Génération des factures de taxe

Vous pouvez utiliser l'onglet Facturation de taxe pour afficher, imprimer, générer et corriger les factures de taxe. Les factures de taxe sont principalement générées pour les comptes client. Il est également utilisé pour les comptes tels que, Groupe, Evénements, etc. Les factures ne sont pas générées pour des comptes spéciaux tels que cartes-cadeau ou comptes directs. L'onglet Facturation de taxe affiche toutes les factures générées précédemment. L'onglet affiche également les factures en attente qui n'ont jamais été générées ou ont été générées auparavant comme factures à titre informatif uniquement. Vous pouvez générer des factures de taxe distinctes pour chaque folio différent, selon les règles suivantes :

  • Les folios avec frais non facturés sont facturés.
  • Le folio comptable n'est jamais facturé.
  • Le folio compte débiteur est toujours facturé séparément. Le solde de folio n'est pas pris en compte. Le payeur de facture est le débiteur, qui est indiqué dans la section Détails de folio.
  • Si un folio contient un payeur indiqué dans la section Détails de folio et a un solde nul, le folio est facturé séparément. Le règlement payeur dans le folio est utilisé comme payeur de la facture.
  • Si un payeur n'est pas indiqué dans les détails du folio et a un solde nul, le folio est facturé séparément. Le payeur de facture est le client.
  • Utilisez l'option Annuler du menu Actions pour annuler une facture finale.
  • Si les folios restants ont un solde nul combiné, les folios sont facturés ensemble. Le payeur de facture est le client.
Remarque : 
  • L'onglet Facture de taxe est désactivé dans le cas où le type de compte est défini sur des valeurs telles que Carte de crédit, Carte-cadeau ou Acompte.
  • Le paramètre d'hôtel FORCETAXINVONPAYMENT doit être sélectionné pour activer l'option Poster le paiement.

Vous pouvez générer des factures de taxe pour un compte dans différents écrans tels que :

  1. Sélectionnez :
    • Front office > Compte.
    • Front office > Séjour client.
    • Gestion Cardex > Cardex Client
    • Front office > Départ.
    • Gestion des groupes > Evénements.
  2. Sélectionnez une facture dont le statut est Final. Par défaut, les détails de facture sont alimentés dans les champs Facture, Type et Statut de la section Détails de facture.

    Reportez-vous à Impression des factures de taxe.

