Creación de una reserva en el sistema central de reservas (CRS)

Cree reservas nuevas en la pantalla Central de reservas. La pantalla Central de reservas está diseñada específicamente para usarse en centros de llamada como una función versátil y completa para gestionar las reservas. La pantalla simplifica el proceso de registro del huésped en el hotel mediante un flujo de trabajo que facilita al personal del centro de llamadas los distintos pasos del proceso de reserva mediante instrucciones intuitivas, rápidas y eficientes.

Conforme avance por las distintas fases del proceso de registro con los botones de la izquierda de la página, el sistema mostrará una marca de verificación para indicar que ese paso está finalizado. Según la configuración del sistema, deberá completar todos los pasos necesarios en el flujo de trabajo de reserva antes de hacer clic en Resumir para finalizar la reserva de huésped.

Para crear una reserva en el CRS:

  1. Seleccione Centro de llamadas > Central de reservas. El sistema muestra todas las propiedades disponibles en la sección Propiedades.
    Nota: Utilice la sección Buscar para filtrar la lista de propiedades.
  2. Para iniciar una llamada, haga clic en . Se inicia el proceso de llamada de reserva.
  3. Especifique la siguiente información:
    Fecha de registro en hotel
    Especifique la fecha de registro en el hotel para la reserva.
    Noches
    Especifique el número de noches de la estancia del huésped. Este campo es obligatorio; sin embargo, puede omitirlo y en su defecto especificar la Fecha para dejar el hotel para que el sistema calcule el número de noches.
    Fecha para dejar el hotel
    Especifique la fecha de salida. El valor predeterminado es la fecha de hotel + 1.
    Habitaciones
    Seleccione el número de habitaciones que desea reservar.
    Adultos
    Especifique el número de adultos. Si especifica el recuento de adultos en cero, debe asociar la reserva a otra reserva que incluya adultos.
    Niños
    Especifique el número de niños. Las opciones son 1-9. Si solo hay una categoría infantil activa, el número de niños se registra en el campo Niños. Si hay más de una categoría infantil activa, cada categoría corresponde a un campo de la pantalla y el campo Niños se cumplimenta con el total combinado de todas las categorías.
    Autor de llamada
    Especifique el nombre de la persona que ha llamado para hacer la reserva. Si se especifica, el nombre del autor de la llamada se incluye en las siguientes pantallas de la reserva a modo de recordatorio en caso necesario.
    Nombre de huésped
    Especifique el nombre del huésped.
    Organización
    Especifique la organización para la reserva de huésped. Si selecciona una organización vinculada a una cuenta de AR, el sistema añadirá la cuenta.
    Grupo
    Especifique el grupo para la reserva de huésped.
    Agencia de reservas
    Especifique la agencia de reservas para la reserva de huésped. Si selecciona una agencia de reservas vinculada una cuenta de AR, el sistema añadirá la cuenta.
    Nota: Haga clic en el icono de búsqueda para buscar un huésped, una organización, un grupo o una agencia de reservas existentes. Tras completar la información del huésped, se muestra una marca de verificación junto al botón Huésped en el margen izquierdo de la página para indicar que la información del huésped se ha completado.
  4. En la sección Propiedades, seleccione las propiedades para las que desea buscar la disponibilidad.
  5. Haga clic en Comprobar disponibilidad. Se crea un registro de reserva nuevo.
    Nota:  Si la propiedad tiene un exceso de reservas, la disponibilidad negativa se muestra en color rojo.
  6. Especifique la información que necesite. Consulte la información adicional sobre estos campos.
    Origen
    De forma predeterminada, el origen de negocios según está configurado en la aplicación CRO. Puede especificar un valor nuevo. Estos campos también existen en las reservas de grupo, los perfiles de agencia de reservas y los perfiles de organización, y se copiarán en las reservas asociadas. El orden de la copia lo controla el parámetro de propiedad MARKETFILEDSCOPYORDER.
    Seguimiento
    Este campo solo se muestra si el parámetro de aplicación aérea TrackFieldUsage está configurado como Sí. Estos campos también existen en las reservas de grupo, los perfiles de agencia de reservas y los perfiles de organización, y se copiarán en las reservas asociadas. El orden de la copia lo controla el parámetro de propiedad MARKETFILEDSCOPYORDER.
    Motivo de la estancia
    Especifique el motivo de la estancia del huésped que también se copiará en las reservas asociadas. El orden de la copia lo controla el parámetro de propiedad MARKETFILEDSCOPYORDER.
    Cuota del centro turístico
    Especifique el código de cuota del centro turístico para la estancia del huésped. Si en la estancia del huésped se actualiza alguna información del perfil, el código de definición de la cuota del centro turístico se actualiza conforme al último perfil guardado para el huésped.
  7. En el panel inferior de la pantalla, haga clic en el botón Productos. Se muestra la ficha Selección de propiedad. En la lista Selección de propiedad, seleccione las propiedades que se incluirán en los resultados de la búsqueda.
    Nota: Haga clic en la búsqueda de Propiedad alternativa para buscar propiedades alternativas asociadas a la propiedad seleccionada.
  8. Haga clic en la ficha Selección de producto.
  9. Especifique la siguiente información:
    Estrategia de ventas
    Especifique la estrategia de ventas para la reserva.
    Código de divisa
    Especifique la divisa para la reserva.
    Incluir paquetes
