Départ d'un client

Utilisez l'écran Départ pour procéder au départ d'un client. Les clients doivent fréquemment régler leur compte lors du départ, et vous devez donc saisir les informations de paiement et générer les autorisations de paiement pour le compte. L'écran Départ vous permet d'effectuer les activités connexes, telles que le règlement du compte client, la génération des reçus, la remise de messages au départ.

Le champ Payeur est activé lorsque la facturation est active. Lorsque la facturation de taxe est active et que le folio est réglé séparément, vous pouvez facturer le folio séparément et exiger un payeur. Vous pouvez générer des factures de taxe distinctes pour chaque folio différent, selon les règles suivantes :

  • Les folios avec frais non facturés sont facturés.
  • Le folio comptable n'est jamais facturé.
  • Le folio compte débiteur est toujours facturé séparément. Le solde de folio n'est pas pris en compte. Le payeur de facture est le débiteur, qui est indiqué dans la section Détails de folio.
  • Si un folio contient un payeur indiqué dans la section Détails de folio et a un solde nul, le folio est facturé séparément. Le règlement payeur dans le folio est utilisé comme payeur de la facture.
  • Si un payeur n'est pas indiqué dans les détails du folio et a un solde nul, le folio est facturé séparément. Le payeur de facture est le client.
  • Lorsqu'un règlement en espèces est effectué, le montant total du folio est arrondi sur la base de la valeur indiquée dans le paramètre d'hôtel POSTROUNDINGDIFFERENCE.
  • Si les folios restants ont un solde nul combiné, les folios sont facturés ensemble. Le payeur de facture est le client.
Remarque : Pour les folios client sans soldes à découvert, l'écran Départ inclut une fonctionnalité de départ rapide grâce à laquelle vous pouvez cliquer avec le bouton droit et mettre à jour les champs afin de régler automatiquement les comptes débiteurs pour le folio du client lors du processus de départ. Reportez-vous à Départ d'un client à l'aide du départ rapide.

Au fur et à mesure que vous effectuez chaque phase du processus d'arrivée ou de départ à l'aide des boutons sur le côté gauche de la page, une est affichée par le système pour indiquer qu'une étape est terminée, ce qui vous permet de passer à la suivante. Sur la base de la configuration de votre système, vous devez effectuer toutes les étapes requises dans le workflow de départ avant que le bouton Départ soit activé pour finaliser le départ du client.

Le indique que les messages ont été ajoutés sur l'enregistrement du client. Lorsque des messages sur le compte n'ont pas été remis ou annulés sur la réservation client, vous ne pouvez pas procéder au départ du client. Vous devez compléter ou annuler les messages avant de continuer avec le processus de check-out. Reportez-vous à Gestion des messages client pendant l'arrivée et le départ.

Pour le départ d'un client :

  1. Sélectionnez Front office > Départ.
  2. Dans l'onglet Liste, double-cliquez sur l'enregistrement de séjour client avec lequel travailler. L'onglet Enregistrement du séjour client s'affiche. Les informations concernant le client sont affichées dans l'en-tête des sections Détails client, Détails de départ et Détails de folio et de règlement, telles que le revenu total à ce jour généré par le client, le nombre total de nuits passées par le client à l'hôtel, la chambre et le plan tarifaire, et le plus important, le solde de folio. Les icônes sont également affichées pour indiquer le statut spécial pour le client, tel que Client est un VIP. Si vous faites glisser la souris sur une icône ou information de folio, les détails concernant leur signification s'affichent.
    Remarque : Cet écran applique la fonctionnalité VIP spécial pour désactiver les détails VIP spécial si l'utilisateur n'est pas un VIP spécial autorisé. Reportez-vous à Fonctionnalité VIP spécial.
  3. Dans la section Détails client, indiquez les informations dont vous avez besoin. Reportez-vous à des informations supplémentaires à propos des champs suivants :
    Type E-mail
    Sélectionnez si l'e-mail du client est autre ou principal.
    Folio via e-mail auto
    Cochez cette case pour envoyer automatiquement le folio au client lors de la génération du folio. Si la case Folio via e-mail auto est cochée, l'adresse e-mail est obligatoire.
    Code Taxe
    Indiquez le numéro d'identification fiscale du client.
    Remarque : Les fonctionnalités de facturation de taxe sont activées ou désactivées pour les hôtels sur la base de la valeur du paramètre d'hôtel TAXINV. Reportez-vous à Paramètres d'hôtel pour des informations sur TAXINV. Référez-vous à Factures de taxe pour des informations sur les fonctionnalités de facturation de taxe.
    Image client
    L'image client qui est utilisée par défaut pour le cardex Client sélectionné à partir de l'écran Cardex Client.
  4. Vérifiez les informations dans les sections Détails de départ et Détails de folio. Si le compte client a un solde à découvert, les informations sur le solde s'affichent comme solde de folio dans la section Détails de folio.
  5. Dans la section Détails de règlement, indiquez les informations suivantes :
    Type de règlement
    Indiquez le type de règlement pour le folio du client. Selon le type de règlement sélectionné, certains champs de la section Détails de règlement sont activés, désactivés, et obligatoires ; par exemple, si le type de règlement est crédit, vous devez indiquer des valeurs pour les champs de carte de crédit.
    Enregistrer dans profil
    Si cette case est cochée, les informations de règlement sont enregistrées dans l'onglet Cardex Facturation de l'écran Cardex Client.
    Activer le lecteur de carte de crédit
    Sinon, cliquez sur Activer le lecteur de carte de crédit si l'interface de traitement de paiement électronique a été mise en place à l'hôtel.

