Autorizaciones de tarjeta de pago
Puede utilizar la ficha Autorización de pago para ver las autorizaciones existentes o para añadir autorizaciones de forma manual. Las solicitudes de autorizaciones de tarjetas de pagos se realizan cuando se registra en el hotel un huésped con una tarjeta de crédito como tipo de pago, o cuando se realiza un pago con una tarjeta de crédito sin existir ninguna autorización previa. Puede introducir manualmente los detalles de la tarjeta (el usuario llama al banco o al terminal y obtiene un número de autorización) o usar un lector de tarjetas para procesar electrónicamente la información de la tarjeta de crédito con un terminal de tarjeta de crédito. La información de la tarjeta se valida con el banco. Si el banco aprueba los detalles de la tarjeta y el importe especificado en el campo Importe, el sistema muestra un Código de aprobación.
La aplicación presentará un importe de autorización haciendo un cálculo estimado del importe previsto que deberá pagar el huésped al dejar el hotel. Para el cálculo, la aplicación usa las reglas configuradas por la propiedad en la sección Autorización de tarjeta de crédito de la pantalla Configuración de propiedad, para seguidamente consultar si en el registro de estancia del huésped hay algunas instrucciones de transferencia o exención fiscal aplicables. El importe de autorización se calculará para un máximo de 7 días a menos que el parámetro de instalación PRAUTHD de su hotel tenga especificado otro número de días. La única excepción a esto es si el huésped está dentro de un paquete, entonces, se autorizará el importe íntegro del paquete. El proceso Autorización de tarjeta de crédito incremental puede ejecutarse manualmente o añadirse como un proceso adicional de final del día para una revisión comparativa de los saldos de la hoja contable y el importe autorizado total (menos cualquier transferencia o exención fiscal), e igualmente se intentará cualquier autorización adicional para los huéspedes en caso necesario.
El ciclo de vida de una transacción de tarjeta se inicia cuando se envía la solicitud de autorización inicial de la tarjeta. Para una tarjeta, el importe autorizado inicialmente tiene el estado Abierto hasta que se obtiene la aprobación Original y antes del pago final. El saldo de una cuenta puede compararse con sus autorizaciones abiertas totales para determinar si la cuenta tiene crédito suficiente para los cargos actuales. Cuando un pago de tarjeta de crédito se contabiliza en una cuenta, cualquier autorización con estado Abierto, tanto si es una autorización de tipo original como incremental, se configura como Usado. Esto es cierto incluso si el importe del pago es inferior al importe autorizado, por ejemplo, el huésped tiene autorización suficiente y se efectúa un pago con tarjeta de crédito en la hoja contable, con lo que se finaliza el ciclo de vida de la transacción. Si el huésped aún tiene saldo en su cuenta y no tiene como fecha de salida la del día en curso, se debe iniciar un nuevo ciclo de vida de transacción.
El tiempo de validez de una autorización depende del emisor de la tarjeta o del banco comercial, no del tipo ni del terminal de la tarjeta. La única forma de revertir o devolver una autorización (liberando fondos) es cargar un pago en la tarjeta autorizada o esperar a que transcurra el período de retención de la autorización.
Tipos de transacciones de tarjeta:
- Solo autorización: cuando la propiedad envía la solicitud de solo autorización, los bancos emisores de la tarjeta generan y devuelven un número de seguimiento que es válido para la solicitud de solo autorización. Este número de seguimiento se usará hasta que el huésped deje el hotel y se realice un pago con la tarjeta autorizada.
- Autorización incremental: se solicita una autorización incremental cuando el importe de pago final al dejar el hotel o el pago final anticipado para una estancia es mayor que el importe autorizado total original. La información de seguimiento generada inicialmente durante la solicitud de solo autorización original debe mostrarse al centro de procesamiento de la tarjeta cuando se realice la solicitud de autorización incremental.
- Venta previamente autorizada: la venta previamente autorizada registra una transacción finalizada. Esta transacción finaliza el ciclo de vida de las transacciones de la tarjeta. La transacción de venta previamente autorizada se realiza durante los procedimientos de final del día o cuando el huésped efectúa un pago. La realización de esta transacción implica que se conoce un importe final y que el pago puede efectuarse. Cuando la venta previamente autorizada se completa, los detalles de la venta se imprimen en el extracto de facturación del titular de la tarjeta. Cuando se realiza la transacción de venta previamente autorizada, la información de seguimiento, los datos del sector, los importes de autorización y el importe final se deben enviar al terminal de procesamiento de la tarjeta.
- Transacciones de devolución: las transacciones de tarjeta de tipo Devolución sirven para generar un reembolso en la cuenta de la tarjeta de crédito de un huésped. Cuando la transacción de devolución se abona, la transacción se imprime en el extracto de facturación del titular de la tarjeta como una entrada de abono. El tipo de transacción de devolución no necesita ninguna aprobación del terminal.
- Transacción de venta: la transacción de venta autoriza y registra en un solo paso la transacción para el pago. Una transacción de venta se usa cuando se conoce el importe final y se necesita la autorización, como en los siguientes ejemplos:
- Fianzas adelantadas o pagos anticipados antes de la llegada del huésped.
- Cargos retrasados cuando el huésped deja el hotel.
- Cargos por huéspedes que no se presentan. Si el huésped no se registra en el hotel en el día de la reserva, el hotel puede cobrar un cargo de tipo No se presentó.
- Si el huésped deja el hotel y no hay ninguna autorización previa, pero en la hoja contable hay transacciones y se ha usado una tarjeta de crédito en el momento de dejar el hotel.