Información general de reservas de grupo
En una reserva de grupo hay tres componentes: agente de reservas (perfil de agencia de reservas o de organización), reservas de grupo y delegados. Una reserva de grupo puede realizarse sin agente de reservas, pero resulta aconsejable para las organizaciones y agencias de reservas que vuelven a hacer negocios con su propiedad para fines de estadísticas de materialización y generación de ingresos. Un ejemplo de reserva de grupo que podría realizarse sin agente de reservas podría ser un grupo de personas que se aloja en su propiedad una vez sin ninguna relación corporativa, como la celebración de una boda o una reunión familiar.
El perfil de agente de reservas se usa para mantener la información general de una organización o agencia de reservas que podrían alojar grupos en su propiedad. Contiene detalles como el nombre de la organización o agencia de reservas, la dirección y los contactos. Un perfil de agente de reservas proporciona una plantilla con la información de la organización o la agencia de reservas que se copiará en la reserva de grupo. El campo de búsqueda de agente de reservas es una lista de los perfiles de organización o de agencia de reservas existentes. Los perfiles de agentes de reservas no son obligatorios.
La reserva de grupo se usa para mantener información específica sobre los miembros y las fechas exclusivas de un "grupo" de delegados (huésped individual). Contiene los detalles que usa el sistema para los delegados del grupo. La reserva de grupo gestiona las fechas, las tarifas, los bloqueos de habitación, las instrucciones de facturación y otros ajustes para el grupo que se aloja en su propiedad. La reserva proporciona una plantilla de detalles predeterminados que se copian en las reservas de los delegados y las hojas contables.
Los delegados son las reservas de huéspedes individuales que pertenecen al grupo. Las reservas de delegados pueden realizarse una a una desde los módulos Central de reservas o Estancia del huésped, o bien pueden realizarse individualmente o en conjunto como una lista de habitaciones en la reserva de grupo. Toda la información de un delegado se vincula a la reserva de grupo y se consolida en pantallas e informes específicos de la reserva de grupo.
Las fichas disponibles dependerán del estado de la reserva de grupo, que también determinará la disponibilidad interna del hotel. Al crear una reserva de grupo nueva, puede seleccionar entre tres estados:
- Potencial: el grupo aún no está confirmado y podría no haber ningún bloqueo de habitaciones; es solamente un registro de los datos de contacto y las fechas necesarios.
- Provisional: el grupo no está confirmado, pero podría haberse introducido un bloqueo de habitaciones, que no se eliminan de la disponibilidad interna a menos que se seleccione Bloqueo provisional de habitaciones afecta a la disponibilidad interna en la ficha . Esta casilla de verificación solo se muestra cuando el estado del grupo es Provisional. Cuando el estado del grupo es Provisional y la casilla de verificación no está seleccionada, ningún bloque introducido afecta a la disponibilidad. Cuando el estado del grupo es Provisional y la casilla de verificación está seleccionada, la disponibilidad se ve afectada por cualquier bloque introducido.
- Definitivo: el grupo se confirma y las habitaciones se eliminan de la disponibilidad interna
En la mayoría de las fichas de una reserva de grupo se incluye un indicador con forma de diamante a la derecha del título de la ficha. Cuando la ficha no contiene información, el indicador está en blanco, y cuando se guarda información en la ficha, el indicador cambia a naranja, para alertar a los usuarios que vayan a consultar la reserva que la ficha contiene información. Las fichas de Reserva de grupo que incluyen el indicador son:
- Tipos de habitaciones
- Tarifas
- Bloque
- Transferencia automática
- Preferencias
- Delegados
- Eventos
- Seguimientos
- Transporte