  3. Dans la section Imprimer, indiquez les informations suivantes :
    Folio
    Le folio est basé par défaut sur l'enregistrement que vous sélectionnez. Vous ne pouvez modifier le folio que pour les factures dont le statut est En attente ou A titre informatif. La facture est générée sur la base du folio et vous ne pouvez pas sélectionner les transactions que vous souhaitez inclure dans la facture. Les frais de compte débiteur sont toujours facturés séparément au niveau taxe.
    Final
    Si vous cochez la case, le système imprime le numéro de facture pour toutes les transactions de folio qui sont inclus dans la facture.
    Imprimer
    L'option Impression du décompte est définie sur un. Pour chaque réimpression de la facture, le décompte d'impressions est incrémenté d'une unité.
    Remarque : 
    • Le numéro personnel est inclus dans la facture lorsque le client payeur est sélectionné.
    • Les factures annulées sont réimprimées avec le titre 'Facture annulée'.
    Poster le paiement
    Si cette case est cochée, vous pouvez accéder à l'écran Poster le paiement utilisé pour générer la facture finale. Référez-vous à Posting de paiement.
    Départ
    Si cette case est cochée, vous pouvez accélérer le processus de départ du client en utilisant l'onglet Facture.
    Remarque : 
    1. Ce champ n'est activé que si :
      • Le compte client est sélectionné.
      • La date de départ est identique à la date d'hôtel.
      • Le solde de tous les folios est 0.
      • Toutes les factures ou la dernière facture en attente sont définies sur le statut Final.
      • La case à cocher Final est sélectionnée.
    2. Si le paramètre d'hôtel FORCETAXINVONPAYMENT est sélectionné, la case Départ n'est activée que quand :
      • Le compte client est sélectionné.
      • La date de départ est identique à la date d'hôtel.
      • L'utilisateur sélectionne l'une des options suivantes :
        • La dernière facture en attente (solde différent de 0) et la case Poster le paiement. Reportez-vous à Posting de paiement.
        • La dernière facture en attente (solde égal à 0)
        • La case à cocher Final est sélectionnée.
    Détails de forfait
    Si cette case est cochée, les détails du forfait sont imprimés par le système. Si cette case n'est pas cochée, les frais de forfait sont affichés.
    Récapitulatif de transaction
    Si cette case est cochée, les lignes de détail avec le même code Transaction sont récapitulées par le système en une seule ligne avec la somme totale.
    Récapitulatif de transaction par date
    Si cette case est cochée, les lignes de détail avec le même code Transaction et date de posting sont récapitulées par le système en une seule ligne avec la somme totale.
    Afficher ajustements HT
    Si cette case est cochée, le système regroupe une ligne de détail qui a été ajustée avec sa ligne d'ajustement en une seule ligne avec la somme totale.
    Détails de transaction
    Si vous cochez la case, les détails du forfait sont imprimés sur la facture avec d'autres éléments.
    Format de groupe
    La case à cocher est activée uniquement lorsque le folio comporte des frais de transfert provenant d'autres comptes. Si vous cochez la case, des colonnes supplémentaires sont ajoutées par le système à la section de détails de la transaction.
    Détails de date
    Les détails de date ne sont applicables que pour le format de groupe. Normalement, le format de groupe récapitule les frais par date dans les comptes et les codes Transaction. Si vous cochez cette case, les dates sont imprimées pour toutes les transactions pour chaque compte et frais.
    En-tête de groupe
    Si vous cochez cette case, le récapitulatif de tous les comptes est imprimé sur la page d'en-tête.
    Groupement de transactions
    Cochez cette case pour imprimer les codes Transaction sur la facture, regroupées par code Transaction.
    Inclure les commentaires de la transaction
    Si cette case est cochée, la facture inclut tous les commentaires associés aux transactions.
    Remarque : 
    • La case à cocher est décochée et protégée lorsque :
      • Les cases Récapitulatif de transaction ou Récapitulatif de transaction par date sont cochées.
      • La case Ligne de facture est cochée ; la case à cocher Groupement de transactions et le paramètre d'hôtel TAXINVPACKDETAILREQ ne sont pas sélectionnés.
    • Cocher cette case n'est pas obligatoire pour les lignes de facture dont le statut est En attente et pour lesquelles la case Final est cochée.
    E-mail
    Si vous cochez la case, la facture est envoyée par e-mail au client.
    Remarque : 

    Dans l'onglet Formulaires de l'écran Configuration de l'hôtel, la ligne d'objet et le texte de l'e-mail de facture peuvent être personnalisés et configurés.

