Creación de reservas de evento

Puede utilizar la ficha Reservas de evento para crear, cambiar, copiar y cancelar reservas de evento. Puede vincular las asociaciones a las reservas de evento, pero solo como referencia. Puede crear manualmente reglas de transferencia automática para un grupo asociado, organización, agencia de reservas o una cuenta de huésped existente.

Debe configurar las salas de evento antes de crear reservas de eventos. Para configurar las salas de evento, seleccione Administración > Propiedad > Eventos > Configuración de sala de eventos.

Consulte:

Para crear reservas de evento:

  1. Seleccione Ventas en grupo > Eventos > Reservas de evento.
  2. Haga clic en Nuevo registro para crear una nueva reserva de evento. Como alternativa, haga doble clic en un registro para modificar una reserva de evento.
    Nota: 

    Si esta pantalla se calcula desde la pantalla Disponibilidad de sala de eventos, se rellena información como habitación, fecha y hora de inicio y fecha y hora de finalización.

  3. Especifique la siguiente información:
    Nombre de evento
    El nombre del evento.
    Tipo de evento
    El tipo de evento para el que desea crear la reserva. A continuación se indican las opciones disponibles:
    • Congreso/conferencia
    • Grupo
    • Social
    • Boda
    Maestro de eventos
    El nombre de la cuenta del maestro de eventos a la que están asociadas las reservas de evento. Haga clic en Añadir para crear un maestro de eventos. Haga clic en el hipervínculo de maestro de eventos para editar el maestro de eventos completado en la búsqueda.
    Nota: Puede seleccionar un maestro de eventos existente en la búsqueda de maestro de eventos.
    Factura a maestro
    Seleccione esta casilla de verificación para cancelar las reglas de transferencia automática existentes y crear una nueva regla de transferencia automática para las reservas de evento. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está seleccionada.
    Nota: 

    Se transfieren todos los cargos de las reservas de evento con los estados Potencial, Provisional, Definitivo o Alojado en hotel a la cuenta del maestro de eventos. El campo A cuenta se completa con la información del maestro de eventos en la sección Detalles de transferencia automática de la pantalla Reserva de evento. La regla de transferencia automática no se puede modificar manualmente cuando la casilla de verificación está seleccionada.

    N.º de confirmación
    El número que indica que la reserva está confirmada. El sistema genera el número.
    Estado
    El estado de la reserva. A continuación se indican las opciones disponibles:
    • Definitivo
    • Potencial
    • Provisional
    Cuando está creando la reserva, no se muestran los siguientes estados:
    • Alojado en hotel
    • Dejaron el hotel
    • Cancelado
    • Cerrado
    Acciones
    Haga clic en el icono para contabilizar la transacción. Cuando está creando la reserva, no se muestra este icono.
    Icono Copiar con elementos
    Haga clic en el icono para copiar los elementos asociados a la reserva en una nueva reserva de evento.
    Icono Imprimir
    Puede seleccionar el menú de Orden del evento banquete (BEO) para imprimir el informe BEO para el evento específico.
  4. En la sección Detalles de evento, especifique la información que necesite. Consulte información adicional sobre estos campos:
    Fecha de inicio
    Especifique la fecha de inicio del evento. La fecha del hotel se muestra de forma predeterminada. Este campo es obligatorio.
    Nota: 
    • Esta fecha debe ser la misma o posterior a la Fecha de inicio del maestro de eventos.
    • Esta fecha debe ser anterior a la Fecha de finalización del maestro de eventos.
    • Si se modifica la fecha de inicio, la aplicación actualiza la fecha de inicio de los elementos asociados a la reserva.
    Fecha de finalización
    Especifique la fecha de finalización del evento. Este campo es obligatorio.
    Nota: 
    • Esta fecha debe ser la misma o anterior a la Fecha de finalización del maestro de eventos.
    • Si se modifica la fecha de finalización, la aplicación actualiza la fecha de finalización de los elementos asociados a la reserva.
    Diseño
    Seleccione el diseño del evento.
    Personas
    El número de personas alojadas en las habitaciones que están asociadas con reservas de evento.
    Configuración
    Especifique la hora a la que se deben organizar los elementos de evento.
    Desmontaje
    Especifique la hora a la que se deben retirar los elementos de evento.
    Comercial de ventas
    El nombre del comercial de ventas.
    Coordinador
    El nombre del coordinador.
    No mover
    Seleccione la casilla de verificación para indicar que no se debe cambiar el día ni la hora de este reserva.
    Estado de impuesto
    Seleccione el código de transacción para indicar el estado de impuesto de la reserva de evento. Esto significa que algunas o todas las contabilizaciones relacionadas con el evento no están sujetas a impuestos.
    Tarifa
    Seleccione la tarifa que es de interés para el evento.
    Precios
    Seleccione el método de precios aplicable al evento. A continuación se indican las opciones disponibles:
    • Diario
    • Fijo
    • Por hora
    Precio total de habitación
    El precio total de todas las habitaciones utilizadas para el evento. Haga clic en el icono Calcular para volver a calcular el precio en caso de que modifique las tarifas o el método de precios.
    Precio de habitación de contrato
    El precio contratado de la habitación.
    Precio total de elemento
    El precio total de todos los elementos que se utilizan en el evento.
    Precio total de elementos de contrato
    El precio total contratado de los elementos.
    Precio total de habitación y elementos
    El precio total, incluida la habitación y los elementos.
    Precio total de contrato
    El precio total contratado.
    Precio total de contrato más impuesto
    El precio total contratado, incluidos los impuestos.
    Notas
    Especifique las notas, si las hubiera.
  5. En la sección Asociaciones, especifique esta información:
    Organización
    Seleccione la organización asociada al evento.
    Grupo
    Seleccione el grupo asociado al evento.
    Agencia de reservas
    Seleccione la agencia de reservas asociada al evento.
    Cuenta de AR
    Seleccione la cuenta de AR en la que se contabilizan las transacciones de evento.
    Referencia de facturación
    Especifique el número de referencia de facturación
  6. Especifique esta información en la sección Información de contacto:
    Apellido
    El apellido del organizador del evento.
    Nombre
    El nombre del organizador del evento.
    Id. de socio de facturación electrónica
    Un Id. exclusivo que usa la plataforma de facturación electrónica de Italia para identificar al socio de facturación electrónica.
    Nacionalidad
    El país del huésped.
    Nota: Debe especificar el valor en este campo para realizar la verificación del Id. de impuesto para España.
  7. En la sección Detalles de pago, especifique la información que necesite. Consulte información adicional sobre estos campos:
    Fecha de vencimiento de la fianza
    La fecha en la que se debe depositar el importe especificado con la propiedad para el evento que se está organizando.
    Importe de fianza
    El importe depositado en la propiedad para el evento organizado.
    Fianza recibida
    El importe recibido por la propiedad para el evento que se está organizando.
  8. Haga clic en Guardar registro para guardar la información que ha especificado.
    Nota: 

    Los datos de la sección Detalles de contacto se toman de forma predeterminada del perfil o grupo en función del Tipo de agente de reservas seleccionado en la pantalla Maestro de eventos.

  9. Haga clic en la ficha Elementos.