Ajout d'acompte au compte client

Vous pouvez utiliser le menu Compte pour poster et suivre les paiements d'acompte qui sont effectués pour un compte client. Tous les paiements d'acompte qui sont effectués pour un compte, sont enregistrés dans le compte hors commission de type Acompte. Vous pouvez imprimer un reçu pour l'acompte qui est posté au compte. Dans les cas où la devise du client n'est pas celle de l'hôtel, les montants sont renseignés sur la base du taux de change. Si le taux de change est verrouillé, le taux de change verrouillé est utilisé pour calculer les montants. Si le taux de change n'est pas verrouillé, le taux de change actuel est utilisé pour calculer différents comptes.

Remarque : Avant de pouvoir effectuer le paiement d'acompte pour un compte client :

Vous devez paramétrer le code Transaction pour acompte dans le menu Administration et lier le code à l'hôtel à l'aide du champ Acompte de la section Valeurs par défaut d'hôtel dans le menu Configuration de l'hôtel.
Vous devez également avoir un compte de type Acompte.
Si le paramètre d'hôtel TAXINVATPAYMENT est activé, la fenêtre pop-up Génération de facture est invoquée par le système pour vous demander de générer la facture de paiement.

Lorsque le processus d'arrivée d'un client est effectué, l'acompte est transféré du compte hors commission au folio client.

Voici les points importants relatifs au posting du montant de l'acompte à un compte client :

Le type d'activité Acompte est applicable uniquement lorsque le statut du compte client est En attente.
Le type d'activité Remboursement et Perte est applicable lorsque le statut du compte client est En attente, Actif(ve) ou Fermé.
Une fenêtre Approuver paiement en espèces élevé s'affiche et vous devez indiquer le code Utilisateur et le mot de passe du responsable (ou personne approuvée). Cette fenêtre s'affiche lorsque le montant de posting dépasse le seuil de paiement en espèces élevé. Vous pouvez définir le seuil de paiement en espèces élevé dans le paramètre d'hôtel ANTIMONEYLAUNDERING. Vous pouvez poster le paiement au folio à l'aide de l'option Soumettre.
Tous les champs de l'onglet Acompte sont désactivés en cas de réservation dont le statut est Liste d'attente.
L'option Afficher factures n'est disponible que lorsque le paramètre d'hôtel TAXINVATPAYMENT est activé.
D'après les exigences de la loi italienne, lorsque le montant de l'acompte dépasse 77,47 euro (sujet à modification), 2 euros supplémentaires sont postés en tant que droit de timbre. Ce processus nécessite :
- Le type de revenu pour le code Transaction de droit de timbre doit être défini sur Aucun.
- Le paramètre d'hôtel ITALYDEPOSIT doit avoir un texte avec une référence au code Transaction.
Si le paramètre d'hôtel FORCETAXINVONPAYMENT est sélectionné :
- Le payeur et les données liées sont par défaut dans la section Payeur de l'écran Cardex Client sur la base du type de compte client sélectionné.
- L'utilisateur peut générer une facture en même temps qu'un paiement/un règlement est posté. La facture est générée à l'aide de l'écran Facture qui est invoqué.
Paiements intermédiaires – pour les pays tels que l'Autriche, l'Allemagne et la République tchèque, les paiements intermédiaires doivent être postés au folio client à l'aide de la méthode d'acompte. L'onglet Acompte s'affiche lorsque l'option Poster paiement intermédiaire est sélectionnée dans l'onglet Facturation de taxe.
- L'application poste l'acompte et imprime une facture ou un reçu de paiement basé sur la valeur indiquée dans le paramètre d'hôtel FISCAL. Les interfaces fiscales sont activées.
- L'acompte est transféré immédiatement du livre des acomptes à la main-courante et posté dans le folio du séjour client

Pour ajouter un acompte à un compte client :

Sélectionnez Front office > Compte.
Sélectionnez l'enregistrement du compte client auquel vous souhaitez poster la transaction d'acompte.
Cliquez sur l'onglet Acompte.
Dans la section Détails d'acompte, indiquez les informations suivantes :
Identifiant de référence

Le code installé par défaut par le système de gestion des hôtels et qui est utilisé pour identifier le compte. Dans le cas d'un compte client, l'identifiant de référence est le numéro de confirmation généré par le système de gestion des hôtels (PMS).

Activité
Le type de la transaction que vous souhaitez enregistrer dans le compte. Vous pouvez effectuer les types de posting suivants pour un compte :
- Acompte : L'activité de type Acompte augmente le montant total de l'acompte dans le compte hors commission.
- Remboursement : L'activité de type Remboursement diminue le montant total de l'acompte dans le compte hors commission. Le système calcule le montant qui est disponible pour le remboursement et remplit la valeur dans le champ Montant. Vous pouvez modifier le montant à rembourser.
- Perte : Le type d'activité Perte diminue le montant total de l'acompte dans le compte hors commission.
- Main-courante - A : Le type d'activité Main-courante - A augmente le solde actuel du livre des acomptes. Le solde du folio client est diminué (crédit sur le folio client) pour le compte client ou d'événement.
Remarque : Si vous sélectionnez l'activité de transaction Main-courante - A, les champs Compte et Folio sont activés.
Acompte associé

Sélectionnez l'acompte associé. L'acompte associé est requis pour traiter les activités de remboursement et de perte sur un compte.

Transaction

Sélectionnez le code Transaction qui doit être utilisé pour traiter l'option sélectionnée dans le champ Type d'activité.

Montant

Le montant qui doit être traité pour l'option sélectionnée dans le champ Type d'activité.

Montant frais

Le montant des règles relatives aux frais de carte de paiement qui peuvent s'appliquer.

Montant total

Le montant qui doit être traité pour l'option sélectionnée dans le champ Type d'activité.

Perte de la portion restante

Si vous cochez cette case, le montant restant après remboursement est perdu. Le montant n'est perdu que si le montant indiqué est inférieur au montant disponible pour le remboursement.

Transaction de perte
Sélectionnez le code Transaction utilisé pour abandonner l'acompte.
Remarque :
- Le code Abandon de transaction et le code Transaction d'acompte sont pris par défaut à partir de l'écran Configuration de l'hôtel.
- Ce champ est activé si le champ Activité est défini sur Remboursement et si la case Perte de la portion restante est cochée.
- Lorsque l'acompte est perdu, les données de perte s'affichent dans l'onglet Folio.
Sélectionnez le compte client. Le payeur et les données liées sont par défaut dans la section Payeur de l'écran Cardex Client si le paramètre d'hôtel FORCETAXINVONPAYMENT est sélectionné. Sinon, les champs sont désactivés.

Remarque :
L'option Afficher bloc réduit/Afficher bloc développé est sélectionnée dans le concepteur d'écran.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder l'enregistrement.
Remarque :
- Si la facturation de taxe est activée, vous serez invité à créer une facture de taxe. Pour plus d'informations, reportez-vous à Génération des factures de taxe.
- L'utilisateur peut générer une facture en même temps qu'un paiement/un règlement est posté si le paramètre d'hôtel FORCETAXINVONPAYMENT est sélectionné.
Sinon, cliquez sur Activer le lecteur de carte de crédit si l'interface de traitement de paiement électronique a été mise en place à l'hôtel. Reportez-vous à Traitement d'une carte de paiement à puce et NIP.

Remarque : Pour l'Allemagne, une valeur doit être spécifiée dans les paramètres d'hôtel ADVANCEPOSTINGLIMIT pour éviter un posting avancé après une période spécifique.