    La opción Incluir paquetes está seleccionada de forma predeterminada, lo que indica que se deben incluir los paquetes en la lista de tarifas obtenidas con la búsqueda.
    Mostrar tarifas configuradas sólo en la divisa seleccionada
    Seleccione esta opción para incluir solo las tarifas configuradas para la divisa seleccionada en la lista de tarifas obtenidas con la búsqueda.
    Incluir promociones
    La opción Incluir Promociones está seleccionada de forma predeterminada, lo que indica que se deben incluir las tarifas de promociones especiales en la selección de habitaciones o en las tarifas y los tipos de habitaciones.
    Incluir productos restringidos
    Seleccione esta opción para incluir tipos de habitaciones agotadas o de uso restringido en los resultados de la búsqueda.
  10. Complete las siguientes secciones según sea necesario:
    • Amplíe la sección Planes de tarifas y seleccione las casillas de verificación de los planes de tarifas configurados que desea incluir en los resultados de la búsqueda. Si las casillas de verificación no se seleccionan, se incluirán todos los planes de tarifas en los resultados de la búsqueda.
    • Amplíe la sección Tipos de habitaciones y seleccione las casillas de verificación de los tipos de habitaciones configurados que desea incluir en los resultados de la búsqueda. Si las casillas de verificación no se seleccionan, se incluirán todos los tipos de habitaciones en los resultados de la búsqueda.
    • Amplíe la sección Agrupaciones no relativas a la habitación y seleccione las casillas de verificación de las agrupaciones no relativas a la habitación configuradas que desea incluir en los resultados de la búsqueda. Las agrupaciones no relativas a la habitación permiten añadir elementos o servicios, como planes de comidas y paquetes de servicios, a la reserva de huésped, por ejemplo: paquetes de golf, tratamientos de spa, masajes, cerveza, vino, champán y cestas de regalo. Estos elementos se configuran dentro del módulo Tarifa y ventas.
    • Amplíe la sección Promociones y seleccione las casillas de verificación de las promociones configuradas que desee incluir en los resultados de la búsqueda.
  11. Haga clic en Comprobar disponibilidad.
    Nota: Para ver notas de venta para cualquiera de los planes de tarifas, haga clic en . Se muestra la ventana Vista previa de notas de venta del tipo de habitación. Si no hay disponibilidad para la propiedad ni para los productos seleccionados, haga clic en Lista de espera para añadir el huésped a la lista de espera de la propiedad y los productos.
  12. En la ficha Disponibilidad, seleccione el plan de tarifa, el tipo de habitación y el importe de tarifa para el huésped y haga clic en Seleccionar. Los valores Tarifa, Tipo de habitación y Plan de tarifa se actualizan con la información del plan de tarifa seleccionado y se muestra una marca de verificación junto al botón Huésped en el margen izquierdo de la página para señalar que la información del huésped está completada.
    Nota: Puede además seleccionar hasta cuatro combinaciones de Plan de tarifa, Tipo de habitación e Importe de tarifa y hacer clic en Comparar. Se abre la ventana Comparar opciones de venta con un resumen de cada uno de los planes de tarifas. Decida con qué plan se va a quedar y haga clic en Seleccionar.
  13. Haga clic en el botón Garantía y especifique la información que necesite.
  14. Haga clic en la ficha Directivas de reservas. La ficha muestra cualquier información de directiva de garantía o de cancelación aplicable a la reserva.
  15. Haga clic en Resumir.
  16. Haga clic en Confirmar. Se asigna un número de confirmación a la reserva y se muestra la Página de confirmación. Las confirmaciones se generan utilizando las plantillas instaladas y configuradas durante el proceso de instalación de Infor HMS. Puede añadir texto a la plantilla preconfigurada para el encabezado y el pie de página de la confirmación.
  17. Especifique la siguiente información:
    Encabezado de confirmación
    Especifique el encabezado que se añadirá en el mensaje de confirmación.
    Pie de página de confirmación
    Introduzca el pie de página que se añadirá al mensaje de confirmación.
    Correo electrónico
    Seleccione el tipo de correo electrónico para el mensaje, Alternativo o Principal, y especifique la dirección de correo electrónico real en el campo adyacente.
  18. Haga clic en Añadir. La dirección de correo electrónico se añade a la lista de confirmación. Añada direcciones de correo electrónico adicionales según sea necesario.
  19. Seleccione la casilla de verificación junto a cada una de las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar la confirmación.
  20. Seleccione el Idioma en el que se generará el mensaje de confirmación.
  21. Haga clic en Confirmar a correo electrónico. Se envía un mensaje de correo electrónico a las direcciones seleccionadas y se muestra un mensaje de confirmación.
  22. Haga clic en Aceptar. Se muestra la Página de confirmación.
  23. Haga clic en Realizado. La reserva se completa, la llamada se finaliza automáticamente y se muestra la pantalla Central de reservas.
    Nota: Haga clic en Cambiar reserva para modificar la reserva antes de la confirmación. También puede hacer clic en Asociar reserva para crear una reserva asociada para el huésped sin cumplimentar realmente la reserva.
    Nota: 

    No puede ver los detalles de un perfil de huésped si:

    • En la pantalla Grupo de usuarios se selecciona No en Autorización de VVIP de usuario.
    • La opción Autorización de VVIP de usuario se establece en Anfitrión, pero el usuario no es el anfitrión de VVIP configurado en el registro de huésped seleccionado.
    • La opción Autorización de VVIP de usuario no se ha especificado en la pantalla Grupo de usuarios.