Création des réservations client

Créez des réservations client pour établir un enregistrement d'un séjour client pour une date donnée et une période de temps donnée. L'enregistrement du séjour client est associé à un folio client pour la comptabilisation des frais sur le compte client et les détails de règlement afin d'établir les modalités de paiement pour le séjour client. Un séjour client commence par une réservation client, qui peut être créée à l'avance ou à tout moment pour les clients walk-in.
Remarque : 
  • Si vous mettez à jour une réservation client existante, tous les champs ne sont pas disponibles pour mise à jour. Si un champ de la section Séjour est mis à jour, vous devez cliquer sur VERIFIER DISPONIBILITE pour vous assurer que les options sont disponibles.
  • Lorsqu'un plan tarifaire qui a des règles de transfert automatique est ajouté à une réservation client, les règles de transfert automatique de tarif sont copiées dans l'onglet Séjour client > Règle de transfert automatique.

Pour créer les réservations client :

  1. Sélectionnez Front office > Séjour client.
  2. Cliquez sur Nouvel enregistrement.
  3. Dans la section Séjour, indiquez les informations suivantes :
    Date d'arrivée
    Indiquez la date d'arrivée. Par défaut, la date d'hôtel et le jour de la semaine sont affichés.
    Nuits
    Indiquez le nombre de nuits du séjour du client. Ce champ est obligatoire ; cependant, vous pouvez contourner ce champ et indiquer à la place la date de départ, le système calcule alors le nombre de nuits pour vous.
    Date de départ
    Indiquez la date de départ. La date par défaut est la date d'hôtel + 1 jour. Le jour de la semaine est également affiché.
    Adultes
    Indiquez le nombre d'adultes. Les options sont 1 - 9. La valeur par défaut est 1.
    Enfants
    Indiquez le nombre d'enfants. Les options sont 1 - 9. Lorsqu'une seule catégorie enfant est active, le nombre d'enfants est enregistré dans le champ Enfants. Si plusieurs catégories enfant sont actives, chaque catégorie est un champ sur l'écran et le champ Enfants est renseigné par le total combiné de toutes les catégories.
    Plan tarifaire
    Indiquez le plan tarifaire. Si le plan tarifaire est en devise étrangère, les montants restent affichés dans la devise d'hôtel. Un plan tarifaire établit la base sur laquelle les frais de chambre sont fixés et inclut le tarif, qui représente les frais de base pour une chambre, ainsi que les commodités éventuelles qui sont incluses dans les frais de base. Par exemple, un plan tarifaire comprend les frais de chambre et trois repas, tandis qu'un autre plan tarifaire comprend uniquement les frais pour l'hébergement en chambre. La valeur par défaut est déterminée par le paramètre du plan tarifaire de la section Valeurs par défaut d'hôtel de la page Hôtel.
    Remarque : 
    • Cliquer sur la consultation du plan tarifaire affiche la fenêtre Sélection de plan tarifaire, où vous pouvez saisir un critère de recherche. Les critères de recherche comprennent les plans tarifaires, la devise, les types de chambre, les catégories de type de chambre, la stratégie de vente et vous permettent aussi d'ignorer les restrictions qui excluraient certains plans tarifaires de la recherche.
    • Si le plan tarifaire a un statut de taxe spécifié, ce statut de taxe est alimenté pour la réservation de groupe.
    • Vous pouvez afficher l'icône Plan tarifaire à côté du champ Plan tarifaire pour indiquer que le code Plan tarifaire ou le montant du tarif est modifié pour la réservation.
    Plan tarifaire de groupe
    Indiquez le plan tarifaire s'il y a un groupe pour lequel la date de fin est égale ou supérieure à la date d'hôtel.
    Tarif confidentiel
    Cochez cette case si le tarif client est confidentiel. Lorsqu'il est sélectionné, le tarif ne sera pas imprimé sur les formulaires client et les rapports Front office. Si vous cochez la case Masquer les tarifs confidentiels sur la page Groupes d'utilisateurs et que la case Tarif confidentiel est cochée, les champs de montant de tarif sont masqués par le système.
    Collecter frais d'hôtel via Expedia
    Cochez cette case pour informer le personnel que la réservation a été réservée via Expedia et que l'hôtel doit autoriser et facturer cette carte de crédit comme pour tout autre séjour client. Expedia facturera l'hôtel pour la part Expedia du tarif. Cette case est généralement définie sur les réservations faites via l'interface Expedia.
    Offre groupée non associée à la chambre
    Le champ Offre groupée non associée à la chambre est renseigné automatiquement par la sélection du plan tarifaire.
    Formule de repas
    Le champ Formule de repas est renseigné automatiquement par la sélection du plan tarifaire.
    Taxe de séjour
    Indiquez le code Taxe de séjour.
    Ignorer toutes les restrictions
    Cochez cette case pour ignorer les restrictions, par exemple, des restrictions telles que des dates d'interdiction ou des exigences relatives à la durée de séjour.
    Référence externe
    Le code du système de référence externe. La valeur configurée dans le paramètre d'hôtel CRSCODEINSERTID est utilisée par défaut.
    Type de chambre
    Indiquez le type de chambre La valeur par défaut est déterminée par le paramètre de type de chambre de la section Valeurs par défaut d'hôtel de la page Hôtel.
    Remarque : 
    • Le type de chambre doit être dans l'inventaire pour la durée du séjour client.