    Type d'e-mail
    Indiquez si l'e-mail est de type primaire ou secondaire.
    Adresse e-mail
    L'adresse e-mail est récupérée par défaut sur la page Séjour client. Vous pouvez modifier l'adresse e-mail.
    Note comptable
    Si cette case est cochée, l'hôtel peut réclamer les frais en attente associés au séjour client avec le statut de réservation défini sur No shows ou Annulé. Le montant en attente qui est utilisé par défaut dans le rapport Facture.
    Remarque : 
    • Ce champ est activé si le paramètre d'hôtel ACCOUNTINGNOTE est sélectionné dans l'écran Configuration de l'hôtel.
    • L'utilisateur doit sélectionner la ligne de facture dont le statut est En attente pour traiter les informations de note comptable.
    • Sur la base de la case à cocher Final, l'application effectue la génération de facture :
      • Si la case Final est cochée, l'application enregistre uniquement les données de facture.
      • Si la case Final n'est pas cochée, l'application enregistre et imprime les données à titre informatif de la facture dans le rapport Facture.
    Commentaire
    Ce champ est utilisé pour fournir des informations supplémentaires sur le total de la facture générée par l'hôtel, tel que le numéro de référence et la date lorsque l'hôtel reçoit l'argent dans la banque.
  4. Dans la section Payeur, indiquez les informations suivantes :
    Payeur
    Indiquez le payeur qui va régler les frais indiqués sur la facture. Cette option est disponible lorsque la facturation est active. Lorsque la facturation est active et que le folio est réglé séparément, le folio peut être facturé séparément et nécessite un payeur.
    Nom
    Indiquez le nom du payeur. Par défaut, le nom du payeur est alimenté. Vous pouvez modifier le nom du payeur.
    Contact
    Indiquez le point de contact du payeur.
    Code Taxe
    Indiquez le code Taxe du payeur.
    Remarque : 
    • Le code Taxe est obligatoire si le pays ou le pays fiscal du payeur est Espagne/Italie.
    • Le paramètre d'hôtel TAXIDREQUIRED doit être effacé.
    • La valeur TXIDVERF est Espagne.
    Code Partenaire de facturation électronique
    Un code d'identification unique identifiant le partenaire de facturation électronique.
    Numéro d'enregistrement
    Le numéro d'enregistrement du payeur.
    Remarque : 
    • Cette valeur est prise par défaut à partir de la configuration de l'hôtel si :
      • L'utilisateur modifie le payeur à Interne.
      • Le type de compte est Interne et l'utilisateur modifie le payeur à Compte. Le compte a des informations de payeur dans la section Détails de compte supplémentaires.
    • Lorsque le type de compte est Groupe, Organisation ou Agence de réservation et que l'utilisateur modifie le payeur à Compte, la valeur est utilisée par défaut à partir du groupe, de l'organisation ou du profil d'agence de réservation correspondant.
    • Ce champ est désactivé si :
      • Le statut de la facture est défini sur Final.
      • Le type de compte est Cardex Client et l'utilisateur modifie le payeur à Client.
      • Le type de compte est défini sur une valeur autre que Cardex Client et l'utilisateur modifie le payeur à Client.
      • Le type de compte est Evénement et l'utilisateur modifie le payeur à une valeur autre que Evénement, Master d'Evénements, Organisation, Agence de réservation, Groupe, Compte débiteur ou Interne.
    Nom de la banque
    Le nom de la banque du payeur.
    Remarque : 
    • Cette valeur est prise par défaut à partir de la configuration de l'hôtel si :
      • L'utilisateur modifie le payeur à Interne.
      • Le type de compte est Interne et l'utilisateur modifie le payeur à Compte. Le compte a des informations de payeur dans la section Détails de compte supplémentaires.
    • Lorsque le type de compte est Groupe, Organisation ou Agence de réservation et que l'utilisateur modifie le payeur à Compte, la valeur est utilisée par défaut à partir du groupe, de l'organisation ou du profil d'agence de réservation correspondant.
    • Ce champ est désactivé si :
      • Le statut de la facture est défini sur Final.
      • Le type de compte est Cardex Client et l'utilisateur modifie le payeur à Client.
      • Le type de compte est défini sur une valeur autre que Cardex Client et l'utilisateur modifie le payeur à Client.
      • Le type de compte est Evénement et l'utilisateur modifie le payeur à une valeur autre que Evénement, Master d'Evénements, Organisation, Agence de réservation, Groupe, Compte débiteur ou Interne.
    Numéro de banque
    Le numéro de compte bancaire du payeur.
    Remarque : 
    • Cette valeur est prise par défaut à partir de la configuration de l'hôtel si :
      • L'utilisateur modifie le payeur à Interne.
      • Le type de compte est Interne et l'utilisateur modifie le payeur à Compte. Le compte a des informations de payeur dans la section Détails de compte supplémentaires.
    • Lorsque le type de compte est Groupe, Organisation ou Agence de réservation et que l'utilisateur modifie le payeur à Compte, la valeur est utilisée par défaut à partir du groupe, de l'organisation ou du profil d'agence de réservation correspondant.
    • Ce champ est désactivé si :
      • Le statut de la facture est défini sur Final.
      • Le type de compte est Cardex Client et l'utilisateur modifie le payeur à Client.
      • Le type de compte est défini sur une valeur autre que Cardex Client et l'utilisateur modifie le payeur à Client.
      • Le type de compte est Evénement et l'utilisateur modifie le payeur à une valeur autre que Evénement, Master d'Evénements, Organisation, Agence de réservation, Groupe, Compte débiteur ou Interne.
    Numéro personnel
    Le numéro d'identification personnel du payeur.
    Remarque : 

