Ajout d'un code Transaction d'hôtel

Les codes Transaction sont utilisés pour poster des transactions financières aux comptes liés à l'hôtel. Les codes Transaction peuvent représenter des frais (débits) en spécifiant le type de revenu ou des paiements/règlements (crédits) en spécifiant le type de paiement.

Pour ajouter un code Transaction d'hôtel :

Sélectionnez Administration > Hôtel > Paramétrage > Transactions > Codes Transaction.
Cliquez sur Nouvel enregistrement.
Indiquez les informations suivantes :

Code Transaction

Le code Transaction et la description.

Type de transaction

Le type de transaction. Le type de transaction comprend les transactions telles que le revenu restauration, le revenu chambre et la taxe. La description est remplie automatiquement sur la base de la valeur que vous sélectionnez.

Hôtel

L'hôtel auquel le code Transaction doit être lié.

Statut

Le statut du code Transaction. Vous ne pouvez poster des transactions que lorsque le statut du code est défini sur Actif(ve).
Dans la section Détails de code Transaction, indiquez les informations suivantes :
Compte G/L

Le grand livre général dans lequel la transaction doit être postée.

Valeur Fiskaltrust
Le code pour le mappage du code Transaction.
Remarque :

Il est basé sur la valeur indiquée dans le paramètre d'hôtel FISCAL.

Vous pouvez spécifier la position pour le fiskaltrust.
G/L groupé par

Le groupe du compte de grand livre général.

Ordre de tri du rapport

L'ordre sur la base duquel les codes Transaction doivent être triés et affichés sur le rapport. Tout code Transaction sans ordre de tri s'imprime dans l'ordre alphabétique, après les codes Transaction qui sont triés.

Niveau de posting

Le nombre qui représente le niveau d'autorisation pour le posting. Vous pouvez indiquer n'importe quel nombre entre 0 et 9. Le niveau de posting est défini sur un code Transaction et également sur le groupe d'utilisateurs. Cela garantit que les utilisateurs associés à un groupe d'utilisateurs spécifique ne peuvent poster que les codes Transaction pour lesquels le niveau de posting est égal ou inférieur au nombre sur l'écran Groupe d'utilisateurs. Si le niveau de posting sur le code Transaction est supérieur au nombre (0-9) sur le paramètre du groupe d'utilisateurs, les utilisateurs qui font partie de ce groupe d'utilisateurs ne peuvent pas poster ce code Transaction.

Montant par défaut

Le montant par défaut qui est facturé lorsque le code Transaction est posté aux comptes de l'hôtel.
Dans la section Détails de posting, indiquez les informations suivantes :
Type de revenu
Le type de revenu si le code Transaction doit être utilisé pour le posting des frais. Les options incluent Frais de banquet, Frais de boisson, Frais d'événement, Frais alimentaires, Autre frais, Frais de chambre, Frais de service, Frais de taxe et Pourboire. Si vous indiquez un type de revenu particulier pour le code Transaction, vous pouvez utiliser le code pour le posting des frais liés à ce type de revenu uniquement. Si vous indiquez un type de revenu, vous ne pouvez pas indiquer une valeur dans le champ Type de paiement.
Remarque :

Dans les rapports, si les frais de service sont considérés comme une taxe, vous devez sélectionner un type de revenu Taxe. Il n'est pas obligatoire de paramétrer toutes les autres configurations de taxe sur le code. Ce paramétrage permet aux rapports de récapituler les frais de service dans le revenu de taxe.

Dans les rapports, si les frais de service sont considérés comme un revenu, vous devez sélectionner un type de revenu Service. Il n'est pas obligatoire de paramétrer toutes les autres configurations de taxe sur le code. Ce paramétrage permet aux rapports de récapituler les frais comme frais de service.
Séjour fréquent

Cochez cette case pour indiquer que le code Transaction est lié aux programmes de récompenses pour client fréquent ou réservation fréquente honorés par l'hôtel. Ces codes accumulent les points-récompense pour ou pendant un séjour de client et peuvent être utilisés pour générer des rapports. Les exemples incluent des programmes de location longue durée et des programmes aériens et de l'hôtel ou de la chaîne hôtelière d'entreprise.

Transfert de facturation directe
Cochez la case pour indiquer que ce code Transaction est utilisé pour l'enregistrement direct dans les comptes débiteurs.
Remarque :

Si vous cochez la case, le champ Comptes débiteurs est désactivé.