    • Vous devez sélectionner un type de chambre pour lequel la case Selon disponibilité n'est pas cochée dans l'écran Type de chambre.
    Chambre
    Cliquez sur le bouton Affectation de chambre pour affecter la chambre.
    NIP chambre
    Le code qui permet au client d'accéder à la chambre. Le code est créé après la fin du processus de génération de clé et est affiché dans ce champ. Le code est imprimé sur la facture.
    Ne pas déplacer
    Cochez cette case pour indiquer que la réservation client ne doit pas être déplacée sur une autre chambre.
    Code Motif pour Ne pas déplacer
    Indiquez le code au cas où vous cochez la case Ne pas déplacer. Si la case REQUIREDONOTMOVEREASON est cochée dans l'écran Paramètre d'hôtel, vous devez indiquer le code Motif pour appliquer la réglementation ne pas déplacer à la réservation client.
    Statut de taxe
    Indiquez le statut de taxe du client. Si un groupe ou un profil (client, organisation ou agence de réservation) est ajouté au séjour des clients, le système mettra à jour le statut de taxe avec le statut de taxe du groupe ou du profil. Si un groupe ou plusieurs profils sont ajoutés, le statut de taxe du groupe ou du premier profil ajouté sera utilisé. Si une location longue durée est associée, le statut de taxe de la location longue durée sera utilisé. Si un statut de taxe est copié à partir d'un profil qui n'est pas valide pour l'hôtel, un message s'affiche indiquant que le statut de taxe doit être mis à jour avec un statut de taxe valide pour l'hôtel ou supprimé. Lorsque le statut de taxe est défini sur un séjour client, le système ne le mettra pas à jour. Si la réservation est pour la chambre virtuelle, le statut de taxe est mis à jour sur la base de la taxe applicable pour le bâtiment virtuel tel que configuré dans l'onglet Bâtiment de l'écran Configuration de l'hôtel .
    Devise du client
    Indiquez la devise du client. La valeur par défaut est déterminée par le paramètre de devise de la section Détails des opérations de la page Hôtel. Si le plan tarifaire n'est pas dans la devise d'hôtel, ce champ est désactivé et défini sur la devise du plan tarifaire par le système. Si le plan tarifaire est en devise d'hôtel, ce champ est activé et défini sur la devise d'hôtel par le système.
    Remarque : 
    • Si le paramètre d'hôtel SECONDCURRENCYSHOWN est sélectionné dans l'écran Paramètre, ce champ est défini sur le même type de devise.
    • Vous ne pouvez pas modifier cette valeur.
    Note de réservation
    Indiquez les remarques destinées au personnel du Front office au sujet de la réservation.
  4. Cliquez sur Vérifier disponibilité. La sélection du tarif et du type de chambre est temporairement suspendue et les champs suivants sont alimentés : Tarif moyen par nuit, Tarif total, Taux de taxe, Tarif total général, Total Expérience enrichie, Moyenne par nuit, Total, Taxes, Total Expérience enrichie, Frais totaux, Total paiements, Total général, Total client, Taxe client, Total client avec taxe, Motif du tarif et Segment de marché. Vous pouvez changer le segment du marché. Si le plan tarifaire change, le système ne modifie pas automatiquement le segment du marché.
  5. Sinon, cliquez sur Disponibilité d'élément de forfait pour afficher la disponibilité des éléments non associés à la chambre.
  6. Dans la section Détails alias de l'écran, indiquez les informations dont vous avez besoin. Les champs Source commerciale, Motif du séjour, Suivi et Code géographique existent également sur les réservations de groupe, les cardex Agence de réservation et les cardex Organisation et seront copiés sur les réservations associées. L'ordre de copie est contrôlé par le paramètre d'hôtel MARKETFILEDSCOPYORDER. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :
    Partenaire
    Le partenaire. La valeur par défaut est Hospitality Management Solution.
    Source commerciale
    Les champs Source commerciale et Segment de marché ne sont mis à jour que s'il n'y a pas de location longue durée associée. Vous pouvez changer le segment du marché sur l'enregistrement de séjour client. Si le plan tarifaire change, l'application ne modifie pas automatiquement le segment de marché. Si vous mettez à jour l'agence de réservation sur une réservation existante, l'application ne modifie pas le segment de marché.
    Segment de marché
    La définition du code Global Suivi, permet de classer le suivi sur la base du segment de marché. Plusieurs codes Suivi peuvent être regroupés dans une seule catégorie Segment de marché.
    Suivi
    Sélectionnez le code Suivi qui doit être associé à la réservation.
    Remarque : Vous pouvez créer et modifier les codes Suivi à l'aide de Créer code Suivi.
    Modèle de réservation
    Le code et la description du modèle de réservation existant ou nouveau. Vous pouvez également consulter les détails du modèle de réservation sélectionné à l'aide de l'option de détail Modèle de réservation .
    Remarque : 
    • Si le statut de réservation est défini sur Nouveau ou Réservé, l'application utilise par défaut les valeurs suivantes du modèle de réservation sélectionné :
      • Codes Modèle de réservation
      • Plan tarifaire
      • Suivi
      • Source commerciale
      • Source secondaire
      • Code VIP
      • Code Autorisation de points comp
    • En fonction du modèle de réservation sélectionné, ces informations sont également renseignées dans un écran HMS différent pour la réservation :
