Autorisations de carte de paiement
Vous pouvez utiliser l'onglet Autorisation de paiement pour afficher les autorisations existantes ou ajouter manuellement des autorisations. Les demandes d'autorisation de carte de paiement sont effectuées lorsqu'on procède à l'arrivée d'un séjour client avec un type de règlement par carte de crédit ou lorsqu'un paiement est effectué à l'aide d'une carte de crédit pour laquelle aucune autorisation préalable n'existe. Vous pouvez saisir manuellement les détails de la carte (l'utilisateur appelle la banque ou le processeur et obtient un numéro d'autorisation) ou utiliser un lecteur de carte pour traiter électroniquement les informations de la carte de crédit sur un processeur de carte de crédit. Les informations de la carte sont validée auprès de la banque. Si les détails de la carte et le montant qui est indiqué dans le champ Montant sont approuvés par la banque, un code Approbation est affiché par le système.
L'application proposera un montant d'autorisation en déterminant quel sera le montant du paiement anticipé lors du départ du client. Pour calculer cela, les applications se pencheront sur les règles paramétrées par l'hôtel dans la section Autorisation de carte de crédit de l'écran Configuration de l'hôtel, puis elles examineront les enregistrements de séjour client à la recherche d'instructions de transfert ou d'instructions d'exonération fiscale. Le montant de l'autorisation sera calculé pour un maximum de 7 jours, sauf si le paramètre d'installation PRAUTHD de votre hôtel contient un nombre de jours indiqué. La seule exception à cela est que si le client est sur un forfait, l'ensemble du montant du forfait sera autorisé. Le processus Autorisation de carte de crédit par incrément peut être exécuté manuellement ou ajouté comme un traitement de fin de journée supplémentaire pour examiner les soldes de folio par rapport au montant autorisé total (moins les transferts, les exonérations fiscales) et recherchera une autorisation supplémentaire sur les clients si nécessaire.
Le cycle de vie d'une transaction par carte commence lorsque la demande initiale d'autorisation de carte est envoyée. Pour une carte donnée, le montant autorisé initialement est en statut Ouvert pour la durée d'obtention de l'approbation d'origine et avant le règlement définitif. Le solde d'un compte peut être comparé à l'ensemble de ses autorisations ouvertes afin de déterminer si le compte est suffisamment créditeur pour les frais courants. Après posting d'un règlement par carte de crédit sur un compte, toutes les autorisations ouvertes, les autorisations initiale et incrémentielle sont définies comme utilisées. Cela est vrai même si le montant du paiement est inférieur au montant autorisé, par exemple, le client a une autorisation suffisante et un paiement par carte de crédit est effectué au folio, ce qui met fin au cycle de vie de la transaction. Si le client a encore un solde sur son compte ou ne part pas aujourd'hui, un nouveau cycle de vie de transaction doit commencer.
La durée pendant laquelle une autorisation est valide est déterminée par l'émetteur de la carte ou la banque marchande, et non par le type de carte ou le processeur. La seule façon d'annuler ou de retourner l'autorisation (déblocage de fonds) est de faire un paiement par rapport à la carte autorisée, ou jusqu'à ce que la période de détention de cette autorisation soit écoulée.
Types de transaction par carte :
- Autorisation uniquement : Lorsque la demande d'autorisation uniquement est envoyée par l'hôtel, les banques émettrices de cartes génèrent et renvoient un numéro de suivi qui est valable pour cette demande d'autorisation uniquement. Ce numéro de suivi est utilisé jusqu'à ce que le client parte et un qu'un paiement soit effectué à l'aide de la carte autorisée.
- Autorisation incrémentielle : Une autorisation incrémentielle est demandée lorsque le montant du paiement final pendant le départ ou le paiement final anticipé pour une prolongation de séjour est supérieur au montant total autorisé d'origine. Les informations de suivi générées initialement lors de la demande d'autorisation uniquement initiale, doivent être présentées au centre de traitement des cartes lorsque la demande d'autorisation incrémentielle est effectuée.
- Vente préalablement autorisée : La vente préalablement autorisée enregistre une transaction finalisée. Cette transaction met fin au cycle de vie des transactions par carte. La transaction de vente préalablement autorisée est effectuée pendant les procédures de fin de journée ou lorsque le client effectue un paiement. Effectuer cette opération indique que le montant final est connu et que le règlement peut être effectué. Après achèvement de la vente préalablement autorisée, les détails de la vente sont imprimés sur le relevé de facturation du titulaire de la carte. Lorsque la transaction de vente préalablement autorisée est effectuée, toutes les informations de suivi, données professionnelles, montants d'autorisation et le montant final doivent être envoyés au centre de traitement des cartes.
- Transactions de retour : La transaction par carte de type Retour est utilisée pour générer un remboursement sur le compte de carte de crédit d'un client. Après règlement de la transaction de retour, la transaction est imprimée sur le relevé de facturation du titulaire de la carte, sous forme de crédit. Le type de transaction Retour ne nécessite pas d'approbation du processeur.
- Transaction de vente : La transaction de vente, en une seule étape, autorise et enregistre la transaction de règlement. Une transaction de vente est utilisée lorsque le montant définitif est connu et l'autorisation nécessaire, comme dans les scénarios suivants :
- Paiement anticipé ou acompte avant l'arrivée du client.
- Frais retardés après les départs client
- Frais de défection. Lorsque le client n'arrive pas le jour de la réservation, un hôtel peut percevoir des frais de No show.
- Si le client part et qu'aucune transaction d'autorisation précédente n'existe, mais que des transactions existent sur le folio et qu'une carte de crédit a été utilisée au moment du départ.