Si vous cochez la case, le type de paiement doit être un transfert de facturation directe ou un transfert de facturation directe de location longue durée.
Type de paiement

Le type de paiement si le code Transaction doit être utilisé pour le posting des paiements/règlements. Les options de type de paiement peuvent inclure Acompte, Paiement en espèces, Chèque, Paiement par carte de crédit, Paiement par carte de débit, Transfert de facturation directe, Transfert de facturation directe de location longue durée, Processeur de paiement externe, Carte-cadeau et Remboursement. Si vous indiquez un type de paiement, vous ne pouvez pas indiquer une valeur dans le champ Type de revenus.
L'option de remboursement est un paiement négatif où le compte désigné est débité et un remboursement du client est effectué.

L'option Processeur de paiement externe est utilisée pour les codes Transaction servant à transférer les paiements par carte de crédit collectés par des systèmes tiers dans HMS. Les codes Transaction avec ce type de paiement sont ensuite définis dans le champ Code Posting externe pour le code Transaction du type de carte. Lorsque l'interface tente de transférer un paiement par carte de crédit, elle recherche le code Transaction pour le type de carte et utilise le code Transaction défini dans le champ Code Posting externe. Ces codes Transaction ne nécessitent pas de transaction monétaire du caissier car ils ne sont pas espèces, chèque ou crédit. Ceux-ci ne sont qu'un crédit.

Autoriser transfert de paiement

Cochez cette case pour indiquer que les transactions de paiement par carte de crédit sont applicables pour un type de paiement indiqué.
Remarque : Cette case à cocher est désactivée si le type de paiement est défini sur Transfert de paiement.

Code Transfert de paiement

Le code Transfert pour les transactions de paiement par carte de crédit. Le code Transfert doit être du type Transfert de paiement.
Remarque : Cette case à cocher est désactivée si le type de paiement est défini sur Transfert de paiement.

Groupement de revenus

La valeur si l'interface Libra est utilisée. Dans l'extrait de fin de journée, le système regroupe le revenu client à l'aide de trois valeurs et fournit trois nouveaux champs à Libra.

Département de transaction

Le département des transactions sur la base duquel les codes Transaction peuvent être classés. Les hôtels doivent créer des codes Département qui s'harmonisent avec les différents départements de l'hôtel, tels que Front Office, Restauration, Banquet, Concierge et ainsi de suite. Le département Transaction est utilisé dans la consultation de code Transaction dans les écrans Autorisateur de points comp et Modèles de points comp comme moyen facultatif de filtrer ou de rechercher des transactions concernant l'hôtel.

Autoriser annulation

Cochez cette case pour annuler une transaction.
Remarque : Cela permet d'annuler les frais entiers sur le folio.

Code Annuler

Le code utilisé pour annuler la transaction.
Remarque : Vous devez indiquer cette valeur si la case Autoriser annulation est cochée.

Non applicable aux points comp.

Cochez cette case pour indiquer les codes Transaction qui ne peuvent pas être convertis en points comp. Ces codes Transaction ne peuvent pas être convertis en points comp dans les écrans Configuration de folio Points comp ou Transactions de folio Points comp.

Type de commission
Le type de commission pour le code Transaction sur la base duquel le montant de la commission est calculé. Les options disponibles sont les suivantes :
- Commission : Le montant de la commission est constaté et doit être payé à l'agent de voyage lorsque la transaction est postée à un compte client.
- Commission/prépayé : Le montant de la commission est constaté et a déjà été payé à l'agent de voyage avant même l'enregistrement de la transaction dans le compte client.
- Prépayé : Le montant de la commission est déjà déduit par l'agent de voyage et doit être déduit du montant total de commission payable. Ce montant est déduit lorsque la transaction est enregistrée dans un compte client. Ceci est couramment utilisé lors du posting d'un acompte reçu d'un agent de voyage (pour le client), lorsque l'agent de voyage a déjà déduit la commission. Le compte client affiche le crédit pour la totalité du montant avancé.
Paiement d'attribution

Cochez cette case pour indiquer que le code Transaction est lié aux paiements d'attribution des programmes de récompenses pour client fréquent ou réservation fréquente honorés par l'hôtel.

Non autorisé pour règlement

Cochez la case pour indiquer que le code Transaction ne peut pas être utilisé pour poster un règlement à un sous-folio dans la fenêtre Règlement de compte.

Autoriser ajustements

Cochez la case pour indiquer que le code Transaction peut être ajusté pour annuler les frais qui ont été précédemment postés à un compte. Si la case est cochée, le champ Code Ajustement est activé et doit être indiqué.

Code Ajustement

Le code Ajustement. Le code Ajustement peut être le code Transaction lui-même, ou un code Transaction différent selon les pratiques comptables de l'hôtel. Le champ n'est activé que si vous sélectionnez l'option Autoriser ajustements.