      • Les modèles de points comp sont ajoutés à l'écran Configuration de points comp .
      • Les modèles de transfert automatique sont ajoutés à l'onglet Transfert automatique de l'écran Séjour client .
      • Les éléments et les offres groupées d'options additionnelles sont ajoutés à l'écran Options additionnelles.
      • Tous les coupons ou pages Coupon sont ajoutés à l'onglet Coupon de l'écran Séjour client .
      • L'application doit valider le code Autorisation utilisé pour la configuration de points comp avec les autorisateurs approuvés pour le cardex Facturation de l'offre. Si le code Autorisation est vérifié, le champ Autorisateur points comp est alimenté dans l'écran Séjour client . Néanmoins, lorsqu'une offre est sélectionnée pour Pechanga, le code Autorisation n'est pas obligatoire car le département de points comp est alimenté en fonction du type de points comp.
    • L'application affiche le message Le modèle de réservation n'est pas disponible pour les dates de séjour de la réservation., si la date de réservation ne correspond pas au modèle de réservation.
    • L'utilisateur est autorisé à modifier ou ajouter de nouveaux points comp, coupons ou options supplémentaires associés au modèle de réservation d'origine, et peut enregistrer ces nouvelles données sur l'écran Séjour client
    • Si le modèle de réservation est associé à une commodité, les détails de la commodité sont utilisés par défaut dans l'onglet Commodité.
    Code Offre
    La valeur d'identification unique du modèle de réservation ou du modèle de points comp.
    Remarque : Pour la réservation créée, si le code Offre indiqué n'a aucun point comp associé, l'application crée l'enregistrement de configuration de points comp.
  7. Dans la section Associations, indiquez les informations suivantes :
    Organisation
    Indiquez le profil de l'organisation
    Groupe
    Indiquez le profil du groupe. Le champ Date d'arrivée est défini sur la date de début du groupe si un groupe est sélectionné dans la consultation.
    Type de règle de transfert auto. groupe
    Indiquez le type de règle de transfert automatique de groupe.
    Compte débiteur
    Indiquez le compte débiteur. Si vous ajoutez une organisation ou une agence de réservation liée à un compte débiteur, le système ajoute automatiquement le compte débiteur. Les champs Statut du compte débiteur et Formalités administratives obligatoires sont automatiquement alimentés par la sélection du compte débiteur. Si vous cliquez sur Créer compte débiteur, une fenêtre pop-up Créer compte débiteur s'affiche. Indiquez les informations dont vous avez besoin pour créer un nouveau compte débiteur. Un compte débiteur est créé avec la case Approbation requise cochée. Le numéro de compte débiteur s'affiche dans le champ Numéro de compte débiteur.
    Référence de facturation
    Indiquez la référence de facturation.
    Location longue durée
    Indiquez la location longue durée.
    Agence de réservation principale
    Indiquez l'agence de réservation principale pour la réservation client. Le champ Contrat d'agence de réservation est alimenté automatiquement par la sélection de l'agence de réservation principale.
    Pourcentage de commission
    Indiquez le pourcentage du revenu client à verser à l'agence de réservation principale pour le séjour client au besoin. Les commissions et pourcentages de commission sont établis pour les agences de réservation sur l'écran Cardex Agence de réservation. Si l'option Commission à payer est sélectionnée et qu'un pourcentage de commission est indiqué sur le profil de l'agence de réservation, le pourcentage de commission est alimenté automatiquement.
    Numéro IATA
    Le numéro de l'Association internationale de transport aérien (IATA) de l'agence de réservation principale. Cette valeur est remplie automatiquement si l'agence de réservation principale est indiquée.
    Montant forfaitaire de commission
    Indiquez le forfait de commission à verser à l'agence de réservation principale sur la base du séjour client. La valeur est automatiquement renseignée si le champ Forfait de commission de l'écran Cardex Agence de réservation contient une valeur.
    Remarque : Le pourcentage de commission et les valeurs de montant forfaitaire de commission sont extraites par défaut à partir de l'écran Plan tarifaire.
    Nom de réservation associée
    Ce champ affiche le nom du client qui est le coordinateur de réservation associé. Le nom du coordinateur de réservation associée est affiché pour chaque réservation faisant partie de l'ensemble des réservations associées. Vous pouvez modifier le nom de réservation associée pour qu'il soit plus descriptif, comme par exemple Réunion de famille Dupont. La consultation Réservation associée est toujours désactivée. La consultation est à titre informatif seulement et vous ne pouvez pas l'utiliser pour ajouter une réservation associée. Si vous annulez ou rétablissez une réservation associée, la réservation reste marquée comme associée. De même, si la réservation du coordinateur est annulée ou rétablie, la réservation est toujours marquée comme coordinateur.
  8. Dans la section Agences de réservation supplémentaires, indiquez les informations suivantes :
    Agence de réservation
    Indiquez jusqu'à deux agences de réservation supplémentaires associées au séjour client.
    Remarque : 

