Walk-in

Utilisez l'écran Walk-in pour procéder à l'arrivée d'un client qui se présente à l'hôtel sans réservation. Vous pouvez accéder à la page Walk-in dans le menu suivant de l'application :

  • Sélectionnez Front office > Walk-in.
  • Sélectionnez Front office > Disponibilité > Disponibilité par type de chambre et par tarif.
  • Sélectionnez Front office > Disponibilité > Disponibilité par plan tarifaire.
  • Sélectionnez Front office > Plan de chambre.

Pour créer la réservation d'un client walk-in :

  1. Dans la section Détails d'arrivée, indiquez les informations dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :
    Hôtel
    Indiquez l'hôtel dans lequel vous voulez créer la réservation client.
    Enfants
    Indiquez le nombre d'enfants entre 1-9 ans Le scénario dans lequel une seule catégorie enfant est active, le nombre d'enfants est enregistré dans le champ Enfants. Si plusieurs catégories enfant sont actives, chaque catégorie est un champ sur l'écran et le champ Enfants est renseigné par le total combiné de toutes les catégories.
    Adultes
    Le nombre d'adultes présents dans la réservation.
    Plan tarifaire
    Le code Plan tarifaire. Les informations sont affichées pour le type de chambre avec le plan tarifaire indiqué.
    Type de chambre
    Le type de chambre pour afficher les informations de disponibilité.
    Remarque : 
    • Le type de chambre doit être dans l'inventaire pour la durée du séjour client.
    • Vous devez sélectionner un type de chambre pour lequel la case Selon disponibilité n'est pas cochée dans l'écran Type de chambre.
    NIP chambre
    Le code qui permet au client d'accéder à la chambre. Le code est créé après la fin du processus de génération de clé et est affiché dans ce champ. Le code est imprimé sur la facture.
  2. Indiquez les informations dans la section Détails client dont vous avez besoin. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :
    Nom
    Le nom du client. Ce champ contient une consultation de liste des clients.
    Prénom
    Le prénom du client.
    Autre prénom
    Indiquez un prénom alternatif du client.
    Autre 2è prénom
    Indiquez un 2e prénom alternatif du client.
    Autre nom de famille
    Indiquez un nom de famille alternatif du client.
    Autre nom
    Indiquez un titre alternatif du client.
    Autre suffixe
    Indiquez un suffixe alternatif du client.
    Numéro personnel
    Le numéro d'identification unique du client.
    Remarque : La valeur est récupérée dans l'écran Cardex Client.
    Folio via e-mail auto

    Cochez cette case pour envoyer automatiquement le folio par e-mail au client lors de la génération du folio. Si la case Folio via e-mail auto est cochée, vous devez indiquer l'adresse e-mail. L'envoi de folio par e-mail inclut les factures de taxe sous forme de pièce jointe.

    Segment de marché
    Indiquez le segment de marché applicable au client.
    Partenaire
    Indiquez le canal. La valeur par défaut est Hospitality Management Solution.
    Source commerciale

    Indiquez la source commerciale. Vous pouvez créer les codes Source commerciale sur la page Gérer les codes Global.

    Code
    Indiquez le numéro sur le document d'identification fourni.
    Service
    Indiquez la branche des forces armées auxquelles appartient le client. Par exemple, Armée de l'Air, Marine, Armée. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
    Grade
    Indiquez le grade du client. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
    Niveau de solde
    Indiquez le niveau de solde du client. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
    Classement
    Indiquez le classement client. Les clients sont limités aux types de chambres de leur classement. Ce champ est utilisé uniquement par les militaires américains.
    NRG
    Si cette case est cochée, alors le client est identifié comme NRG (« Non Registered Guest », Client Non Enregistré) pour l'hôtel. Le client est enregistré à l'arrivée avec le préfixe NRG.
    Remarque : 
    • Si cette case est décochée, le préfixe NRG est retiré du cardex Client (intitulé du nom).
    • Les informations liées à ce client ne sont pas divulguées à aucun moment.
    • L'application affiche un message de confirmation pour l'accès au client NRG.
  3. Cliquez sur Affectation de chambre.

    Reportez-vous à Affectation d'une chambre client.

