Realización del registro de entrada de un huésped

Puede completar el proceso de registro de huéspedes con reservas desde la pantalla Registrarse y Estancia 360. Ya que gran parte de la información de la estancia del huésped se introduce durante el proceso de reserva, el registro de un huésped puede y debería realizarse muy rápidamente para los huéspedes con reservas. La pantalla Registrarse simplifica el registro del huésped en el hotel mediante un flujo de trabajo gráfico que facilita al personal de reservas y recepción los distintos pasos del proceso, desde la llegada hasta el registro, mediante instrucciones intuitivas, rápidas y eficientes. Si el parámetro GUESTRECOGNITIONPOPUP está habilitado, se muestra una pantalla emergente con información importante sobre el huésped que se va a registrar en el hotel.

Puede hacer clic con el botón secundario en el registro de un huésped para actualizar el estado de su reserva.

Conforme avance por las distintas fases del proceso de registro con los botones de la izquierda de la página, el sistema mostrará una marca para indicar que se ha finalizado un paso, y así poder pasar al paso siguiente. Según la configuración del sistema, deberá completar todos los pasos necesarios en el flujo de trabajo de reserva antes de hacer clic en Registrarse para finalizar la reserva de huésped.

Nota:

Si selecciona la casilla de verificación Ocultar tarifas confidenciales en la página Grupos de usuario para el usuario conectado y la casilla de verificación Tarifa confidencial está seleccionada en la página Estancia del huésped, el sistema oculta los campos Total general y Tarifa media por noche.
Si se especifica el valor de los parámetros de propiedad ADVANCEPOSTINGLIMIT, la contabilización adelantada se limita a un período específico para los hoteles en Alemania.

Para registrar la reserva de un huésped:

Seleccione Recepción > Registrarse.
Haga doble clic en el registro del huésped. Se muestra la ficha Vista de registro. La información sobre el huésped se muestra en el encabezado de la sección Detalles de huésped, como los ingresos hasta la fecha generados por el huésped y el número total de noches que el huésped ha permanecido en el hotel. También se muestran iconos que indican el estado especial del huésped, como Huésped VIP. Al pasar el cursor del ratón por un icono, podrá ver qué significa cada detalle de la información.

Nota: Esta pantalla aplica la funcionalidad VVIP para desactivar los detalles de huéspedes VVIP si el usuario no está autorizado para VVIP. Consulte Funcionalidad de VVIP.
En la sección Detalles de huésped, especifique la información que necesite. Consulte detalles adicionales sobre estos campos:

Tipo de correo electrónico

Seleccione el tipo de correo electrónico que se asociará al registro de huésped: Alternativo o Principal.

Correo electrónico automático (hoja contable)

Seleccione esta casilla de verificación para, una vez generada la hoja contable, enviarla automáticamente por correo electrónico al huésped. Si se marca Correo electrónico automático (hoja contable), es necesario indicar una Dirección de correo electrónico.

Noches de clientela fiel (acumulado anual)

Especifique el número de noches que el huésped ha permanecido para el plan de tarifa seleccionado en el año natural en curso.
Nota: Para calcular las fechas de estancia, se tienen en cuenta las reservas con el estado Alojado en hotel o Dejaron el hotel. La fecha de estancia debe ser igual o posterior a la fecha del hotel actual.

Id. de impuesto

Especifique el número de identificación fiscal del huésped. Las características de facturación de impuestos se habilitan o deshabilitan para las propiedades en función de la configuración del parámetro de propiedad TAXINV.
Consulte Parámetros de propiedad para obtener más información sobre TAXINV. Para obtener más información sobre la facturación de impuestos, consulte Facturas de impuestos.

Tipo de estancia

Especifique el tipo de estancia del huésped para habitaciones que usan el método de rotación de habitación de propietario.
Consulte Descripción general de la rotación de habitación para obtener más información.

Imagen de huésped

La imagen del huésped se toma de forma predeterminada del Id. de perfil seleccionado en la pantalla Perfil de huésped.
Haga clic en Asignación de habitación. La página Asignación de habitación se muestra con una lista de todas las habitaciones disponibles según el tipo de habitación especificado en la reserva. Si se utiliza la rotación de habitaciones, aquellas con el menor recuento de puntos totales aparecerán al inicio de la lista. Cuando se usa el método de rotación de habitación del propietario y la primera habitación de la lista no está asignada, se le pedirá un motivo. Consulte Descripción general de la rotación de habitación.
La página Asignación de habitación contiene una lista de habitaciones y una cuadrícula de calendario que indica el estado y la disponibilidad de una habitación señalados con distintos colores e iconos cuyo significado se define en la leyenda disponible al final de la página. Por ejemplo, las habitaciones disponibles se muestran en verde para una fecha concreta, y se usa un icono para identificar una habitación como Sucia. Al pasar el cursor del ratón por un número de habitación, también se mostrará la descripción de la habitación.
En la sección Criterios de búsqueda de la página, introduzca un criterio de búsqueda para limitar o modificar la Lista de habitaciones según resulte necesario.
Especifique la siguiente información:

