Información general de arrendamiento

La funcionalidad de arrendamiento de HMS permite a las propiedades gestionar huéspedes de estancia prolongada, como las propiedades con apartamentos con mantenimiento incluido u operaciones de alquiler, además de los procesos tradicionales del hotel. Los arrendamientos se gestionan solo a nivel de propiedad, no pueden realizarse reservas para los arrendamientos y las reservas de arrendamiento no se mostrarán en el CRS.

Un arrendamiento lo puede realizar un huésped concreto con unas fechas de inicio y finalización del arrendamiento iguales a las fechas de llegada y salida del huésped, o bien una empresa u organización pueden realizar un arrendamiento para un intervalo de tiempo con varios huéspedes alojados en la habitación en períodos diferentes y con posibles períodos en los que la habitación esté sin ocupar. La funcionalidad de arrendamiento se puede configurar para admitir fechas de estancia colateral del huésped.

Las tarifas de arrendamiento se configuran específicamente para el arrendamiento y pueden ser de aplicación mensual o semanal, y diaria. Cada tarifa de arrendamiento incluye códigos de transacción independientes para el cargo de alquiler, cargo de habitación libre y cargo de arrendamiento. Cada tarifa de arrendamiento puede tener varios períodos de tarifa creados. Los tipos de habitaciones disponibles y el importe de la tarifa para cada tipo se configuran en el período de tarifa de la tarifa de arrendamiento.

La funcionalidad de arrendamiento incluye la facturación del arrendamiento, que permite el reconocimiento de los ingresos durante el período del arrendamiento. Cuando se crea un arrendamiento, se puede configurar para que tenga un ciclo de facturación de tarifas mensual, semanal o diario y podrá entonces seleccionarse una opción de ciclo de facturación para indicar el momento exacto del ciclo en el que desea realizar la contabilización. Se crea una programación de arrendamiento que consta de períodos de arrendamiento que se corresponden con el ciclo de facturación seleccionado. El arrendamiento puede incluir cargos de alquiler, cargos de mantenimiento y cargos de servicio. Estos cargos se pueden añadir o incluir en el cargo de alquiler, o bien cargarse por separado. Se pueden configurar para que tengan su propio ciclo de facturación y opción de ciclo de facturación, además de que se facturen por separado. También puede definir cargos adicionales para contabilizarlos. Cada arrendamiento tiene que asociarse a una cuenta de AR. Se pueden asociar varias estancias de huéspedes al arrendamiento, pero solo una a una, a menos que sean usos compartidos. Si la habitación arrendada no está ocupada, los cargos por las noches sin ocupar se contabilizarán con un código de transacción de habitación libre para fines de contabilidad si hay uno configurado.

El registro de arrendamiento es la cuenta que contiene los cargos que se facturan. Cuando los cargos se facturan, se realiza una contabilización para la programación de arrendamiento total, se contabilizan para el pagador de AR y seguidamente se liquidan y transfieren de forma automática a AR para el pago. A continuación, cada noche de ingresos reales relacionados con los cargos de arrendamiento facturados se contabilizan en la hoja contable Contabilidad de la cuenta del arrendamiento. El registro de arrendamiento también puede contener cargos varios/imprevistos que, cuando se facturan, se transfieren primero a la hoja contable de AR para seguidamente facturarse y contabilizarse en la cuenta de AR. Si el huésped tiene una mejora (de habitación), los cargos relacionados se contabilizan y mantienen en el registro de estancia del huésped.

Muchos gobiernos locales consideran que los huéspedes que se alojan en hoteles son "residentes" una vez que han ocupado la habitación durante un cierto número de noches. En calidad de residente, a un huésped ya no se le carga el impuesto de alojamiento en hotel. Los huéspedes en arrendamientos tienen una consideración similar. Cada habitación tiene una valoración anual, que es el importe del porcentaje de la tarifa de arrendamiento de habitación que está libre de impuestos. La valoración anual de una habitación la define el gobierno local. En HMS, la valoración anual puede definirse a nivel de tipo de habitación o a nivel de habitación. Si se aplica a ambos, el importe definido en la configuración de la habitación es el importe usado. No es necesario configurar ninguna valoración anual, este parámetro solo lo usan las propiedades que lo requieren.

Los valores predeterminados de código de transacción y configuración utilizados en los arrendamientos se configuran en la pantalla Configuración de arrendamiento. Los números de secuencia de arrendamiento se configuran en la ficha Números de secuencia de la pantalla Arrendamiento.