    Le paramètre d'hôtel EXTERNALTALOOKUP doit être sélectionné pour activer l'option de consultation Agence de réservation externe.

    Intervalle de dates commission
    Cliquez sur cette option pour accéder à l'écran Intervalle de dates de commission. Les données liées à la réservation client avec des changements de commission pour le séjour s'affichent. Les enregistrements fournissent des détails sur le pourcentage et le montant de commission pour les changements de commission.
    Remarque : Cette option s'affiche si le pourcentage de commission et/ou le montant forfaitaire sont disponibles pour le séjour client ou la réservation de groupe.
    Pourcentage de commission
    Indiquez le pourcentage du revenu client à verser à l'agence de réservation supplémentaire pour le séjour client au besoin. Les commissions et pourcentages de commission sont établis pour les agences de réservation sur l'écran Cardex Agence de réservation. Si l'option Commission à payer est sélectionnée et qu'un pourcentage de commission est indiqué sur le profil de l'agence de réservation, le pourcentage de commission est alimenté automatiquement.
    Montant forfaitaire de commission
    Indiquez le forfait de commission à verser à l'agence de réservation supplémentaire sur la base du séjour client.
    Remarque : Le numéro International Air Transport Association (IATA) de l'agence de réservation est rempli automatiquement si l'agence de réservation est indiquée. Le Pourcentage de commission d'agence de réservation principale ou le Montant forfaitaire sont remplis sur la base des valeurs de la commission du plan tarifaire.
  9. Dans la section Client, indiquez les informations suivantes :
    1. Indiquez l'appelant.
    2. Cliquez sur Recherche client pour trouver un cardex Client existant au besoin. Si un enregistrement client existant est trouvé, la section Client est alimentée avec les informations existantes pour le client. S'il n'est pas trouvé, indiquez ce qui suit :
      Recherche de membre de fidélité externe
      Sélectionnez le membre de fidélité pour récupérer les détails du client.
      Nuitées de fidélité - annuel
      Le nombre de nuits durant lequel le client est resté pour le plan tarifaire dans l'année calendaire actuelle.
      Numéro personnel
      Le numéro d'identification unique du client.
      Nuitées de fidélité réservées
      Le nombre de nuits que le client a réservé pour des nuits futures dans l'année calendaire.
      Total nuités de fidélité
      Le nombre total de nuitées qui est la somme des nuitées de fidélité et de nuitées de fidélité réservées annuelles.
      Remarque : 
      • L'application renseigne ces valeurs si :
        1. Une valeur est indiquée pour le paramètre d'hôtel LOYALTYMEMBERRATEPLAN.
        2. Le plan tarifaire associé à la réservation est la même que la valeur du paramètre.
      • Pour calculer les dates de séjour, les réservations avec le statut Interne ou Départ – note réglée sont prises en compte. La date de séjour doit être identique ou postérieure à la date d'hôtel actuelle.
      Autre prénom
      Indiquez un prénom alternatif du client.
      Autre 2è prénom
      Indiquez un 2e prénom alternatif du client.
      Autre nom de famille
      Indiquez un nom de famille alternatif du client.
      Autre nom
      Indiquez un titre alternatif du client.
      Autre suffixe
      Indiquez un suffixe alternatif du client.
      Folio via e-mail auto
      Cochez cette case pour envoyer automatiquement le folio au client lors de la génération du folio. Si la case Folio via e-mail auto est cochée, l'adresse e-mail est obligatoire.
      Niveau VIP
      Le niveau VIP du client.
      Remarque : 

