Creación de una reserva de grupo

Puede crear una reserva de grupo para mantener información específica de los miembros y las fechas en exclusiva para un grupo de huéspedes individuales. La reserva de grupo gestiona las fechas, las tarifas, los bloqueos de habitación, las instrucciones de facturación y otros ajustes, y además proporciona una plantilla de detalles que se copian en las hojas contables y las reservas de los delegados. Cuando se guarda el grupo, se crea una cuenta de facturación de grupo y se le asigna el mismo nombre del grupo.

Las siguientes directivas se aplican a las reservas de delegados según el valor que se especifique:

  • Directiva de garantía: si el campo Tipo de garantía se completa, cualquier reserva de delegado creada en este grupo se actualiza con la directiva configurada y es aplicable a los delegados.
  • Directiva de cargo por cancelación: si el campo Directiva de cargo por cancelación se completa, cualquier reserva de delegado creada en este grupo se actualiza con la directiva configurada y es aplicable a los delegados.
  • Directiva de reembolso por cancelación: si el campo Directiva de reembolso por cancelación se completa, cualquier reserva de delegado creada en este grupo se actualiza con la directiva configurada y es aplicable a los delegados.

Para crear una reserva de grupo:

  1. Seleccione Ventas en grupo > Reserva de grupo.
  2. Haga clic en Nuevo registro.
  3. Especifique la siguiente información:
    Tipo de agente de reservas
    Seleccione el tipo de agente de reservas si el grupo se va a crear para una organización o por una agencia de reservas. Las opciones incluyen Organización o Agencia de reservas.
    Agente de reservas
    Si especifica un tipo de agente de reservas, la búsqueda se filtra por organización o agencia de reservas. Seleccione un agente de reservas.
    Nombre de grupo
    Especifique el nombre del grupo. El nombre introducido aquí será el que se busque e imprima en los informes y formularios.
    Estado
    Especifique el estado. Las opciones son Potencial, Provisional o Definitivo. No puede acceder a las fichas adicionales de una reserva de grupo con estado Potencial.
  4. En la sección Detalles de grupo, especifique la información que necesite. Consulte detalles adicionales sobre estos campos:
    Tipo de grupo
    Seleccione el tipo de grupo requerido relacionado con un rol de la organización específico.
    Fecha de inicio
    Especifique la primera fecha en la que se pueden asignar habitaciones para la reserva de grupo.
    Noches
    Especifique el número de noches de la reserva de grupo. Este campo es obligatorio; sin embargo, puede omitirlo y en su defecto especificar la fecha de finalización para que el sistema calcule el número de noches.
    Fecha de finalización
    Especifique la última fecha en la que se pueden asignar habitaciones para la reserva de grupo. Este campo es obligatorio; sin embargo, puede omitirlo y en su defecto especificar el número de noches para que el sistema calcule la fecha de finalización.
    Fecha de salida del huésped
    Se trata de la fecha de salida de los huéspedes programada. El sistema calcula la fecha como la fecha de finalización + 1.
    Fecha de liberación planificada
    Especifique la fecha en la que las habitaciones sin usar restantes que estén asignadas a la reserva de grupo se devolverán a la disponibilidad interna de habitaciones. Si se especifica una fecha, no se podrán completar los Días de liberación predeterminados.
    Días de liberación predeterminados
    Especifique el número de días, antes del procedimiento del final del día de cada fecha de bloqueo, en los que el sistema debe retirar las asignaciones de habitaciones sin usar restantes. Este campo se utiliza para activar una liberación gradual de las habitaciones sin usar restantes asignadas a la reserva de grupo. Opcionalmente, puede hacer clic en el icono de calendario para crear una programación de liberación por fecha. Si existe una programación de liberación, se muestra un indicador a la derecha del campo. Consulte Creación de una programación de liberación.
    Crear perfiles inactivos
    Seleccione esta opción para que los perfiles creados para las reservas de delegado se establezcan automáticamente como estado inactivo. Se utiliza para grupos cuyos miembros solo pueden alojarse una vez en el hotel.
