Travailler avec le journal de caisse

L'onglet Journal de caisse affiche une liste des transactions en espèces associées à une caisse enregistreuse qui est actuellement en cours d'utilisation. Les caissiers et le personnel du Front office peuvent utiliser le journal de caisse pour enregistrer les chèques touchés, les opérations de change et les transactions d'ajustement de caisse. Le journal de caisse enregistre à la fois les transactions qui affectent la caisse enregistreuse, mais pas un folio client en particulier, et les transactions qui affectent effectivement les folios client, comme les règlements, paiements en espèces ou par chèque et les versements.

Pour travailler avec le journal de caisse :

  1. Sélectionnez Front office > Transaction monétaire du caissier.
  2. Dans l'onglet Liste, sélectionnez l'enregistrement de caisse enregistreuse avec lequel travailler et cliquez sur l'onglet Journal de caisse. Une liste de toutes les transactions actives de journal de caisse pour la caisse enregistreuse et de leurs dates de posting s'affiche.
  3. Pour ajouter une nouvelle transaction de journal de caisse, indiquez les informations suivantes dans la section Détails journal :
    N° bordereau
    Le système génère un numéro de bordereau unique pour chaque transaction de journal de caisse. Par exemple, un enregistrement de journal de caisse peut être créé par l'un des écrans suivants :
    • Folio : Pour les postings en espèces, par chèque ou payés.
    • Acompte : Pour les acomptes en espèces ou par chèque.
    • Carte-cadeau : Pour les paiements en espèces ou par chèque.
    • Départ : Pour les règlements automatiques en espèces ou par chèque.
    • Journal de caisse : Pour tout type de détail de journal posté.
    • Clôture de caisse : Lorsqu'un détail de caisse pour une équipe poste un dépôt en espèces.
    Le numéro de bordereau est généré automatiquement sur la base du paramètre d'hôtel CASHJRNLVOUCNUMSEQ qui définit le numéro de séquence de démarrage pour les numéros de bordereau du journal de caisse.
    Type de détail
    Indiquez le type de transaction en espèces à effectuer : Ajustement de caisse, solde de caisse, opération de change. Selon le type de détail sélectionné, d'autres champs de la section Détails journal sont activés ou désactivés.
    Devise - entrant
    Indiquez la devise de la transaction entrante.
    Montant - entrant
    Indiquez la valeur de la transaction entrante.
    Numéro chèque
    Si la transaction entrante est un chèque, précisez le numéro du chèque du chèque reçu.
    Devise - sortant
    Indiquez la devise de la transaction sortante.
    Montant - sortant
    Indiquez la valeur de la transaction sortante.
    Remarque : Le montant - sortant est automatiquement alimenté sur la base de la valeur indiquée pour le montant - entrant et le taux de change correspondant.
    Chambre
    Indiquez le numéro de chambre du client associé à la transaction.
    Nom du client
    Indiquez le nom de client du client associé à la transaction.
    Type d'identification
    Indiquez le type de pièce d'identité présentée par le client, par exemple, permis de conduire ou passeport.
    Code
    Indiquez le numéro de la pièce d'identité présentée par le client, par exemple, le numéro du permis de conduire ou le numéro du passeport.
    Commentaires
    Indiquez vos commentaires ou informations supplémentaires liés à la transaction, au besoin.
  4. Cliquez sur Enregistrer. L'enregistrement est sauvegardé et ajouté à la liste de journal de caisse.
  5. Sélectionnez un journal de caisse pour effectuer les actions.
  6. Sélectionnez l'option Annuler pour alimenter par défaut le champ Montant décaissé avec le montant négatif du montant de posting d'origine.

    La grille de liste de journal de caisse est mise à jour avec ce qui suit :

    • La case Annulé est cochée pour le montant de posting d'origine.
    • Le nouveau posting annulé est ajouté à la grille de liste de journal de caisse après le posting d'origine.

      • Le nouveau champ Numéro de bordereau est précédé d'un préfixe V au numéro de bordereau de posting d'origine.

    Remarque : 
    • Vous n'êtes pas autorisé à annuler un posting qui est déjà annulé.
    • Il est impossible d'annuler un posting dont le type de détail est défini sur CSHPMT, CKPMT ou PO.
    • Si le paramètre d'hôtel CURREXCHANGEFOLIO est indiqué avec une valeur dans l'écran Paramètre, les transactions d'opération de change sont bloquées et l'option Annuler est désactivée dans l'écran Transaction monétaire du caissier.
  7. Sélectionnez cette option pour accéder à l'écran Détails de billet de banque. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des enregistrements de détail de devise existants à l'aide de cet écran.

    Vous pouvez également utiliser cette fenêtre pop-up pour fournir les numéros de série par défaut pour l'opération de change effectuée à l'aide des écrans Folio ou Journal de caisse.

  8. Indiquez ces informations dans la section Billets de banque.
    Devise - entrant
    Par défaut, le champ affiche le type de devise fourni dans l'onglet Journal/Folio .
    Dénomination
    Valeur associée au type de devise.
    Remarque : La plage est définie avec la valeur minimum 1 et la valeur maximum est 999999999999999.
    Numéro de série
    Il s'agit d'une valeur alphanumérique affectée à chaque billet de banque qui se compose du code et des chiffres de la banque.
    Commentaires
    Le texte fourni pour le billet de banque.
  9. Cliquez sur Enregistrer. Le code Enregistrement est sauvegardé dans la section Liste.