Départ d'un client

Vous pouvez effectuer le processus d'arrivée des clients avec réservations à l'aide des écrans Arrivée et Séjour 360. Parce que la plupart des informations relatives au séjour du client a déjà été saisie pendant le processus de réservation, l'arrivée d'un client peut et doit se dérouler très rapidement pour les clients avec réservations. L'écran Arrivée simplifie le processus d'arrivée du client via un workflow graphique qui guide intuitivement, rapidement et efficacement le personnel du Front office et de réservation tout le long du processus d'arrivée et d'enregistrement. Si le paramètre GUESTRECOGNITIONPOPUP est activé, une fenêtre pop-up s'affiche avec des informations importantes concernant le client en cours d'arrivée.

Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un enregistrement client pour mettre à jour le statut de réservation client.

Au fur et à mesure que vous effectuez chaque phase du processus d'arrivée à l'aide des boutons sur le côté gauche de la page, une est affichée par le système pour indiquer qu'une étape est terminée, ce qui vous permet de passer à la suivante. Sur la base de la configuration de votre système, vous devez effectuer toutes les étapes requises dans le workflow de réservation avant de cliquer sur le bouton Arrivée pour finaliser la réservation client.

Remarque :

Si vous cochez la case Masquer les tarifs confidentiels sur la page Groupes d'utilisateurs pour l'utilisateur connecté et que la case Tarif confidentiel est cochée sur la page Séjour client, les champs Total général et Tarif moyen par nuit sont masqués par le système.
Si la valeur de paramètres d'hôtel ADVANCEPOSTINGLIMIT est spécifiée, le posting avancé est limité à une période spécifique pour les hôtels situés en Allemagne.

Pour procéder à l'arrivée d'une réservation client :

Sélectionnez Front office > Arrivée .
Double-cliquez sur l'enregistrement du client. L'onglet Enregistrement s'affiche. Les informations concernant le client sont affichées dans l'en-tête de la section Détails client, telles que le revenu total à ce jour généré par le client et le nombre total de nuits passées par le client à l'hôtel. Les icônes sont également affichées pour indiquer le statut spécial pour le client, tel que Client est un VIP. Si vous faites glisser la souris sur une icône, les détails concernant sa signification s'affichent.

Remarque : Cet écran applique la fonctionnalité VIP spécial pour désactiver les détails VIP spécial si l'utilisateur n'est pas un VIP spécial autorisé. Reportez-vous à Fonctionnalité VIP spécial.
Dans la section Détails client, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :

Type d'e-mail

Sélectionnez le type d'e-mail à associer à l'enregistrement du client, Alternatif ou Principal.

Folio via e-mail auto

Cochez cette case pour envoyer automatiquement le folio par e-mail au client lors de la génération du folio. Si la case Folio via e-mail auto est cochée, l'adresse e-mail est obligatoire.

Nuitées de fidélité - annuel

Saisissez le nombre de nuits durant lesquelles le client est resté pour le plan tarifaire dans l'année calendaire actuelle.
Remarque : Pour calculer les dates de séjour, les réservations avec le statut Interne ou Départ - note réglée sont prises en compte. La date de séjour doit être identique ou postérieure à la date d'hôtel actuelle.

Code Taxe

Indiquez le numéro d'identification fiscale du client. Les fonctionnalités de facturation de taxe sont activées ou désactivées pour les hôtels sur la base de la valeur du paramètre d'hôtel TAXINV.
Reportez-vous à Paramètres d'hôtel pour des informations sur TAXINV. Pour des informations sur la facturation de taxe, reportez-vous à Factures de taxe.

Type de séjour

Indiquez le type de séjour client pour les chambres à l'aide de la méthode de rotation de chambre de propriétaire.
Reportez-vous à Introduction sur la rotation de chambre pour des informations.

Image client

L'image client qui est utilisée par défaut pour le cardex Client sélectionné à partir de l'écran Cardex Client.
Cliquez sur Affectation de chambre. La page Affectation de chambre s'affiche avec une liste de toutes les chambres disponibles sur la base du type de chambre indiqué sur la réservation. Si la rotation de chambre est utilisée, les chambres avec le plus faible montant de points de chambre totaux apparaissent en haut de la liste. Lorsque la méthode de rotation de chambre de propriétaire est utilisée et la chambre en haut dans la liste n'est pas affectée, un motif vous est demandé. Reportez-vous à Introduction sur la rotation de chambre.
La page Affectation de chambre affiche la liste des chambres et une grille de calendrier qui indique le statut et la disponibilité d'une chambre sur la base de différentes couleurs et icônes, qui sont définies dans la légende au bas de la page ; par exemple, les chambres disponibles sont affichées en vert pour une date particulière, et une icône est utilisée pour identifier une chambre comme sale. Si vous faites glisser la souris sur un numéro de chambre, la description de la chambre s'affiche.
Dans la section Critères de recherche de la page, saisissez un critère de recherche pour limiter ou modifier la liste des chambres au besoin.
Indiquez les informations suivantes :

