Registro de salida de un huésped

Use la pantalla Dejar el hotel para completar el proceso de salida del hotel del huésped. Con frecuencia, los huéspedes deben pagar su cuenta al dejar el hotel. Por tanto, debe introducir la información de pago y generar las autorizaciones de pago para la cuenta. La pantalla Dejar el hotel le permite completar las actividades relacionadas, como el pago de la cuenta de huésped, la generación de recibos o la entrega de mensajes a la salida.

El campo Pagador está habilitado cuando la facturación está activa. Cuando la facturación de impuestos está activa y la hoja contable se liquida por separado, puede facturar la hoja contable por separado y se requiere un pagador. Puede generar facturas de impuestos independientes para cada hoja contable diferente teniendo en cuenta las siguientes reglas:

  • Las hojas contables con cargos sin facturar se facturan.
  • La hoja contable de contabilidad no se factura nunca.
  • El pago de factura directa es necesario para la hoja contable de AR. El saldo de la hoja contable no se tiene en cuenta. El pagador de la factura es AR, lo cual se especifica en la sección Detalles de hoja contable.
  • Si en una hoja contable hay un pagador especificado en la sección Detalles de hoja contable y su saldo es cero, se factura la hoja contable por separado. El pagador en el apartado Pago de hoja contable se utiliza como el pagador de la factura.
  • Si en una hoja contable hay un pagador especificado en Detalles de hoja contable y su saldo es cero, se factura la hoja contable por separado. El pagador de la factura es el huésped.
  • Si se hace un pago en efectivo, el importe total de la hoja contable se redondea en función del valor especificado en el parámetro de propiedad POSTROUNDINGDIFFERENCE.
  • Si las hojas contables restantes tienen un saldo combinado en cero, las hojas contables se facturan juntas. El pagador de la factura es el huésped.
Nota: En el caso de las hojas contables de huésped sin saldos pendientes, la pantalla Dejar el hotel incluye la característica Salida rápida de hotel. Esta característica permite actualizar los campos haciendo clic con el botón derecho para realizar automáticamente el pago de las cuentas por cobrar de la hoja contable del huésped durante el proceso de salida del hotel. Consulte Registro de salida de un huésped utilizando la salida rápida.

Conforme avance por las distintas fases del proceso de dejar el hotel con los botones de la izquierda de la página, el sistema mostrará una marca para indicar que se ha finalizado un paso, y así poder pasar al paso siguiente. Dependiendo de la configuración del sistema, deberá completar todos los pasos necesarios en el flujo de trabajo de salida antes de que el botón Salida del hotel esté disponible para finalizar la salida del huésped.

El icono indica que se han añadido mensajes en el registro del huésped. Si en la cuenta hay mensajes que no se han entregado o cancelado en la reserva de huésped, no puede realizar la salida del hotel del huésped. Debe completar o cancelar los mensajes antes de continuar con el proceso de salida del hotel. Consulte Administración de mensajes de huéspedes durante el registro de entrada y de salida.

Para realizar la salida del hotel de un huésped:

  1. Seleccione Recepción > Dejar el hotel.
  2. En la ficha Vista de lista, haga doble clic en el registro de estancia del huésped con el que desea trabajar. Se muestra la ficha Vista de registro de la estancia del huésped. La información sobre el huésped se muestra en el encabezado de las secciones Detalles de huésped, Detalles de salida del hotel y Detalles de hoja contable y de pago. Esta información puede incluir, entre otros, los Ingresos hasta la fecha generados por el huésped, el número total de noches que el huésped se ha alojado en el hotel, la habitación y el plan de tarifa y, lo más importante, el Saldo de hoja contable. También se muestran iconos que indican el estado especial del huésped, como Huésped VIP. Al pasar el ratón sobre un icono o una hoja contable se muestra información sobre su significado.
    Nota: Esta pantalla aplica la funcionalidad VVIP para desactivar los detalles de huéspedes VVIP si el usuario no está autorizado para VVIP. Consulte Funcionalidad de VVIP.
  3. En la sección Detalles de huésped, especifique la información que necesite. Consulte información adicional sobre estos campos:
    Tipo de correo electrónico
    Seleccione si el correo electrónico del huésped es alternativo o primario.
    Correo electrónico automático (hoja contable)
    Seleccione esta casilla de verificación para, una vez generada la hoja contable, enviarla automáticamente por correo electrónico al huésped. Si se marca Correo electrónico automático (hoja contable), es necesario indicar una Dirección de correo electrónico.
    Id. de impuesto
    Especifique el número de identificación fiscal del huésped.
    Nota: Las características de facturación de impuestos se habilitan o deshabilitan para las propiedades en función de la configuración del parámetro de propiedad TAXINV. Consulte Parámetros de propiedad para obtener más información sobre TAXINV. Consulte Facturas de impuestos para obtener más información sobre características de facturación de impuestos.
    Imagen de huésped
    La imagen del huésped se toma de forma predeterminada del Id. de perfil seleccionado en la pantalla Perfil de huésped.
  4. Compruebe la información de las secciones Detalles de salida del hotel y Detalles de hoja contable. Si la cuenta de huésped tiene saldo pendiente, la información de saldo se muestra como el Saldo de hoja contable en la sección Detalles de hoja contable.
  5. En la sección Detalles de pago, especifique esta información:
    Tipo de pago
    Especifique el tipo de pago de la hoja contable del huésped. En función del tipo de pago seleccionado, algunos campos de la sección Detalles de pago estarán habilitados, deshabilitados o serán obligatorios; por ejemplo, si el tipo de pago es crédito, debe especificar los valores de los campos de tarjeta de crédito.
    Guardar en perfil
    Si esta casilla de verificación está seleccionada, la información de pago se guarda en la ficha Perfiles de facturación de la pantalla Perfil de huésped.
    Activar lector
    O bien, haga clic en Activar lector si tiene la interfaz de procesamiento de pago electrónico implementada en la propiedad.