    Ce champ n'est activé que si :

    • Le statut de la facture est défini sur une valeur autre que Final.
    • Le type de compte est Client et l'utilisateur modifie le payeur à Client. La valeur est prise par défaut à partir du cardex Client.
    • Le type de compte n'est pas Client et l'utilisateur modifie le payeur à Client.
    • Le type de compte est Interne et l'utilisateur modifie le payeur à une valeur autre que Interne ou Comptes débiteurs.
    • Le type de compte est Evénement et l'utilisateur modifie le payeur à une valeur quelconque autre que Evénement, Master d'Evénements, Organisation, Agence de réservation, Groupe, Compte débiteur ou Interne.
    Type d'adresse
    Indiquez le type d'adresse du payeur. Pour un compte de séjour client, vous pouvez créer une nouvelle adresse pour le profil du client. Cela peut être utile lorsque le client est associé à une société, mais que l'hôtel n'a pas de profil de la société. Vous pouvez entrer l'adresse de la société et sélectionner un type d'adresse. Cette adresse est enregistrée sur le profil du client et peut être utilisée pour de futures factures.
    Adresse
    L'adresse du payeur.
    Pays
    Le pays du payeur.
    Ville
    La ville du payeur.
    Département
    Le département du payeur.
    Code postal
    Le code postal de la zone où séjourne le payeur.
  5. Dans la section Destinataire, indiquez les informations suivantes :
    Nom
    Le nom du destinataire pour la facture.
    Remarque : 

    Cette option est activée uniquement si le statut de la facture est différent de Final.

    Numéro personnel
    Numéro d'identification personnel du destinataire.
    Remarque : 

    Cette option est activée uniquement si le statut de la facture est différent de Final.

    Remarque : 
    • Si le paramètre d'hôtel FORCETAXINVONPAYMENT est sélectionné et que l'acompte est posté, la section Payeur est mise à jour avec les données les plus récentes lorsque l'utilisateur sélectionne la ligne de facturation avec le statut En attente.
    • Le montant de taxe calculé pour un posting est arrondi.
    • Lors de l'impression de la facture, la ligne détaillée affiche le montant exact de la taxe si la case Récapitulatif de transaction n'est pas cochée.
    • La section Récapitulatif de taxe affiche la somme des montants de taxe arrondi. Le montant de taxe arrondi n'est pas utilisé pour calculer le montant net ou le montant de taxe.
    • L'écart entre le montant réel de la taxe et le montant de la taxe arrondie est inévitable.
    • La copie interne n'est imprimée que pour les factures finales.

    Pour les spécifications de France, la facture générée inclut des données supplémentaires si le paramètre d'hôtel FRANCENF525COMPMODE est sélectionné.

    1. Les totaux des factures sont créés à chaque fois qu'une facture est imprimée, envoyée par e-mail ou finalisée sans utiliser l'option d'impression. L'impression peut être une information ou l'impression finale/e-mail.

      Les totaux de facture comprennent les taxes suivantes :

      • Total par taxe (TOTPTAX) : ce taux TVA est seulement pris en compte si la case TVA est sélectionnée dans l'écran Code Transaction.

