un surclassement là où la date de fin est ultérieure ou égale à la date d'hôtel.