Módulo de actividad: resumen
La funcionalidad de HMS se ha mejorado para que sea compatible con Actividades. HMS puede funcionar como consolidador de actividades. HMS admite la interfaz HTNG SGI (itinerario de huésped único). HTNG SGI permite a los proveedores de actividades enviar actividades a HMS. Además, permite que HMS muestre una lista consolidada de actividades disponibles en la propiedad. La carta de confirmación incluye una lista de actividades, así como un informe con todas las actividades asociadas a la propiedad.
La gestión de actividades es complicada, y la mayoría de actividades las gestiona un sistema externo que se comunica con HMS a través de la interfaz de SGI. HMS ofrece un sencillo módulo de actividades que permite registrar y administrar actividades en HMS. Esta característica solo es adecuada para la programación de actividades sencillas y no permite programaciones o tarifas complejas. Las actividades externas son propiedad del sistema externo. HMS no puede modificar actividades externas. HMS no notifica a los sistemas externos sobre las actividades internas programadas en HMS.
Las actividades se pueden asociar a una estancia del huésped o a un perfil de huésped. Las pantallas Perfil de huésped, Estancia del huésped y Registrarse en hotel muestran un icono si hay actividades asociadas. En las pantallas Estancia del huésped y Perfil de huésped, el usuario puede abrir la pantalla Lista de reservas de actividad para ver una lista de todas las actividades. En la pantalla Lista de reservas de actividad, puede abrir la pantalla Reserva de actividad para reservar o modificar una actividad. Puede abrir una pantalla que muestre las reservas de actividad en una vista de Calendario.
Las actividades se configuran por propiedad. HMS gestiona tres entidades:
- Proveedor de actividades: es la entidad que gestiona las actividades. Por ejemplo, una tienda de alquiler de bicicletas o el spa son proveedores.
- Configuración de actividad: identifica la actividad genérica, como alquilar una bicicleta o recibir un masaje.
- Reserva de actividad: es la cita o la reserva en sí, como una cita para un masaje profundo a las 13:00 horas para María o el alquiler de una bicicleta el sábado por la tarde para Inés.
En HMS se pueden contabilizar los cargos de actividad tanto para las reservas de actividades internas como externas. La interfaz de SGI permite enviar tanto cargos como pagos a HMS. El requisito para permitir reservas de actividades en un perfil de huésped ha hecho que HMS incluya cuentas de perfil. El usuario puede crear una cuenta de perfil manualmente en la pantalla Perfil de huésped. Estas cuentas de perfil no se limitan a contabilizaciones de actividades, y pueden servir para diversos fines. Al añadir una reserva de actividad a un perfil de huésped, se crea una cuenta si no había ninguna antes. Debido al requisito de asociar las actividades con los elementos no relativos a la habitación, HMS ha añadido también Servicios extra y Perfil de huésped.
Proveedor de actividades: primero se ha configurado el proveedor de actividades. El campo Proveedor de actividad contiene información sobre cómo contactar con el proveedor de la actividad, y se define de manera predeterminada en la pantalla Configuración de actividad, aunque se puede anular en esta misma pantalla. Para la configuración de actividades externas, debe configurar un socio de Databridge para la interfaz de SGI y asociar un proveedor de actividad a dicho socio. El socio de Databridge debe admitir múltiples propiedades. Esta pantalla permite que el «interno» vea la información de contacto de propiedad y la información sobre cómo reservar la actividad.
Configuración de actividad: la pantalla Configuración de actividad incluye restricciones de programación, restricciones de tipo de huésped y tarifas. Las tarifas se pueden especificar por tipo de huésped, persona o actividad. Los tipos de huésped Actividad, Persona y Adulto deben mantenerse siempre activos. Los tipos de huésped adicionales se pueden activar y se les puede cambiar el nombre. Las restricciones de programación y tipo de huésped son únicamente informativas para actividades externas y no son obligatorias. Las tarifas de la configuración de actividades externas se pueden usar para estimar la tarifa en una reserva de actividad externa pendiente. La pantalla Configuración de actividad permite al usuario especificar los detalles sobre cómo reservar la actividad. Esto es importante para actividades externas. Si el huésped pide información sobre una actividad, el conserje debe proporcionarle información sobre cómo reservar la actividad con el proveedor externo, ya que no se puede reservar en HMS. La información puede consistir en un sitio web, un número de teléfono o una dirección de correo electrónico. La pantalla de reserva de actividad muestra información de la reserva y una parte del resto de información de configuración de la actividad. Se pueden configurar seguimientos para actividades internas.
Reservas de actividades: las reservas de actividades están relacionadas con la configuración de la actividad. Las reservas de actividades tienen la tarifa y la fecha y hora de la actividad. Para reservas de actividades internas, el usuario puede especificar recuentos por tipo de huésped. La interfaz SGI no es compatible con el tipo de huésped, y solo se proporciona un recuento del total de personas. El usuario también puede especificar una lista de participantes. La interfaz SGI también puede enviar una lista de participantes. HMS no realiza validaciones cruzadas de los participantes comprobándolas con los recuentos de tipos de huésped. Las reservas de actividades externas pueden incluir un vínculo a un sitio web que permita al huésped ver o modificar la reserva de actividad. Este vínculo se incluye en el mensaje de reserva de actividad de SGI.
Perfil/estancia del huésped: las pantallas Estancia del huésped, Registrarse en hotel y Perfil de huésped tienen un icono para indicar que son actividades. Estas pantallas también tienen un vínculo a la pantalla Lista de reservas de actividad. Para una estancia del huésped, la pantalla de lista incluye todas las actividades asociadas con la estancia del huésped y las actividades asociadas con los perfiles de huésped principales o adicionales. Durante el registro en el hotel, se avisa al usuario si hay actividades pendientes o sin reservar. Si las fechas de estancia del huésped se modifican, se avisa al usuario si hay actividades reservadas fuera de las nuevas fechas. En el caso de actividades externas, se envía un mensaje al proveedor acerca del cambio de fechas de la estancia. Si el usuario intenta cancelar la estancia del huésped, el sistema le avisará para que cancele automáticamente las actividades internas. El usuario puede no cancelar las actividades internas automáticamente y continuar con la cancelación de la estancia del huésped. Tendrá que revisar las reservas de actividad una a una. En el caso de actividades externas, el sistema externo recibe una notificación sobre la cancelación de la estancia del huésped. Las actividades se pueden incluir en la tarifa de paquete o los complementos por medio de un elemento no relativo a la habitación. Al añadir el paquete o el complemento, se crea una actividad pendiente (a la espera de reserva). HMS también ha añadido una característica de Upsell. Los elementos y actividades no relativos a la habitación pueden marcarse como aptos para Upsell. Al registrarse en el hotel, el sistema muestra una pantalla emergente de Upsell con las cinco mejores actividades y los cinco mejores elementos no relativos a la habitación que el huésped ha reservado anteriormente.