      Si le niveau VIP est associé à une commodité, les détails de commodité sont utilisés par défaut dans l'onglet Commodité.

      Langue
      Indiquez la langue du client.
      Sexe
      Indiquez le sexe du client.
      Numéro de fidélité
      Cliquez sur l'icône Recherche Membre fidélité. L'écran Recherche de membres fidélité s'affiche. Indiquez les informations suivantes :
      • Numéro de fidélité
      • Date de naissance
      • Prénom
      • Nom
      Cliquez sur Rechercher pour afficher les détails d'enregistrement disponibles. Sélectionnez l'enregistrement et cliquez sur OK. L'application renseigne les éléments suivants :
      • Numéro de fidélité
      • Niveau de fidélité
      Code
      Indiquez le document d'identification fourni.
      Créer profils inactifs
      Ce champ est défini lors de la création d'une réservation pour un groupe qui a l'option cochée et ne peut pas être modifiée.
      Service
      Indiquez la branche des forces armées auxquelles appartient le client. Par exemple, Armée de l'Air, Marine, Armée, etc. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
      Grade
      Indiquez le grade du client. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
      Niveau de solde
      Indiquez le niveau de solde du client. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
      Classement
      Indiquez le classement client. Les clients sont limités aux types de chambres de leur classement. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
      Niveau de fidélité
      Indiquez le niveau de fidélité du client.
      Véhicule
      Indiquez si le client dispose d'un véhicule.
      Inscription de joueur
      Cliquez sur Inscription de joueur pour inscrire le joueur de casino dans le système de gestion de casino (CMS) en envoyant un message avec les détails du profil. Si le profil pour ce joueur n'existe pas encore dans HMS, le profil est créé par le système lorsque le numéro de joueur est renvoyé par CMS.
      N° joueur
      Numéro d'identification du joueur tel qu'attribué par un système intégré de gestion de casino.
      Classement de joueur
      Indiquez le rang du joueur. Si la case du paramètre d'hôtel CMSINTG est cochée, l'intégration du système de gestion de casino (CMS) est activée. Si le CMS (système de gestion de casino) est activé, les tarifs sont chiffrés par le système sur la base du code Rang du joueur.
      Remarque : 

      Si le rang du joueur est associé à une commodité, les détails de la commodité sont utilisés par défaut dans l'onglet Commodité.

      Niveau de carte de joueur
      Le niveau associé au joueur. La valeur par défaut est définie avec la valeur indiquée dans le champ Calculateur de points comp basée sur l'interface du partenaire ou du client préconfiguré.
      Heure de préparation pour la nuit
      Indiquez le délai nécessaire à l'organisation du service de préparation pour la nuit pour la chambre du client. Une préparation pour la nuit est un service de housekeeping qui implique généralement le remplacement du linge de salle de bains sale et la préparation du lit pour la nuit.
      Délai de nettoyage
      Indiquez une heure précise de nettoyage de la chambre du client par le housekeeping.
      Code Taxe
      Indiquez le numéro d'identification fiscale du client. Les fonctionnalités de facturation de taxe sont activées ou désactivées pour les hôtels sur la base de la valeur du paramètre d'hôtel TAXINV. Pour des informations sur TAXINV, consultez

      Paramètres d'hôtel. Pour des informations sur la facturation de taxe, Factures de taxe.