Conserver tarif actuel

A sélectionner pour rechercher un type de chambre différent tout en conservant le tarif actuel pour le type de chambre indiqué sur la réservation client. Cette fonctionnalité peut être utilisée lorsqu'il n'y a pas de chambres disponibles du type de chambre indiqué sur la réservation client, et sélectionner Conserver tarif actuel vous permet de trouver pour le client une chambre disponible qui est d'un type différent sans remodifier le prix qui a été proposé pour le type de chambre sur la réservation client.

Motif du tarif

Si vous avez sélectionné Conserver tarif actuel, sélectionnez le motif.

Afficher les chambres affectées

A sélectionner pour afficher les chambres qui sont actuellement affectées à un autre client.

Afficher les types non disponibles

A sélectionner pour inclure les types de chambre dans les résultats de recherche qui sont vendus ou restreints.

Afficher sale

Cochez la case pour inclure les chambres avec le statut défini sur Sale dans les résultats de recherche.
Remarque : La case à cocher n'est pas sélectionnée lors du processus d'enregistrement d'arrivée.

Afficher Occupé

Cochez la case pour inclure les détails des chambres occupées dans le résultat de recherche.
Remarque : La case à cocher n'est pas sélectionnée lors du processus d'enregistrement d'arrivée.

Attributs de chambre

Indiquez les attributs qu'une chambre doit comporter dans les résultats de recherche.
Remarque : Les attributs de chambre et les préférences du client avec les mêmes codes sont équivalents et les attributs de chambre sont par défaut les préférences du client qui sont également les attributs de chambre.

Non fumeur

A sélectionner pour afficher uniquement les chambres non-fumeur dans les résultats de recherche.

Accessible

A sélectionner pour afficher uniquement les chambres accessibles aux handicapés dans les résultats de recherche.
Remarque : Non-fumeur et Accessible sont tous deux des attributs de chambre et préférences du client qui sont prédéfinis comme faisant partie de la configuration du système. En raison de l'importance de ces fonctionnalités, vous êtes également en mesure de limiter les résultats de recherche en tant que partie intégrante du processus d'arrivée.

Chambre non communicante

A sélectionner pour n'afficher que les chambres non communicantes dans les résultats de recherche.

Chambre communicante

Sélectionnez un numéro de chambre pour n'afficher que les chambres communicantes avec le numéro de chambre sélectionné dans les résultats de recherche. Une chambre communicante se réfère à une chambre adjacente avec accès direct entre les chambres, ce qui rend inutile l'utilisation d'un couloir entre les chambres adjacentes.

Exposition

Sélectionnez la vue ou l'exposition de la chambre. Par exemple, vue sur l'océan, vue sur la montagne, etc.
Cliquez sur Rechercher. Les chambres correspondant aux critères de recherche indiqués s'affichent.
Double-cliquez sur la chambre à affecter à la réservation client. Les détails d'arrivée sont mis à jour avec les informations sur la chambre et le indique que le processus d'affectation est terminé. Le champ NIP chambre est rempli uniquement si l'interface requise est installée. Le NIP chambre est le code qui permet au client d'accéder à la chambre. Le code est créé après la fin du processus de génération de clé et est affiché dans ce champ. Le code est imprimé sur la facture. Si le champ Ne pas déplacer est sélectionné, vous ne pouvez pas modifier la chambre affectée au client.
Indiquez le type de chambre La valeur par défaut est déterminée par le paramètre de type de chambre de la section Valeurs par défaut d'hôtel de l'écran Hôtel.

Remarque : Le type de chambre doit être dans l'inventaire pour la durée du séjour client.
Dans la section Détails de garantie/règlement, indiquez les détails de règlement ou cliquez sur le bouton Règlement au besoin. Un indique que les détails de règlement du folio ont déjà été saisis pour la réservation client. Une page d'autorisation de paiement s'affiche et montre les détails de règlement de folio qui sont disponibles sur la réservation du client.
Enregistrer dans profil