    Reportez-vous à Traitement d'une carte de paiement à puce et NIP.

    Compte débiteur
    Indiquez le compte débiteur pour le règlement du client. Ce champ n'est disponible que lorsque le folio est défini sur Comptes débiteurs. Si le type de règlement est Facturation directe, un compte débiteur est obligatoire. Lorsque vous postez un règlement de facturation directe à un compte et que le paramètre d'installation ARBATCH = NO, le système poste les frais de facturation directe directement au compte débiteur. La valeur du paramètre d'hôtel TAXINV affecte également le processus de règlement.

    Reportez-vous à Travailler avec les folios.

    Référence de facturation
    Indiquez la référence de facturation pour le règlement.
    Système de réservation d'origine
    Le nom du système de réservation externe pour l'option OTA (Online Travel Agency, Agency de voyage en ligne) pour facturer directement les frais.
    Remarque : Vous devez indiquer cette valeur si la case Numéro de confirmation source obligatoire est cochée pour le compte débiteur dans l'écran Compte débiteur d'hôtel.
    Numéro de confirmation d'origine
    Le numéro de confirmation du système de réservation auquel le compte débiteur est configuré.
    Remarque : L'application renseigne par défaut cette valeur.
  6. Dans la section Détails supplémentaires, indiquez les informations dont vous avez besoin. Reportez-vous à des informations supplémentaires à propos des champs suivants :
    Autre prénom
    Indiquez un prénom alternatif du client.
    Autre 2è prénom
    Indiquez un 2e prénom alternatif du client.
    Autre nom de famille
    Indiquez un nom de famille alternatif du client.
    Autre nom
    Indiquez un titre alternatif du client.
    Autre suffixe
    Indiquez un suffixe alternatif du client.
    NRG
    Si cette case est cochée, alors le client est identifié comme NRG (« Non Registered Guest », Client Non Enregistré) pour l'hôtel. Le client est enregistré à l'arrivée avec le préfixe NRG.
    Remarque : 
    • Si cette case est décochée, le préfixe NRG est retiré du cardex Client (intitulé du nom).
    • Les informations liées à ce client ne sont pas divulguées à aucun moment.
    • L'application affiche un message de confirmation pour l'accès au client NRG.
    Code
    Indiquez le nombre de documents d'identification fournis.
    Service
    Indiquez la branche des forces armées auxquelles appartient le client. Par exemple, Armée de l'Air, Marine, Armée, etc. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
    Grade
    Indiquez le grade du client. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
    Niveau de solde
    Indiquez le niveau de solde du client. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
    Classement
    Indiquez le classement client. Les clients sont limités aux types de chambres de leur classement. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
  7. Cliquez sur Sauvegarder enregistrement.
  8. Cliquez sur Folio pour modifier le folio client au besoin. La fenêtre Folio s'affiche, de laquelle vous ajoutez des enregistrements, effectuez des corrections ou des ajustements, transférez ou supprimez des enregistrements du compte d'origine vers un compte distinct.

    Reportez-vous à Travailler avec les folios.