      Code Twitter, Code Facebook, Code Trip Advisor, Code Booking.com
      Indiquez le code Médias sociaux du client.

      Reportez-vous à A propos des champs Médias sociaux.

      Image client
      L'image client est utilisée par défaut pour le cardex Client généré automatiquement à partir de l'écran Cardex Client. Utilisez le bouton Mise à jour d'image disponible dans l'écran cardex Client pour télécharger une image pour le cardex Client.
      NRG
      Si cette case est cochée, alors le client est identifié comme Client Non Enregistré pour l'hôtel. NRG est utilisé comme préfixe avant le nom du client.
      Remarque : 
      • Les informations liées à ce client ne sont pas divulguées.
      • L'application vous invite à confirmer la création d'un client NRG quand la case est initialement cochée, puis qu'une sauvegarde est effectuée.
      VIP spécial
      Si cette case est cochée, le client principal est désigné comme un VIP spécial.
      Code Partenaire de facturation électronique
      Un code d'identification unique identifiant le partenaire de facturation électronique.
      Codice Fiscale
      Un numéro d'identification unique pour le client d'Italie.
      Remarque : Cette valeur est renseignée par défaut dans le champ Code Taxe dans l'onglet Facturation de taxe.
      J'accepte le marketing par e-mail
      Si cette case est cochée, les offres marketing sont envoyées par e-mail au client.
      Hôte VIP spécial
      Sélectionnez le code Hôte VIP spécial pour afficher les détails du client VIP spécial. Cette valeur est renseignée par défaut avec la valeur définie dans le champ Autorisation VIP dans l'écran Utilisateurs.
      Remarque : 
      1. L'utilisateur est autorisé à afficher les détails de l'enregistrement pour le client VIP spécial (sur la base de ces configurations) :
        • Le paramètre d'hôtel VIP spécial est sélectionné dans l'écran Paramètre d'hôtel.
        • La case VIP spécial de l'enregistrement Séjour client doit être cochée pour au moins un enregistrement.
        • L'autorisation VIP spécial doit être définie sur Oui dans l'écran Groupe d'utilisateurs.
        • L'autorisation VIP spécial doit être définie sur Hôte et l'utilisateur est l'hôte VIP spécial configuré dans l'enregistrement client sélectionné.
      2. L'utilisateur n'est pas autorisé à afficher les détails de l'enregistrement pour le client VIP spécial :
        • L'autorisation VIP spécial doit être définie sur Non dans l'écran Groupe d'utilisateurs.
        • L'autorisation VIP spécial doit être définie sur Hôte mais l'utilisateur n'est pas l'hôte VIP spécial configuré dans l'enregistrement client sélectionné.
        • L'autorisation VIP spécial n'est pas définie dans l'écran Groupe d'utilisateurs.
      3. Le Mode Fractionné et Enregistrement sont masqués pour les réservations client si un utilisateur n'est pas autorisé à afficher le profil.
      4. Ces champs de détails client s'affichent comme "*****" si l'utilisateur n'a pas d'autorisation VIP spécial.
      Accepté par client
      Cochez ces cases sur la base du consentement du client sur la carte d'enregistrement.
      Remarque : Les informations de réservation existantes associées au code Cardex Client sont mises à jour si le statut du client est Réservé, Pré-enregistré, Interne ou Liste d'attente.
  10. Dans la section Garantie, indiquez les informations suivantes :
    Remarque : Lorsque les paramètres d'hôtel ADTAXINV et DEPSIST sont sélectionnés, cliquez sur l'icône Acompte à côté du champ Acompte reçu pour afficher l'onglet Compte – Acompte. Après un paiement réussi, l'application affiche l'écran Distribution d'acompte. Reportez-vous à Attribution des acomptes.
    Type de garantie
    Indiquez le type de garantie. La sélection du type de garantie alimente automatiquement la date d'échéance d'acompte et le montant d'acompte. L'acompte reçu est renseigné par le montant de l'acompte reçu par l'hôtel.
    Remarque : 
    • Pour poster un acompte, le type de garantie doit être défini sur Acompte.
      • L'utilisateur doit également avoir la politique de réservation définie et appliquée comme acompte.
    • Pour générer la facture à partir de l'onglet Acompte, vous devez sélectionner l'option Afficher facture dans le menu Action. La fonctionnalité de facturation de taxe doit être activée pour l'hôtel et le paramètre d'hôtel TAXINVATPAYMENT doit être sélectionné.

