Génération des modèles de frais

Utilisez les modèles de frais périodiques de compte débiteur pour créer des modèles qui incluent les codes Transaction avec les règles de facturation appliquées. Si ces modèles sont associés à un compte débiteur, les transactions sont automatiquement facturées pendant le traitement de fin de journée ou manuellement par un utilisateur en se basant sur les règles de facturation appliquées. Chaque modèle affiche les montants de posting et les détails du cycle de facturation.

Pour créer un nouveau modèle :

  1. Sélectionnez Comptes débiteurs > Modèles de frais périodiques de compte débiteur.
  2. Cliquez sur l'onglet Enregistrement.
  3. Indiquez ou examinez ces informations dans l'onglet Enregistrement :
    Modèle
    Le nom du modèle. Il s'agit d'un champ obligatoire.
    Description
    La description fournie pour l'enregistrement de modèle nouvellement créé.
    Hôtel
    L'hôtel est défini par défaut avec celui qui est sélectionné.
  4. Vous pouvez définir le champ Appliquer règles de modèle à :
    • Appliquer automatiquement : Quand un compte débiteur est créé et dans le cas où le compte débiteur correspond au type de compte dans le modèle, les transactions configurées dans le modèle sont ajoutées automatiquement à l'onglet Frais périodiques du compte débiteur.
    • Appliquer manuellement : Le modèle doit être appliqué manuellement au compte débiteur.
    • Invite à appliquer : Quand un compte débiteur est créé et dans le cas où le compte débiteur correspond au type de compte dans le modèle, l'utilisateur est invité à appliquer les transactions configurées dans le modèle.
  5. Sélectionnez le type de compte que l'utilisateur veut créer. Valeurs possibles :
    • client
    • entreprise
    • compte personnel
  6. L'utilisateur peut définir le champ Statut sur Actif(ve) ou Inactif(ve). Il s'agit d'un champ obligatoire.
  7. Cliquez sur Actions.
    Remarque : 
    • Si les codes Transaction ne sont pas configurés ou s'il n'y a pas de codes Transaction avec un statut Actif(ve), le système affiche ceci : Message : « Aucune transaction configurée avec un statut actif, continuer ? Oui, Non ».
    • Si l'utilisateur sélectionne « Oui », l'écran Appliquer le modèle s'affiche.
    • Si l'utilisateur sélectionne « Non », l'utilisateur retourne à l'écran Modèle de frais périodiques.
  8. Dans la section Champs définis par l'utilisateur, l'utilisateur peut définir les différents champs en fonction des besoins. Par exemple, un champ de consultation avec code et description ou avec une entité.
  9. Dans la section Détails d'enregistrement, indiquez les informations suivantes :
    Mis à jour par
    Le nom d'utilisateur qui a mis à jour le modèle.
    Mis à jour le
    La date et l'heure de mise à jour du modèle.
    Créé par
    Le nom d'utilisateur qui a créé le modèle.
    Créé le
    La date et l'heure de création du modèle.
  10. Indiquez ou examinez ces informations dans la section Détails de transaction de l'onglet Codes Transaction :
    Type de frais

    Ce champ indique le type de paiement effectué pour la transaction. Vous pouvez définir le champ sur Charges financières ou Type de frais périodiques pour déterminer les calculs de type de paiement.

    Remarque : 
    1. Ce champ prend par défaut la valeur Frais périodiques.
    2. Si l'utilisateur sélectionne Charges financières, le champ Pourcentage est activé.
    Transaction
    Le champ code Transaction et la description.
    Montant
    Le montant qui est imputé au compte débiteur. La taxe facturable est calculée sur la base de ce montant.
    Pourcentage
    Ce champ est activé uniquement si le type de frais est défini sur Charges financières. Indique la méthode de calcul utilisée pour le montant qui est basé sur cette valeur.
    Remarque :  Ce champ est activé uniquement si le type de frais est défini sur Charges financières. Indique la méthode de calcul utilisée pour le montant qui est basé sur cette valeur.
    Date de début
    La date de début de la transaction. Cette date est le planning de date de début pour le type de frais utilisé dans le posting.
    Date de fin
    La date de fin de la transaction. Cette date est le dernier programme de date pour le type de frais utilisé dans le posting.
    Cycle de facturation
    Le cycle de facturation utilisé pour traiter les transactions pour une adhésion ou d'autres charges débiteur relatives correspondant au cycle de facturation défini.

    Vous pouvez définir le champ sur :

    • Jours
    • Mensuellement
    • Une fois
    • Hebdomadaire
    Remarque : 
    1. La valeur spécifiée détermine la date de début et la date de posting suivante.
    2. Si le cycle de facturation est défini sur Jours, vous pouvez saisir une valeur chiffrée représentant le nombre de jours entre les cycles de facturation.
    3. Si le cycle de facturation est défini sur Mensuel, seuls les champs Cycle de facturation mensuel/Mois sont activés. Vous pouvez définir plusieurs mois comme cycle de facturation dans le champ Cycle de facturation mensuelle.
    4. Si le cycle de facturation est défini sur Hebdomadaire, vous pouvez sélectionner n'importe quel jour de la semaine.
    5. Si le cycle de facturation est défini sur Une fois, tous les autres champs sont désactivés.
    6. Si la valeur du cycle de facturation est définie sur Une fois, alors le traitement de fin de journée définit la Date de posting suivant comme étant égale à la date de départ. Une fois que le posting a été effectué dans l'enregistrement avec cette valeur de cycle de facturation, la Date de posting suivant n'est pas mise à jour. Une fois que le posting est terminé, sans correspondre au posting de la Date de posting suivant originale, le processus met à jour les enregistrements avec un statut Inactif(ve).
    7. Si la valeur du cycle de facturation est définie sur Jours, alors le traitement de fin de journée définit la Date de posting suivant comme étant égale à la date de départ. Si la valeur du cycle de facturation était de 28, alors le processus prend en considération la date de départ comme première date de posting et la date de posting suivante est 28 jours plus tard.
    8. Si la valeur du cycle de facturation est définie sur Hebdomadaire, alors le processus calcule la Date de posting suivant initiale à partir du champ Date de départ. Si la valeur du cycle de facturation est définie sur Vendredi, alors le processus considère le vendredi à venir comme Date de posting suivant.
    9. Si la valeur du cycle de facturation est définie sur Mensuel, alors le processus calcule la Date de posting suivant initiale à partir du champ Date de départ et également pour l'option Cycle de facturation et Mois du cycle de facturation. Une fois que le premier posting est terminé, la date de posting suivant est basée sur le champ Date de fin.
    10. Si l'option du cycle de facturation est définie sur le début du mois et qu'un seul mois a été sélectionné, alors le processus détermine le premier jour du mois pour ce mois et cette année à partir de la date de départ.
    11. Si les Mois du cycle de facturation comportent une sélection de plusieurs mois, alors le processus considère d'abord les premiers mois à venir.
    12. Si l'option du cycle de facturation est le début du mois et que Tous les mois sont sélectionnés, alors le processus sélectionne le premier jour du mois suivant à partir de la date de départ et utilise cette date comme Date de posting suivant.
    Statut
    Le statut de la transaction.
    Remarque : Par défaut, le statut est toujours défini sur Actif.
    Inclure taxe
    Cochez cette case pour transférer la taxe associée à la transaction à transfert.
  11. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder l'enregistrement créé.