    Consulte Procesamiento de una tarjeta de pago con chip y PIN.

    Cuenta de AR
    Especifique las cuentas por cobrar para el pago del huésped. Este campo solo está disponible cuando la hoja contable está definida en Cuentas por cobrar. Si el tipo de pago es Facturación directa, se necesita una Cuenta de AR. Si contabiliza un pago de factura directa para una cuenta y el parámetro de instalación ARBATCH es NO, el sistema contabiliza los cargos de factura directa automáticamente en la cuenta de AR. El valor del parámetro de propiedad TAXINV también afecta al proceso de pago.

    Consulte Trabajo con hojas contables.

    Referencia de facturación
    Especifique la referencia de facturación para el pago.
    Sistema de reservas de origen
    El nombre del sistema de reservas externo de la OTA (agencia de viajes en línea) que va a facturar directamente los cargos.
    Nota: Debe especificar este valor si la casilla de verificación Necesita número de confirmación de origen está seleccionada para la Cuenta de AR en la pantalla Cuenta AR de propiedad.
    N.º de confirmación de origen
    El número de confirmación del sistema de reservas en el que se configura la cuenta de AR.
    Nota: La aplicación toma como predeterminado este valor.
  6. En la sección Detalles adicionales, especifique la información que necesite. Consulte información adicional sobre estos campos:
    Nombre alternativo
    Especifique un nombre alternativo del huésped.
    Segundo nombre alternativo
    Especifique un segundo nombre alternativo del huésped.
    Apellido alternativo
    Especifique un apellido alternativo del huésped.
    Título alternativo
    Especifique un tratamiento alternativo del huésped.
    Sufijo alternativo
    Especifique un sufijo alternativo del huésped.
    NRG
    Si se selecciona esta casilla de verificación, el huésped se identifica como Huésped no registrado para el hotel. El huésped se registra con el prefijo NRG.
    Nota: 
    • Si se borra esta casilla de verificación, el prefijo NRG se elimina del perfil de huésped (descripción del nombre).
    • La información relacionada con este huésped no se revela en ningún momento.
    • La aplicación muestra un mensaje de confirmación para acceder al huésped NRG.
    Número de Id.
    Especifique el número del documento de identificación proporcionado.
    Servicio
    Especifique la rama de las fuerzas armadas a la que pertenece el huésped. Por ejemplo, ejército del aire, armada, ejército de tierra, etc. Este campo solo se usa para los militares del ejército estadounidense.
    Rango militar
    Especifique el rango del huésped. Este campo solo se usa para los militares del ejército estadounidense.
    Categoría salarial
    Especifique la categoría salarial del huésped. Este campo solo se usa para los militares del ejército estadounidense.
    Calificación
    Especifique la calificación del huésped. Los huéspedes solo pueden acceder a tipos de habitaciones incluidos en su calificación. Este campo solo se usa para los militares del ejército estadounidense.
  7. Haga clic en Guardar registro.
  8. Haga clic en Hoja contable para realizar las modificaciones necesarias en la hoja contable del huésped. Se muestra la ventana Hoja contable, desde la que puede añadir registros, hacer correcciones o ajustes y transferir o eliminar registros desde la cuenta original a una cuenta distinta.