Conservar tarifa actual

Seleccione esta opción para buscar un tipo de habitación diferente conservando la tarifa actual para el tipo especificado en la reserva de huésped. Esta característica se puede utilizar cuando no hay habitaciones disponibles del tipo especificado en la reserva de huésped, de modo que si selecciona Conservar tarifa actual, podrá buscar al huésped una habitación disponible de otro tipo pero sin cambiar el precio ofrecido en primer lugar para el tipo de habitación de la reserva de huésped.

Motivo de tarifa

Si ha seleccionado Conservar tarifa actual, seleccione el motivo.

Mostrar habitaciones asignadas

Seleccione esta opción para ver habitaciones que estén actualmente asignadas a otro huésped.

Mostrar tipos no disponibles

Seleccione esta opción para incluir tipos de habitaciones agotadas o de uso restringido en los resultados de la búsqueda.

Mostrar sin limpiar

Seleccione la casilla de verificación para incluir las habitaciones con estado Sucia en el resultado de la búsqueda.
Nota: La casilla de verificación no está seleccionada durante el proceso de registro en el hotel.

Mostrar ocupadas

Seleccione la casilla de verificación para incluir los detalles de las habitaciones ocupadas en el resultado de la búsqueda.
Nota: La casilla de verificación no está seleccionada durante el proceso de registro en el hotel.

Atributos de habitación

Especifique los atributos que deben incluirse para una habitación en los resultados de búsqueda.
Nota: Los atributos de la habitación y las preferencias del huésped con los mismos códigos son equivalentes, y los atributos de la habitación tomarán de forma predeterminada el valor de las preferencias del huésped que son también atributos de habitación.

No fumadores

Seleccione esta opción para ver solo habitaciones de no fumadores en los resultados de la búsqueda.

Accesible

Seleccione esta opción para ver solo habitaciones adaptadas para minusválidos en los resultados de la búsqueda.
Nota: No fumadores y Accesible son ambos atributos de habitación y preferencias del huésped que están predefinidos como parte de la configuración del sistema. Debido a la importancia de estas características, también podrá limitar los resultados de la búsqueda como parte del proceso de registro.

Habitación no comunicada

Seleccione esta opción para mostrar solo habitaciones no comunicadas en los resultados de la búsqueda.

Habitación comunicada

Seleccione un número de habitación para mostrar solo habitaciones que se comuniquen con el número de habitación seleccionado en los resultados de la búsqueda. Por habitación comunicada se entiende una habitación contigua con acceso directo a otra, por lo que resulta innecesario un vestíbulo entre las habitaciones contiguas.

Orientación de habitación

Seleccione la orientación o las vistas de la habitación. Por ejemplo, vistas al mar, vistas a la montaña, etc.
Haga clic en Buscar. Se muestran las habitaciones que coincidan con los criterios de búsqueda especificados.
Haga doble clic en la habitación a la que se asignará la reserva de huésped. Los detalles de registro se actualizan con la información de la habitación y la marca indica que el proceso de asignación de habitación ha finalizado. El campo PIN de habitación solo se completa si la interfaz necesaria está instalada. El PIN de habitación es el código que permite al huésped acceder a la habitación. El código se crea una vez completado el proceso de generación de claves y se muestra en este campo. El código se imprime en la factura. Si el campo No trasladar está seleccionado, no podrá cambiar la habitación asignada al huésped.
Especifique el tipo de habitación. El valor predeterminado depende de cómo se haya ajustado el Tipo de habitación en la sección Valores predeterminados de propiedad de la pantalla Propiedad.

Nota: El tipo de habitación debe estar en inventario durante la estancia del huésped.
En la sección Detalles de garantía/pago, especifique los detalles de pago o haga clic en el botón Pago, según proceda. Una marca indica que los detalles de pago de la hoja contable ya se han introducido para la reserva de huésped. Se muestra una página de autorización del pago con los detalles de pago de la hoja contable que estén disponibles en la reserva de huésped.
Guardar en perfil