    Plan de tarifa
    Seleccione el plan de tarifa para la reserva de grupo. Si un plan de tarifa tiene asociados planes de comidas o agrupaciones no relativas a la habitación, se mostrarán en los campos asociados.
    Nota: Si el plan de tarifa tiene un estado de impuesto especificado, este estado se completa para la reserva de grupo.
    Id. de socio de facturación electrónica
    Un código de identificación único que identifica el socio de facturación electrónica.
    Copiar en Delegado
    Seleccione esta opción para que las notas especificadas en el campo de notas se copien en las reservas de delegados del grupo.
  5. Especifique esta información en la sección Detalles de mercado:
    Origen de negocios
    El código de origen de negocio. El código de origen del negocio se crea en la pantalla Mantener códigos globales.
    Origen secundario de negocios
    El código de negocio adicional que se usa para hacer un seguimiento de todos los delegados de la reserva de grupo.
    Segmento de mercado
    El segmento de mercado aplicable a la reserva de grupo. Este campo también existe en perfiles de agencia de reservas y perfiles de organización, y se copian en las reservas asociadas. El parámetro de propiedad MARKETFILEDSCOPYORDER controla el orden de la copia. La secuencia predeterminada es Grupo > Agencia de reservas > Organización. El campo Seguimiento se completa según el valor seleccionado en el campo Segmento de mercado. La definición del código global de seguimiento permite categorizar el seguimiento en función del segmento de mercado. Se pueden agrupar varios códigos de seguimiento en una misma categoría de segmento de mercado. Puede cambiar el segmento de mercado. Si el plan de tarifa cambia, el segmento de mercado no se cambia automáticamente con la aplicación.
    Seguimiento
    Seleccione el código de seguimiento que se debe asociar al Id. de reserva de grupo.
    Nota: Puede crear y modificar los códigos de seguimiento mediante Crear código de seguimiento.
  6. En la sección Asociaciones, especifique la información que necesite. Consulte detalles adicionales sobre estos campos:
    Porcentaje de comisión
    Especifique el valor para el porcentaje de la tarifa para la base de comisión.
    Importe fijo de comisión
    Especifique el valor para un importe de comisión fijo.
    Nota: Puede configurar varias comisiones para el mismo agente de reservas en un registro de estancia del huésped ajustando los campos de porcentaje y comisión fija o adjuntando el mismo agente de reservas varias veces a un registro de estancia con detalles de comisión.
  7. Especifique esta información en la sección Detalles de contacto:
    Apellido
    El apellido del contacto toma el valor predeterminado según la organización especificada en la sección Asociación.
    Nombre
    El nombre del contacto toma el valor predeterminado según la organización especificada en la sección Asociación.
    Nacionalidad
    La nacionalidad de la persona de contacto de la organización.
  8. En la sección Garantía, especifique la información que necesite. Si especifica una directiva de garantía, cualquier reserva de delegado creada en este grupo se actualiza con la directiva configurada. La directiva que especifique se aplica también a los delegados.
  9. En la sección Garantía de delegado, especifique la información que necesite. Estos datos de garantía pertenecen a las reservas de delegados para la reserva de grupo y se copiarán en todas las reservas de delegados.
  10. En la sección Agencia de reservas adicional, especifique la información de las agencias de reservas. La opción Búsqueda de agencia de reservas externa solo está disponible si se ha seleccionado el parámetro de propiedad EXTERNALTALOOKUP.
  11. En la sección Pago, especifique la información que necesite.
  12. Haga clic en Guardar.
    Nota: 

    Puede utilizar las opciones de las Actividades (Acción) para acceder a las pantallas relacionadas con la Actividad:

    • Reservar actividad: para acceder a la pantalla Actividades (Vista de lista/Vista de registro).
    • Lista de actividades: para acceder a la pantalla Lista de reservas de actividad.
    • Vista de calendario: para acceder a la pantalla Calendario de reserva de actividad.