    Consulte Trabajo con hojas contables.

  9. Haga clic en Autorización de pago para autorizar un pago de tarjeta de crédito según sea necesario. Se muestra la ventana Autorización de tarjeta de crédito, lo que le permite autorizar una tarjeta de crédito para el pago de la hoja contable del huésped.

    Consulte Autorizaciones de tarjeta de pago.

  10. Haga clic en Imprimir recibo para imprimir un recibo para el huésped. Se muestra una ventana que le permite exportar, imprimir o exportar el recibo a la fuente de datos.
  11. Haga clic en Imprimir. Se muestra la ventana Imprimir. Especifique la impresora con la que desea imprimir el recibo y haga clic en Aceptar.
    Nota: También puede exportar el recibo como un archivo o exportar el recibo a una fuente de datos. Puede exportar el recibo en cualquiera de los siguientes tipos de archivo: archivo XML con datos del informe, CSV (delimitado por comas), PDF, MHTML (archivo web), Excel, archivo TIFF o Word.
  12. Haga clic en Mensajes. Se muestra la ventana Mensajes, en la que podrá añadir mensajes, solicitudes de acción interna, solicitudes de llamadas despertador y otros tipos de mensajes para la reserva de un huésped.
  13. Especifique la información que necesite.

    Consulte Mantenimiento de mensajes de huésped.

  14. Haga clic en Notas.
  15. Especifique la información que necesite.

    Consulte Mantenimiento de notas de huésped.

  16. Haga clic en Editar estancia del huésped si necesita introducir o actualizar información sobre la reserva de huésped o completar tareas relacionadas con la reserva de huésped que no se pueden realizar en el formulario Dejar el hotel. Se muestra el formulario Estancia del huésped.
    Consulte Estancia del huésped.
  17. Haga clic en Dejar el hotel.
    Nota: 
    • Durante el proceso de dejar el hotel para una habitación no virtual, aparece la ventana Estado de uso diurno, donde puede establecer el Estado de habitación y el Tipo de servicio. Esta ventana solo se muestra si:
      • El parámetro de propiedad DYUSERSSRVCTYP está seleccionado.
      • El número de noches es igual a cero.
    • Durante el proceso de dejar el hotel, se muestra un mensaje de confirmación para contabilizar el impuesto de timbre de la factura de impuestos si el parámetro de propiedad ITALYSTAMPDUTY incluye un valor y el importe de la factura es igual o mayor que el umbral.
    • Durante el proceso de dejar el hotel de una habitación virtual, el Estado de habitación se establece en Limpia y el Tipo de servicio se establece en Ninguno.
    • Si el parámetro de instalación FOLRECT se define en SÍ, se muestra automáticamente una ventana que permite imprimir un recibo para la hoja contable del huésped. Imprima el recibo si es necesario.
    1. Si la cuenta de huésped no tiene saldo pendiente, el huésped deja el hotel.
    2. Si la cuenta de huésped tiene saldo pendiente, se muestra un mensaje en la barra de mensajes que indica que se contabilizará un pago en la cuenta (en efectivo o mediante cheque), que le solicita que reciba el pago y le pregunta si desea continuar. Haga clic en Sí.
    3. Si el Tipo de pago es con tarjeta de crédito y se han incorporado los detalles de la tarjeta de crédito automáticamente desde la reserva de huésped, la tarjeta se autoriza para el pago del saldo pendiente y el huésped deja el hotel.
    4. Si el Tipo de pago es una factura directa, la hoja contable de AR se paga y el huésped deja el hotel.
    5. Si el Tipo de pago es con tarjeta regalo, la tarjeta de pago se autoriza para pagar el saldo pendiente y el huésped deja el hotel.
    6. Si la facturación de impuestos está activa, las facturas de impuestos se generan automáticamente durante la salida del hotel. Al generar facturas de impuestos, se genera una factura de impuestos separada para las cuentas por cobrar y el resto de hojas contables se agrupa en otra factura de impuestos. En el caso de las cuentas por cobrar, el pagador es AR. En el caso del resto de facturas, el huésped es el pagador.
      Nota: Si no hay ningún Id. de impuesto asociado a ninguna de las transacciones, aparte de la hoja contable de contabilidad, el proceso de generación de facturas de impuestos no se podrá realizar y aparecerá un mensaje de error. Puede completar el proceso de facturación en la pantalla Factura de impuestos.
      Nota:  Si se ha seleccionado Correo electrónico automático (hoja contable), el correo electrónico de la hoja contable incluye facturas de impuestos como un archivo adjunto.