Si esta casilla de verificación está seleccionada, la información de pago se guarda en la ficha Perfiles de facturación de la pantalla Perfil de huésped.
Nota:
- No contabilizar: si la casilla de verificación no está seleccionada, las contabilizaciones se obtienen de cualquier origen, como establecimientos de la interfaz, contabilización directa en la hoja contable, contabilización rápida, contabilización de final del día y transferencias automáticas. Si la casilla de verificación está seleccionada, se permiten las siguientes contabilizaciones:
  - Contabilización directa en la hoja contable
  - Contabilización de final del día
- Contabilizar todos los cargos: Si la casilla de verificación está seleccionada, puede contabilizar todos los cargos futuros al huésped. Esta casilla de verificación se muestra cuando se habilita el parámetro ALLOWADVANCECHARGEPOSTING.
- Los detalles de pago suelen especificarse durante el proceso de reserva de huésped.
  Consulte Creación de reservas de huéspedes. Si no se han añadido detalles del pago para la reserva de huésped, puede pasar la tarjeta o introducir manualmente la información del pago o la tarjeta, conforme resulte necesario. Consulte Adición de detalles de pago durante el registro de entrada de un huésped.
En la sección Detalles adicionales, especifique la información que necesite. Consulte información adicional sobre estos campos:
Nombre alternativo

Especifique un nombre alternativo del huésped.

Segundo nombre alternativo

Especifique un segundo nombre alternativo del huésped.

Apellido alternativo

Especifique un apellido alternativo del huésped.

N.º personal

El número de identificación único del huésped.
Nota: El valor se recupera de la pantalla Perfil de huésped.

Título alternativo

Especifique un tratamiento alternativo del huésped.

Sufijo alternativo

Especifique un sufijo alternativo del huésped.

NRG
Si se selecciona esta casilla de verificación, el huésped se identifica como Huésped no registrado para el hotel. El huésped se registra con el prefijo NRG.
Nota:
- Si se borra esta casilla de verificación, el prefijo NRG se elimina del perfil de huésped (descripción del nombre).
- La información relacionada con este huésped no se revela en ningún momento.
- La aplicación muestra un mensaje de confirmación para acceder al huésped NRG.
Nivel de tarjeta de jugador

El nivel asociado al jugador. Este valor toma el valor predeterminado especificado en el campo Calculadora de gratuidad según la interfaz de socio/cliente preconfigurada.

Número de Id.

Especifique el número del documento de identificación proporcionado.

Servicio

Especifique la rama de las fuerzas armadas a la que pertenece el huésped. Por ejemplo, ejército del aire, armada, ejército de tierra, etc. Este campo solo se usa para los militares del ejército estadounidense.

Rango militar

Especifique el rango del huésped. Este campo solo se usa para los militares del ejército estadounidense.

Categoría salarial

Especifique la categoría salarial del huésped. Este campo solo se usa para los militares del ejército estadounidense.

Calificación

Especifique la calificación del huésped. Los huéspedes solo pueden acceder a tipos de habitaciones incluidos en su calificación. Este campo solo se usa para los militares del ejército estadounidense.
Haga clic en Tarjeta de registro. Se muestra una tarjeta de registro. Imprima o exporte la tarjeta de registro según resulte necesario. Se muestra la página Vista de registro y la marca indica que el proceso de tarjeta de registro ha finalizado.

Nota: Debe generar una tarjeta de registro para completar el registro del huésped si para su propiedad se ha seleccionado Para registrarse necesita una tarjeta de registro como parte de la configuración de la propiedad.
Haga clic en Generar llaves. Se muestra la página Generar llaves con los detalles del huésped seleccionado.

Nota: Debe generar una llave para completar el registro del huésped si para su propiedad se ha seleccionado Necesario generar llave como parte de la configuración de la propiedad.

Consulte Generar llaves de habitación.
Haga clic en Hoja contable para realizar las contabilizaciones cuando se registre a un huésped.
Haga clic en Servicios extra. Se muestra la página Servicios extra, donde podrá añadir planes de comidas, elementos adicionales, paquetes y agrupaciones a la reserva de grupo, por ejemplo: paquete de golf, tratamientos de spa, masajes, cerveza, vino, champán y cestas de regalo. Los elementos de servicios extra se configuran para planes de comidas y elementos no relativos a la habitación y agrupaciones dentro del módulo Tarifa y ventas. Igualmente, se pueden añadir a una reserva en cualquier momento durante la estancia del huésped, incluso en la fecha de salida.
Especifique la siguiente información:

Tipo de elemento

Seleccione el tipo de elemento de servicios extra que se va a añadir.

Elemento

Especifique el elemento de servicios extra que se va a añadir. Los valores de los campos Cantidad y Frecuencia se completan automáticamente. Edite el valor Cantidad según proceda.

Fecha de inicio

Especifique la fecha en la que empieza el elemento de servicios extra.

Fecha de finalización

Especifique la fecha en la que finaliza el elemento de servicios extra.