    Le système utilise le taux de change actuel pour convertir le montant en devise étrangère en montant en devise de l'hôtel pour le calcul de l'acompte.

    Si le taux de change est verrouillé, le système utilise le taux de change verrouillé pour convertir le montant en devise étrangère en montant en devise de l'hôtel pour faciliter le recouvrement de l'acompte.

    Si un groupe, une organisation, un agent de réservation ou une location longue durée est associé tout en ayant un type de garantie défini, le type de garantie est défini sur la base de l'ordre de priorité : Location longue durée, Groupe (Garantie du participant), Organisation, Agent de réservation.

    Transactions de carte
    Si le paramètre d'hôtel CARDTRANS est activé, le bouton Transactions de carte s'affiche. Cliquez sur Transactions de carte pour afficher les informations de paiement associées à la carte.
    Type de carte
    Indiquez le type de carte. Cliquez sur Rechercher pour rechercher une carte de crédit existante associée au client. Si une carte de crédit existante est trouvée, les champs Numéro de carte, Date d'expiration, Nom sur la carte et Propriétaire sont alimentés automatiquement. S'il n'est pas trouvé, indiquez ce qui suit :
    Enregistrer dans profil
    A sélectionner pour enregistrer les informations de carte de garantie sur l'onglet Cardex Facturation de l'écran Cardex Client.
    Remarque : 
    • Cliquez sur Rechercher pour faire une sélection parmi les cartes de crédit existantes associées au client. Cliquez sur Modifier pour modifier les informations de garantie actuelles. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau pour saisir une nouvelle carte de crédit comme méthode de garantie.
    • Pour poster un acompte, les politiques d'acompte et de frais d'annulation doivent être définies et appliquées au plan tarifaire. Lorsque toutes les valeurs requises sont indiquées, cliquez sur Poster acompte pour enregistrer la réservation.
  11. Dans la section Règlement, indiquez les informations suivantes :
    Remarque : Si une carte de crédit de garantie existe, cliquez sur Copier de garantie. Les détails de carte de règlement sont alimentés par la carte de crédit de garantie.
    Type de règlement
    Indiquez le type de règlement.
    Enregistrer dans profil
    Si cette case est cochée, les informations de règlement sont enregistrées dans l'onglet Cardex Facturation de l'écran Cardex Client.
    Ne pas poster
    Si cette case n'est pas cochée, tous les postings de n'importe quelle source, tels que les boutiques d'interface, le posting directement sur le folio, le posting rapide, les transferts automatiques et de fin de journée sont autorisés.
    Si la case est cochée, les postings suivants sont autorisés :
    • Posting directement sur le folio
    • Posting par fin de journée.
    Poster tous les frais
    Si cette case est cochée, vous pouvez poster tous les frais futurs au compte client. Cette case à cocher est affichée lorsque le paramètre ALLOWADVANCECHARGEPOSTING est activé.
  12. Cliquez sur Sauvegarder enregistrement. Le numéro de confirmation est affecté et le statut est mis à jour sur Réservé. Un certain nombre d'icônes s'affichent également dans l'en-tête du séjour client et fournissent des informations sur le client. Elles vous permettent d'accéder à des fonctionnalités et fonctions système supplémentaires associées au client. S'il y a un problème empêchant l'enregistrement de la réservation client, un message indiquant le motif s'affiche dans la barre de message. Cliquez sur le bouton approprié pour fermer la barre de message et résoudre le problème avant de continuer.
    Remarque : 
    • Si vous créez une réservation pour un client walk-in et souhaitez :
    • Vous pouvez utiliser les options dans Activités (Action) pour accéder aux écrans d'activités associées :
      • Réserver activité : Pour accéder à l'écran Réserver une activité
      • Liste d'activité : Pour accéder à l'écran Liste de réservation d'activité
      • Vue Calendrier : Pour accéder à l'écran Calendrier de réservation d'activité
      • Consultation d'activité : Pour accéder à l'écran Consultation d'activité