Code Mesure compensatoire

Le code Mesure compensatoire pour les codes Transaction utilisés pour le posting des éléments du forfait. Il s'agit d'un champ obligatoire. Le code Mesure compensatoire est le code Transaction utilisé pour poster les éléments de forfait non consommés dans le folio comptable.

Payé

Si vous cochez cette case, vous pouvez utiliser le code Transaction pour enregistrer les transactions où l'hôtel a payé un montant au nom d'un client. Le caissier sort de l'argent de sa caisse enregistreuse pour payer une prestation au nom d'un client, par exemple des fleurs ou un taxi, et le poste au folio du client. Lorsqu'une transaction payée est postée à un folio, le montant dû par le client à l'hôtel augmente. La transaction payée inscrit une entrée de journal de caisse pour montrer que l'argent a été sorti de la caisse enregistreuse.
Code Posting externe

Le code Posting externe. Le code Posting externe est le code Transaction utilisé par les interfaces pour poster les acomptes dans HMS. Chaque type de carte de crédit à utiliser par les partenaires externes pour publier des dépôts dans HMS doit avoir un code de publication externe correspondant. Le type de paiement du code Posting externe doit être défini sur Processeur de paiement externe.

Taxe de séjour

Si vous cochez cette case, les taxes de séjour affichent cette transaction sur la base du code Définition de taxe de séjour du compte.

Utiliser pour type de frais inconnu

Si vous cochez cette case, vous pouvez utiliser le code Transaction pour enregistrer les transactions financières, lorsque des frais ne peuvent pas être classés dans les types de frais disponibles.

Ne pas poster

Sélectionnez cette option sur les codes Transaction qui sont utilisés comme types de règlement pour limiter le pouvoir d'achat du client. Lorsque ce code Transaction est sélectionné comme type de règlement, le champ Ne pas poster sur le compte est coché, ce qui empêche les boutiques de poster au compte.
Dans la section Détails de carte de crédit, indiquez les informations suivantes :

Transaction carte de crédit

La transaction pour laquelle vous devez utiliser la carte de crédit.

Numéro de téléphone marchand

Indiquez le numéro de téléphone du processeur de la carte de crédit.

Annuler les conditions minimales d'autorisation

Indiquez le seuil d'annulation d'autorisation.
Cochez la case Paiement non fiscalisé dans la section Champs définis par l'utilisateur lorsque la fiscalisation du paiement par facturation directe et par virement n'est pas obligatoire. Cette fonctionnalité est applicable uniquement pour l'interface fiscale de la République tchèque.
Dans la section Zones de posting autorisées, indiquez les informations suivantes :

Comptes débiteurs

Cochez la case pour utiliser le code Transaction pour le posting des frais engagés dans le compte débiteur.
Remarque : Si vous décochez la case, l'option Hôtel requis pour compte débiteur est désactivée.

Réservé

Cochez la case pour utiliser le code Transaction pour le posting des frais au cas où un client confirme la réservation.

Annulé

Cochez la case pour utiliser le code Transaction pour le posting des frais au cas où un client annule la réservation.

No show

Cochez la case pour utiliser le code Transaction pour le posting des frais au cas où un client est un No show, ce qui signifie que le client n'est pas arrivé à la date indiquée.

Interne

Cochez la case pour utiliser le code Transaction pour le posting des frais au cas où un client séjourne dans l'hôtel.

Départ - note réglée

Cochez la case pour utiliser le code Transaction pour le posting des frais au cas où un client est parti de l'hôtel.

Préenregistré

Cochez la case pour utiliser le code Transaction pour le posting des frais au cas où le statut du client est Pré-enregistré. Par exemple, un client peut utiliser la piscine tout en attendant l'affectation de la chambre

Système

Cochez la case si le système utilise le code Transaction pour poster les transactions financières.
Dans la section Autres informations, indiquez les informations suivantes :

Transaction de frais d'acompte par défaut

Le code Transaction de frais d'acompte qui enregistre les frais d'acompte.

Transaction de frais d'acompte

Si cette case est cochée, vous pouvez récupérer une liste des transactions de frais d'acompte.

Facture comme exonéré

Le système coche la case pour indiquer qu'aucun groupe fiscal n'est associé.

Application de taxe externe

Cochez la case pour indiquer que le total de la transaction de restauration sur la facture inclut le montant de la transaction. Cochez la case lorsque le montant de la transaction doit être inclus dans le total de restauration sur la facture pour le Brésil.

TVA

Si cette case est cochée, un code Transaction est déclaré comme taxe TVA.

Taxe municipale

Si cette case est cochée et que le paramètre TAXINVCITYTAXCOL est activé, la colonne Taxe municipale est ajoutée au rapport de facture standard.
Cliquez sur Sauvegarder enregistrement.