Control de precios

Seleccione esta opción para cobrar el elemento por adulto, niño, persona o habitación.
Haga clic en Guardar.
Añada elementos de servicios extra según sea necesario y haga clic en Cerrar. La reserva de huésped se actualiza con la información de servicios extra y la marca indica que el proceso de mejora de la experiencia ha finalizado.
Haga clic en Detalles de tarifa. Se muestra la página Detalles de tarifa.
Haga clic en Expandir/Contraer para ver un resumen detallado de las tarifas de las habitaciones, la tarifa de paquete, las agrupaciones no relativas a la habitación y los elementos de servicios extra por fecha para una reserva. Al pasar el cursor del ratón por un elemento del resumen de tarifas, también se muestra información detallada sobre la reserva asociada a la habitación.
Consulte la información del resumen y haga clic en Cerrar.
Haga clic en Mensajes. Se muestra la ventana Mensajes, en la que podrá añadir mensajes, solicitudes de acción interna, solicitudes de llamadas despertador y otros tipos de mensajes para la reserva de un huésped.
Especifique la siguiente información:

Tipo

Seleccione el tipo de mensaje que se va a añadir; por ejemplo, llamada despertador. En función del tipo de mensaje seleccionado, determinados campos de la sección Detalles de mensaje estarán habilitados o deshabilitados.

Hasta

Seleccione el destinatario del mensaje; por ejemplo, el nombre del huésped que se está registrando en el hotel.

De

Especifique quién envía el mensaje; por ejemplo, otro huésped o personal del hotel.

Teléfono

Especifique el número de teléfono al que puede llamar el destinatario en relación al mensaje.

Completado

Seleccione esta opción para indicar que el mensaje se ha entregado.

Cancelado

Seleccione esta opción para indicar que el mensaje ya no se puede tramitar ni entregar.

Fecha/hora de aviso

Especifique una fecha y hora para generar un recordatorio en relación al mensaje.

Tema

Especifique una descripción breve del mensaje para indicar el asunto del mensaje.

Mensaje

Especifique el mensaje real.

Urgente

Seleccione esta opción para indicar que el mensaje es urgente.

Llamada devuelta

Seleccione esta opción para indicar que el destinatario ha recibido el mensaje y que intentó devolver la llamada.

Debe llamar

Seleccione esta opción para indicar que el remitente del mensaje solicita al destinatario que lo llame.

Volverá a llamar

Seleccione esta opción para indicar que el remitente del mensaje volverá a llamar con idea de ponerse en contacto con el destinatario.
Haga clic en Guardar. El mensaje se añade a la reserva de huésped.
Añada mensajes adicionales según sea necesario y haga clic en Cerrar. El icono indica que los mensajes se han añadido a la reserva de huésped.
Haga clic en Notas. Se muestra la ventana Notas. Se pueden introducir notas para que las vea solo el personal del hotel o para que se compartan con el huésped.
Especifique la siguiente información:

Nota de reserva

Especifique una nota sobre la reserva de huésped para que la vea el personal del hotel.

Nota de huésped

Especifique una nota para que se comparta con el huésped.

Imprimir al confirmar

Seleccione esta opción para imprimir la nota en la confirmación generada con la reserva.

Nota privada

Seleccione esta opción para indicar que la nota es privada y que no debería imprimirse con la confirmación ni con la tarjeta de registro del huésped.
Haga clic en Guardar. La nota se añade a la reserva de huésped.
Añada más notas según resulte necesario y haga clic en Cerrar. La indica que hay notas en la reserva de huésped.
Haga clic en Editar estancia del huésped. El sistema muestra la página Estancia del huésped para la reserva de huésped.

Consulte Mantenimiento de detalles del huésped.
Haga clic en Registrarse. La reserva de huésped queda registrada. El estado de la reserva de huésped se establece en Alojado en hotel y el estado de limpieza para la habitación del huésped se establece en Ocupada. Si se ha seleccionado el parámetro de propiedad CKINPCKUPSTATUS y el estado de la habitación asignada es Elegida de bloque, el usuario verá un mensaje que confirma el estado de la habitación y la última vez que se limpió la habitación, con la fecha y hora.

Nota: Si se ha habilitado la facturación de impuestos de fianzas adelantadas, cuando se contabiliza una fianza adelantada, el sistema contabiliza en la cuenta de huésped el cargo de fianza (importe neto e importe del impuesto) y el impuesto de fianza. Cuando el huésped se registra en el hotel, las filas Cargo de fianza e Impuesto de fianza se ajustan con contra asentamientos, y la fila Pago de fianza se ajusta con una transacción A libro mayor de huésped. También se contabiliza en la hoja contable un crédito para la transacción de fianza adelantada. Estas transacciones pueden verse en las fichas Fianza adelantada y Hoja contable de la pantalla Cuenta. Las características de facturación de impuestos de fianza se habilitan o deshabilitan para las propiedades en función de la configuración del parámetro de instalación de propiedad ADTAXINV.
Consulte Parámetros de propiedad para obtener más información sobre ADTAXINV.

Si registra una reserva que forma parte de un conjunto de reservas asociadas, en el último paso del proceso el sistema muestra una pantalla emergente con el resto de reservas pertenecientes al mismo conjunto de reservas asociadas y que tienen que registrarse.