Vue d'ensemble Rapport Main-courante d'hôtel

Ce rapport répertorie toutes les sommes, au débit et au crédit, qui sont consignées dans les livres d'un hôtel Les informations sont réparties en différentes main-courantes du fait que certaines sommes sont classées comme acompte et indique les services non encore rendus, tandis que d'autres sommes concernent les frais encourus pendant un séjour client. Le rapport contient des détails sur les main-courantes suivantes :

Livre des acomptes : Un ensemble des comptes où un client verse un acompte avant l'enregistrement. L'hôtel enregistre un compte créditeur au client pour les services à rendre dans l'avenir. Le montant est ensuite retransféré dans le compte front-office du client, appelé folio après l'arrivée du client.
Main-courante : Recueil des comptes débiteurs pour les clients qui sont actuellement enregistrés
Comptes en attente : Recueil des frais sur facture directe qui sont transférés de la main-courante aux débiteurs divers et dont le statut est encore En attente.
Débiteurs divers : Recueil des comptes qui se rapportent aux clients non enregistrés.
Registre des garanties Les acomptes de location longue durée concernent les dépenses accessoires, la caution et le loyer. Les acomptes de location sont temporairement postés au registre des titres, puis transférés automatiquement aux comptes débiteurs. Les acomptes de location sont déclarés avec le livre de comptes débiteurs. Les acomptes de garantie sont transférés manuellement du registre des garanties aux comptes client, location longue durée ou débiteurs. Les acomptes de garantie qui ne sont pas transférés sont déclarés dans le registre des garanties. Les acomptes de dépenses accessoires sont postés au livre des acomptes et sont inscrits dans le livre des acomptes. Le livre des acomptes de location longue durée inclut des sous-totaux d'acompte. Le statut de la location longue durée peut être Lancé, Annulé, Provisoire, Définitif ou Terminé.

Afficher compte en attente comme acompte : Si vous cochez cette case, toutes les transactions de folio pour tous les types de compte dont le statut est En attente sont inscrites dans le livre des acomptes. Les hôtels qui n'utilisent pas la fonctionnalité d'acompte dans HMS peuvent utiliser cette fonctionnalité pour poster les paiements sur les folios client avant le départ et inscrire les paiements comme acompte sur les rapports de main-courante d'hôtel pour tous les types de compte en attente. Notez que le paiement s'affiche dans la section Main-courante si le rapport est exécuté à la date à laquelle le compte arrive. Le paiement ne s'affiche comme acompte que lorsque le rapport est exécuté pour les dates antérieures à la date d'arrivée.

Le rapport comprend le type de compte, le statut de compte, le nom, le numéro de confirmation, la chambre, le code de type de règlement, le compte débiteur, le code Réservation de groupe, la date d'arrivée, la date de départ et le solde. Le rapport récapitule ensuite les totaux de chaque livre, puis fournit un total général de tous les livres comptables.

Vous pouvez filtrer le rapport en indiquant l'hôtel. Vous pouvez éventuellement inclure uniquement des statuts client spécifiques, uniquement des statuts de compte débiteur spécifiques et des comptes avec soldes nuls. Vous pouvez exécuter le rapport en affichage récapitulatif ou en vue détaillée.

Voici quelques-uns des points importants qui sont à noter :

Récapitulatif de livre de comptes débiteurs : Si cette case est cochée, le rapport imprime le livre de comptes débiteurs et les sections Compte débiteur en attente en tant que récapitulatif malgré le fait que le reste du rapport est détaillé.
Le numéro de confirmation est le numéro de confirmation PMS, numéro de compte, numéro de confirmation ou le numéro IATA (ou code Agence de voyages).
La date d'arrivée est la date de début d'un compte dans le cas d'un compte non-client ou d'un compte sans valeur d'arrivée.
La date de départ est la date de fin d'un compte en cas de compte non-client ou de compte sans valeur de départ.
Lorsque l'option Périodes côtoyées gérées par location longue durée est sélectionnée dans l'écran Configuration de location longue durée, la date d'arrivée est la date de début côtoyée et la date de départ est la date de fin côtoyée +1.
Le solde est le champ sur l'écran Séjour client pour les comptes clients, le solde de folio sur l'onglet Folio d'un compte.
Si Inclure solde nul est sélectionné, le rapport comprend tous les statuts de compte au titre de chaque main-courante quel que soit le montant du solde du statut. Si la case est décochée, un statut de compte est affiché dans une main-courante, lorsque le revenu n'est pas égal à zéro. Si la case est décochée, et si tous les statuts de compte dans une main-courante sont nuls, le rapport affichera toujours le nom de la main-courante avec le total zéro.
Si le statut des frais d'entrée pour un enregistrement est En attente, les frais sont inclus dans les totaux du livre des comptes débiteurs en attente.
Si la date de posting sur les frais est antérieure à la date du rapport, les frais sont affichés et inclus dans les totaux du livre des comptes débiteurs.
Si la date de posting des frais est postérieure à la date du rapport, les frais sont en attente et sont inclus dans les totaux du livre des comptes débiteurs en attente.
Le numéro de chambre est uniquement pour le compte client.
Le rapport affiche le montant net et le montant de TVA du livre des dépôts et de la main-courante.

Les calculs suivants sont effectués :

Total pour main-courante = total récapitulatif de main-courante
Total Général = récapitulatif total de toutes les main-courantes