  4. Indiquez les détails de règlement. Consultez des détails complémentaires au sujet de ces champs :
    Type de règlement
    Le mode de règlement du paiement tel que espèces, chèque, carte de crédit, etc.
    Type de garantie
    La valeur est prise par défaut dans le paramètre d'hôtel WLKINGTD. Vous devez utiliser ce paramètre d'hôtel pour paramétrer le type de garantie.
    Ne pas poster
    Si cette case n'est pas cochée, tous les postings sont autorisés de n'importe quelle source, tels que les boutiques d'interface, le posting directement sur le folio, le posting rapide, les transferts automatiques et de fin de journée.
    Si la case est cochée, les postings suivants sont autorisés :
    • Posting directement sur le folio
    • Posting par fin de journée.
    Poster tous les frais
    Si cette case est cochée, vous pouvez poster tous les frais futurs au compte client. Cette case à cocher est affichée lorsque le paramètre ALLOWADVANCECHARGEPOSTING est activé.
    Enregistrer dans profil
    Si cette case est cochée, les informations de règlement sont enregistrées dans l'onglet Cardex Facturation de l'écran Cardex Client.
    Un panneau vert indique que les détails de règlement de folio sont spécifiés avec succès. Une page d'autorisation de paiement s'affiche après avoir cliqué sur Arrivée. Si un paiement par carte de crédit ou carte de débit est refusé, vous devez cliquer sur le bouton Règlement pour entamer un nouveau processus d'autorisation de paiement. Vous pouvez essuyer la carte ou saisir manuellement la carte ou les informations de règlement.
  5. Cliquez sur Arrivée pour procéder à l'arrivée du client à l'hôtel. Si le paramètre d'hôtel CKINPCKUPSTATUS est coché et si la chambre affectée a le statut de chambre Préparé, un message est affiché pour l'utilisateur qui indique que la chambre a un statut Préparé et inclut également la dernière date et heure auxquelles la chambre a été nettoyée. Après avoir cliqué sur Arrivée, le processus suivant est effectué par le système :
    • Autorisation de paiement
    • La carte d'enregistrement s'affiche. Imprimez ou exportez la carte d'enregistrement.
      Remarque : Vous devez générer une carte d'enregistrement pour le client pour terminer l'arrivée du client si l'option Carte d'enregistrement requise pr enreg. d'arrivée est sélectionnée pour votre hôtel comme faisant partie de la configuration de l'hôtel.

      Reportez-vous à Impression d'une carte d'enregistrement client.

    • La page Génération de clé s'affiche en montrant les détails client pour le client sélectionné.
      Remarque : Vous devez générer une clé pour le client pour terminer l'arrivée du client si l'option Génération de clé requise est sélectionnée pour votre hôtel comme faisant partie de la configuration de l'hôtel.

      Reportez-vous à Génération des clés de chambre.

  6. Sinon, utilisez Modifier séjour client pour saisir davantage d'informations sur le client ou pour faire une réservation.
  7. Facultativement, cliquez sur Préférences pour ajouter les préférences du client. Effectuez l'une de ces étapes, puis cliquez sur Fermer :
    • Ajoutez une préférence individuellement : Cliquez sur le bouton de recherche de préférence dans le champ Préférences et sélectionnez un code Préférence, puis cliquez sur OK. Si le code Préférence sélectionné comporte des descripteurs associés, le champ Descripteur est obligatoire et vous devez sélectionner un code Descripteur, puis vous pouvez éventuellement indiquer les détails de descripteur. Cliquez sur Enregistrer.
    • Ajoutez plusieurs préférences à la fois à l'aide de la fenêtre pop-up Sélectionner préférences : Cliquez sur le bouton Actions et sélectionnez l'option Sélectionner préférences. La fenêtre pop-up Sélectionner préférences s'affichera vous permettant de sélectionner une ou plusieurs préférences à la fois. Les codes Préférence avec des descripteurs associés afficheront une sélection pour chaque combinaison de préférence/descripteur. Cliquez sur Soumettre. Vous pouvez éventuellement indiquer les détails de descripteur pour une préférence en sélectionnant la ligne de préférence, puis en précisant les détails dans la section Détails de préférence et en cliquant sur Soumettre.
    Remarque : Cochez la case Enregistrer dans profil pour enregistrer la préférence dans le cardex Client. Cette option est disponible lors de l'ajout d'une préférence individuellement ou de l'ajout de plusieurs préférences à la fois. Lorsque la préférence est enregistrée dans le cardex Client, tous les réservations ou walk-in futurs utilisant le profil contiendront automatiquement la préférence.
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