      • Total ticket (TOTINV) : un enregistrement est créé pour chaque facture.

      • Total compte débiteur (TOTPAR) : cela ne s'affiche que pour les factures de type débiteur et ce si le règlement est fait par paiement de facture directe. Si plusieurs paiements de facture directe sont liés à un compte débiteur, seule une ligne de facture est imprimée et le montant est la somme de tous les montants facturés. Si le compte débiteur est différent pour les paiements par facturation directe, des enregistrements séparés sont imprimés pour tous les comptes débiteurs.

    2. Toutes les factures générées comme facture à titre informatif ou facture finale à partir de l'onglet Facturation dans l'écran Séjour client ont une signature créée électroniquement.
    Remarque : Pour la Pologne et la République tchèque :
    • Le paramètre d'hôtel FORCETAXINVATPAYMENT doit être sélectionné.
    • La valeur du paramètre d'hôtel FISCAL doit être PL (Pologne) ou CZ (République tchèque).
    • Le statut de la facture doit être En attente.
    • Pour la République tchèque, la facture d'acompte générée inclut des champs FIK (code Autorisation), BKP (code Protection) et PKP (Code Signature) uniquement lorsque :
      • Le paramètre d'hôtel CZREPFS est sélectionné.
      • Le type de paiement est défini sur une valeur autre que Transfert de facturation directe et Transfert de paiement.
    • Si les paramètres d'hôtel FORCETAXINVONPAYMENT et ADTAXINV sont sélectionnés, utilisez l'option Poster paiement intermédiaire du menu Actions pour poster un paiement intérimaire dans le folio client.
    • La facture d'acompte générée et la facture finale incluent également la date et l'heure de génération de la facture

    Pour les spécifications de Roumanie, la facture finale (ou facture fiscale) est générée à partir d'un PMS et inclut des données supplémentaires :

    • Informations sur l'hôtel : Nom de l'hôtel, numéro d'enregistrement, adresse, numéro de TVA, numéro de reçu de la Chambre de Commerce roumaine, nom de la banque et numéro de compte bancaire.
    • Informations sur l'acheteur :
      • Société/agent de voyage : Nom, adresse, numéro de TVA, numéro reçu de la Chambre de Commerce roumaine, nom de la banque et numéro de compte bancaire.
      • Client : Nom, adresse et numéro de code personnel.
    • Date à laquelle la facture est générée, le numéro de facture, le pourcentage de TVA des articles répertoriés sur la facture, le nom et la quantité des frais appliqués sur les articles, le prix net unitaire de l'article, le prix net total de l'article.
    • Valeur TVA totale, montant net total, montant TVA total, montant brut total de l'article.
    • Informations sur l'opérateur (l'utilisateur qui génère et imprime les informations) : Nom et numéro de code personnel.
    • Informations concernant le destinataire : Nom et numéro de code personnel.
    • Date de facture et heure de génération de la facture

    Pour Islande,

    Remarque : 
    • Le paramètre d'hôtel TAXINVCURRENCY doit être sélectionné pour inclure l'hôtel ou la devise du client dans la facture. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes dans la section Devise :
      • Hôtel - ISK : Le montant de la facture est imprimé dans la devise de l'hôtel.
      • Client – USD : Le montant de la facture est imprimé dans la devise du client.
    • La taxe de séjour (taxe municipale) n'est incluse dans les frais de chambre que si la case Poster comme supplémentaire est cochée dans l'écran Groupes fiscaux .
    • La section Récapitulatif de taxe affiche le montant de la taxe. Le montant de taxe militaire s'affiche dans la devise d'hôtel, quel que soit l'option sélectionnée dans la section Devise .
    • Le taux de change est imprimé lorsque la facture est générée en utilisant la devise du client.
    • Le paramètre d'hôtel TAXPLC ne doit pas être sélectionné pour imprimer la facture en devise autre que la devise de l'hôtel.