Si cette case est cochée, les informations de règlement sont enregistrées dans l'onglet Cardex Facturation de l'écran Cardex Client.
Remarque :
- Ne pas poster : Si cette case n'est pas cochée, tous les postings de n'importe quelle source, tels que les boutiques d'interface, le posting directement sur le folio, le posting rapide, les transferts automatiques et de fin de journée sont autorisés. Si la case est cochée, les postings suivants sont autorisés :
  - Posting directement sur le folio
  - Posting par fin de journée.
- Poster tous les frais : Si cette case est cochée, vous pouvez poster tous les frais futurs au compte client. Cette case à cocher est affichée lorsque le paramètre ALLOWADVANCECHARGEPOSTING est activé.
- Les détails de règlement sont généralement saisis au cours du processus de réservation client.
  Reportez-vous à Création des réservations client. Si aucun détail de règlement n'a été ajouté pour la réservation client, vous pouvez insérer la carte ou saisir manuellement les données de carte ou de règlement au besoin. Reportez-vous à Ajout de détails de règlement pendant une arrivée client.
Dans la section Détails supplémentaires, indiquez les informations dont vous avez besoin. Reportez-vous à des informations supplémentaires à propos des champs suivants :
Autre prénom

Indiquez un prénom alternatif du client.

Autre 2è prénom

Indiquez un 2e prénom alternatif du client.

Autre nom de famille

Indiquez un nom de famille alternatif du client.

Numéro personnel

Le numéro d'identification unique du client.
Remarque : La valeur est récupérée dans l'écran Cardex Client.

Autre nom

Indiquez un titre alternatif du client.

Autre suffixe

Indiquez un suffixe alternatif du client.

NRG
Si cette case est cochée, alors le client est identifié comme NRG (« Non Registered Guest », Client Non Enregistré) pour l'hôtel. Le client est enregistré à l'arrivée avec le préfixe NRG.
Remarque :
- Si cette case est décochée, le préfixe NRG est retiré du cardex Client (intitulé du nom).
- Les informations liées à ce client ne sont pas divulguées à aucun moment.
- L'application affiche un message de confirmation pour l'accès au client NRG.
Niveau de carte de joueur

Le niveau associé au joueur. La valeur par défaut est définie avec la valeur indiquée dans le champ Calculateur de points comp basée sur l'interface du partenaire ou du client préconfiguré.

Code

Indiquez le nombre de documents d'identification fournis.

Service

Indiquez la branche des forces armées auxquelles appartient le client. Par exemple, Armée de l'Air, Marine, Armée, etc. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.

Grade

Indiquez le grade du client. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.

Niveau de solde

Indiquez le niveau de solde du client. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.

Classement

Indiquez le classement client. Les clients sont limités aux types de chambres de leur classement. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
Cliquez sur Carte d'enregistrement. Une carte d'enregistrement s'affiche. Imprimez ou exportez la carte d'enregistrement au besoin. La page Enregistrement s'affiche et le indique que le processus de carte d'enregistrement est terminé.

Remarque : Vous devez générer une carte d'enregistrement pour le client pour terminer l'enregistrement d'arrivée du client si l'option Carte d'enregistrement requise pour enregistrement d'arrivée est sélectionnée pour votre hôtel dans la configuration de l'hôtel.
Cliquez sur Générer les clés. La page Générer les clés s'affiche en montrant les détails client pour le client sélectionné.

Remarque : Vous devez générer une clé pour le client pour terminer l'arrivée du client si l'option Génération de clé requise est sélectionnée pour votre hôtel comme faisant partie de la configuration de l'hôtel.

Reportez-vous à Génération des clés de chambre.
Cliquez sur Folio pour effectuer les postings lors de l'arrivée d'un client.
Cliquez sur Expérience enrichie. La page Expérience enrichie s'affiche, vous permettant d'ajouter des formules de repas, des éléments supplémentaires, des forfaits et des offres groupées à la réservation client, par exemple : forfait golf, traitements spa, massages, bière, vin, champagne et paniers-cadeau. Les éléments d'expérience enrichie sont configurés pour les formules repas et les éléments et offres groupées non associés à la chambre dans le module Tarifs et ventes, et peuvent être ajoutés à une réservation client à tout moment pendant un séjour client, y compris la date de départ.
Indiquez les informations suivantes :

Type élément/article

Sélectionnez le type d'élément d'expérience enrichie à ajouter.

Elément

Indiquez l'élément d'expérience enrichie à ajouter. Les valeurs des champs Quantité et Fréquence sont remplies automatiquement. Modifiez la valeur Quantité au besoin.

Date de début

Indiquez la date à laquelle l'élément de l'expérience enrichie commence.

Date de fin

Indiquez la date à laquelle l'élément de l'expérience enrichie finit.