  9. Cliquez sur Autorisation de paiement pour autoriser un paiement par carte de crédit au besoin. La fenêtre Autorisation de carte de paiement s'affiche, vous permettant d'autoriser une carte de crédit pour le paiement du folio client.

    Reportez-vous à Autorisations de carte de paiement.

  10. Cliquez sur Imprimer le reçu pour imprimer un reçu pour le client. Une fenêtre s'affiche, vous permettant d'exporter, d'imprimer ou d'exporter le reçu dans la source de données.
  11. Cliquez sur Imprimer. La fenêtre Imprimer s'affiche. Indiquez l'imprimante sur laquelle imprimer le reçu et cliquez sur OK.
    Remarque : Vous pouvez également exporter le reçu sous forme de fichier ou exporter le reçu dans une source de données. Vous pouvez exporter le reçu dans l'un des types de fichiers suivants : fichier XML avec données de rapport, CSV (délimité par des virgules), PDF, MHTML (archive Web), Excel, fichier TIFF ou Word.
  12. Cliquez sur Messages. La fenêtre Messages s'affiche, ce qui vous permet d'ajouter des messages, des demandes d'action interne, des demandes de service de réveil et d'autres types de messages pour une réservation client.
  13. Indiquez les informations dont vous avez besoin.

    Reportez-vous à Gestion des messages client.

  14. Cliquez sur Remarques.
  15. Indiquez les informations dont vous avez besoin.

    Reportez-vous à Gestion des notes sur client.

  16. Cliquez sur Modifier le séjour du client si vous avez besoin de saisir ou mettre à jour les informations sur la réservation client ou d'effectuer des tâches liées à la réservation client qui ne peuvent pas être accomplies sur l'écran Départ. Le formulaire Séjour client s'affiche.
    Reportez-vous à Séjour client.
  17. Cliquez sur Départ.
    Remarque : 
    • Pendant le processus de départ pour une chambre non-virtuelle, la fenêtre Statut d'occupation à la journée s'affiche, où vous pouvez définir le statut de la chambre et le type de service. Cette fenêtre n'est affichée que si :
      • Le paramètre d'hôtel DYUSERSSRVCTYP est sélectionné.
      • Le nombre de nuits est égal à zéro.
    • A l'enregistrement de départ, un message de confirmation s'affiche pour poster le droit de timbre pour la facture si le paramètre d'hôtel ITALYSTAMPDUTY contient une valeur et que le montant de la facture est égal ou dépasse le montant seuil.
    • Pendant le processus de départ pour une chambre virtuelle, le statut de la chambre est défini sur Propre et le type de service est défini sur Aucun.
    • Si le paramètre d'installation FOLRECT est défini sur OUI, une fenêtre d'impression de reçu pour le folio client s'affiche automatiquement. Imprimez le reçu au besoin.
    1. Si le compte client n'a aucun solde à découvert, le départ du client est effectué.
    2. Si le compte client a un solde à découvert, un message s'affiche dans la barre de message indiquant qu'un paiement (espèces ou chèque) sera enregistré dans le compte, vous invitant à recevoir le paiement et demandant si vous souhaitez continuer. Cliquez sur Oui.
    3. Si le type de règlement est une carte de crédit, et que les détails de carte de crédit ont été automatiquement renseignés à partir de la réservation client, la carte est autorisée pour le paiement du solde à découvert et le départ du client est effectué.
    4. Si le type de règlement est une facturation directe, le folio compte débiteur est réglé et le départ du client est effectué.
    5. Si le type de règlement est une carte-cadeau, la carte-cadeau est autorisée pour le paiement du solde à découvert et le départ du client est effectué.
    6. Si la facturation de taxe est active, les factures de taxe sont automatiquement générées lors du départ. Lors de la génération des factures de taxe, une facture distincte est générée pour les comptes débiteurs et tous les autres folios sont regroupés sur une autre facture. Pour les comptes débiteurs, le payeur est le compte débiteur. Pour toutes les autres factures, le client est le payeur.
      Remarque : S'il n'y a pas de code Taxe associé à une des transactions autres que le folio comptable, le processus de génération de facture échoue et un message d'erreur s'affiche. Vous pouvez effectuer le processus de facturation sur l'écran Facture de taxe.
      Remarque :  Si l'option Folio via e-mail auto est sélectionnée, l'e-mail de folio inclut les factures de taxe sous forme de chambre jointe.