Vue d'ensemble location longue durée

La fonctionnalité de location longue durée HMS permet de gérer des clients passant de longs séjours dans des hôtels avec appartements meublés ou des opérations de location en plus des opérations de l'hôtellerie traditionnelle. Les locations longue durée sont traitées uniquement au niveau de l'hôtel, les réservations ne peuvent pas être faites pour les locations longue durée et les réservations de location longue durée ne s'affichent pas dans le CRI.

Les locations longue durée peuvent être effectuées par un client individuel avec les dates de début et de fin de la location longue durée correspondant aux dates d'arrivée et de départ du client, ou une location longue durée peut être effectuée par une entreprise ou une organisation pour une période de temps avec diverses personnes séjournant dans la chambre à des moments différents et la chambre ayant des périodes vacantes possibles. La fonctionnalité de location longue durée peut être configurée pour permettre les dates de séjour côtoyé du client.

Les tarifs de location longue durée sont paramétrés spécifiquement pour la location longue durée et peuvent être définis comme hebdomadaires et/ou mensuels et quotidiens. Chaque tarif de location longue durée comprend des codes Transaction distincts pour les frais de loyer, frais de chambre libre et les frais de location longue durée. Chaque tarif de location longue durée peut avoir plusieurs périodes de tarif créées. Quels types de chambre sont disponibles et le tarif pour chaque type de chambre est configuré sur la période de tarif du tarif de location longue durée.

La fonctionnalité de location longue durée comprend la facturation de la location longue durée qui permet la reconnaissance de revenus sur la durée de la location longue durée. Lorsqu'une location longue durée est créée, elle peut être définie sur un cycle de facturation tarifaire mensuel, hebdomadaire ou quotidien, et ensuite une option de cycle de facturation tarifaire du moment exact où poster dans le cycle de facturation peut être sélectionnée. Un planning de locations longue durée est créé, qui se compose de périodes de location longue durée qui cadrent avec le cycle de facturation sélectionné. La location longue durée peut inclure les frais de sous-location, les frais d'entretien et les frais de service. Ces frais peuvent être ajoutés aux frais de location, inclus dans les frais de location ou facturés séparément. Ils peuvent être définis pour avoir leur propre cycle de facturation et option de cycle de facturation, et peuvent être définis pour facturer séparément. Vous pouvez également définir des frais supplémentaires à poster. Chaque location longue durée nécessite l'association d'un compte débiteur. Plusieurs séjours clients peuvent être associés à la location longue durée, mais un seul à la fois, sauf s'il y a des partages clients. Dans le cas où la chambre louée est inoccupée, les frais pour les nuits inoccupées seront postées à un code Transaction de chambre libre à des fins comptables si celui-ci a été configuré.

L'enregistrement de location longue durée est le compte qui détient les frais facturés. Lorsque les frais sont facturés, un posting est effectué pour le planning de locations longue durée total et posté au payeur de compte débiteur et ensuite réglé automatiquement et transféré au compte débiteur pour le paiement. Ensuite, chaque nuit de location longue durée, le revenu réel lié aux frais de location longue durée facturés est posté au folio comptable du compte de location longue durée. L'enregistrement de location longue durée peut également contenir des frais de dépenses accessoires/divers qui, lors de la facturation, seront transférés d'abord au folio débiteur, puis seront facturés et postés au compte débiteur. Si le client a un sur-classement (chambre), les frais qui y sont liés sont postés et enregistrés sur l'enregistrement du séjour client.

De nombreux pays considèrent les personnes séjournant dans les hôtels comme "résidents" une fois qu'ils ont occupé la chambre pour un certain nombre de nuits. Devenu résident, un client n'est plus facturé de taxe d'occupation par l'hôtel. Les clients en locations longue durée sont traités d'une manière similaire. Chaque chambre comporte une évaluation annuelle qui est le montant de la partie chambre du tarif de location longue durée qui est exempt de taxe. L'évaluation annuelle d'une chambre est déterminée par les autorités locales. Dans HMS, l'évaluation annuelle peut être définie au niveau du type de chambre ou au niveau de la chambre. En cas d'existence sur les deux, le montant défini au niveau de la configuration de la chambre est le montant utilisé. L'évaluation annuelle ne doit pas obligatoirement être mise en place et est utilisée uniquement par les hôtels qui en ont besoin.

Les valeurs par défaut de paramètre et code Transaction utilisées sur les locations longue durée sont paramétrées dans l'écran Configuration de location longue durée. Les numéros de séquence de location longue durée sont configurés dans l'onglet Location longue durée de l'écran Numéros de séquence.