Contrôle de la tarification

A sélectionner pour facturer l'élément par adulte, enfant, personne ou chambre.
Cliquez sur Enregistrer.
Ajoutez des éléments supplémentaires d'expérience enrichie au besoin et cliquez sur Fermer. La réservation client est mise à jour avec les informations de l'expérience enrichie, et le indique que le processus d'expérience enrichie est terminé.
Cliquez sur Détails de tarif. La page Détails de tarif s'affiche.
Cliquez sur Développer/Réduire pour afficher un récapitulatif détaillé des tarifs de chambre, du tarif de forfait, des offres groupées non associées à la chambre et des éléments d'expérience enrichie par date pour une réservation. Si vous faites glissez la souris sur un élément du récapitulatif des tarifs, des informations détaillées sur la réservation associée à la chambre s'affichent également.
Affichez les informations du récapitulatif et cliquez sur Fermer.
Cliquez sur Messages. La fenêtre Messages s'affiche, ce qui vous permet d'ajouter des messages, des demandes d'action interne, des demandes de service de réveil et d'autres types de messages pour une réservation client.
Indiquez les informations suivantes :

Type

Sélectionnez le type de message à ajouter, par exemple, Appel de réveil. Certains champs sont activés ou désactivés dans la section Détails de message en fonction du type de message sélectionné.

A

Sélectionnez le destinataire du message, par exemple, le nom du client en cours d'arrivée.

De

Indiquez qui est l'expéditeur du message, par exemple, un autre client ou le personnel de l'hôtel.

Téléphone

Indiquez le numéro de téléphone à appeler par le destinataire concernant le message

Terminé

A sélectionner pour indiquer que le message a été remis.

Annulé

A sélectionner pour indiquer que le message ne doit plus être traité ou remis.

Date/heure de rappel

Indiquez une date et heure à laquelle générer un rappel concernant le message.

Objet

Indiquez une brève description du message pour préciser l'objet du message.

Message

Indiquez le message réel.

Urgent

A sélectionner pour indiquer que le message est urgent.

Vous a rappelé

A sélectionner pour indiquer que le message a été reçu par le destinataire, qui a tenté de rappeler.

Appelez s'il vous plaît

A sélectionner pour indiquer que l'expéditeur du message demande un appel de la part du destinataire.

Va rappeler

A sélectionner pour indiquer que la personne qui laisse le message rappellera pour tenter d'atteindre le destinataire.
Cliquez sur Enregistrer. Le message est ajouté à la réservation client.
Ajoutez des messages supplémentaires au besoin et cliquez sur Fermer. Le indique que des messages ont été ajoutés sur la réservation client.
Cliquez sur Remarques. La fenêtre Remarques s'affiche. Les remarques peuvent être saisies pour consultation par le personnel de l'hôtel uniquement ou pour partage avec le client.
Indiquez les informations suivantes :

Note de réservation

Indiquez une remarque à consulter par le personnel de l'hôtel concernant la réservation client.

Note sur client

Indiquez une remarque qui sera partagée avec le client.

Imprimer sur confirmation

A sélectionner pour imprimer la remarque sur la confirmation générée par la réservation.

Note privée

A sélectionner pour indiquer que la remarque est privée et ne doit pas être imprimée sur la confirmation ou la carte d'enregistrement du client.
Cliquez sur Enregistrer. La remarque est ajoutée à la réservation client.
Ajoutez des notes supplémentaires au besoin et cliquez sur Fermer. Le indique qu'il y a des remarques sur la réservation client.
Cliquez sur Modifier le séjour du client. Le système affiche la page Séjour client pour la réservation client.

Reportez-vous à Gestion des détails client.
Cliquez sur Arrivée. La réservation client est enregistrée à l'arrivée. Le statut de la réservation client est défini sur Interne et le statut de housekeeping pour la chambre client est défini sur Occupé. Si le paramètre d'hôtel CKINPCKUPSTATUS est coché et si la chambre affectée a le statut de chambre Préparé, un message est affiché pour l'utilisateur qui indique que la chambre a un statut Préparé et inclut également la dernière date et heure auxquelles la chambre a été nettoyée.

Remarque : Si la facturation de taxe d'acompte est activée pour un hôtel, lorsqu'un acompte est posté, le système poste les frais d'acompte (le montant net et le montant de taxe) et la taxe d'acompte au compte client. Lorsque le client arrive, les lignes de frais d'acompte et de taxe d'acompte sont compensées par des contreparties et la ligne de paiement d'acompte pour la ligne de paiement d'acompte est compensée par une transaction Main-courante - A. Un crédit pour la transaction d'acompte est également posté au folio client. Ces transactions peuvent être affichées sur les onglets Acompte et Folio de l'écran Compte. Les fonctionnalités de facturation de taxe d'acompte sont activées ou désactivées pour les hôtels sur la base de la valeur du paramètre d'hôtel ADTAXINV.
Reportez-vous à Paramètres d'hôtel pour des informations supplémentaires sur ADTAXINV.

Si vous procédez à l'arrivée d'une réservation faisant partie d'un ensemble de réservations associées ; en tant que dernière étape du processus d'arrivée, une fenêtre pop-up est affichée par le système qui répertorie les réservations restantes faisant partie du même ensemble de réservations associées et devant faire l'objet du processus d'arrivée.