Adición de un código de transacción de propiedad

Los códigos de transacción se utilizan para contabilizar transacciones financieras en las cuentas relacionadas con la propiedad. Los códigos de transacción pueden representar cargos (débitos) si se especifica Tipo de ingresos o pagos/liquidaciones (créditos) si se especifica Tipo de pago.

Para añadir un código de transacción de propiedad:

  1. Seleccione Administración > Propiedad > Configuración > Transacciones > Códigos de transacción.
  2. Haga clic en Nuevo registro.
  3. Especifique la siguiente información:
    Código de transacción
    El código de transacción y la descripción.
    Tipo de transacción
    El tipo de transacción. El tipo de transacción incluye transacciones como ingresos de comidas y bebidas, ingresos de habitación e impuestos. La descripción se completa automáticamente según el valor que seleccione.
    Propiedad
    La propiedad a la que debe vincularse el código de transacción.
    Estado
    El estado del código de transacción. Puede contabilizar transacciones solo si el estado del código se define como Activo.
  4. En la sección Detalles de código de transacción, especifique esta información:
    Cuenta de libro mayor
    La cuenta de libro mayor en la que se debe contabilizar la transacción.
    Valor de Fiskaltrust
    El código para asignar el código de transacción.
    Nota: 
    • Esto se basa en el valor especificado en el parámetro de propiedad FISCAL.
    • Puede especificar la posición para la Fiskaltrust.
    Libro mayor agrupado por
    El grupo de la cuenta de libro mayor.
    Ordenación de informe
    El orden con el que se deben clasificar los códigos de transacción para visualizarse en el informe. Los códigos de transacción sin orden de clasificación se imprimen por orden alfabético, una vez clasificados los códigos de transacción.
    Nivel de contabilización
    El número que representa el nivel de autorización para la contabilización. Puede especificar cualquier número entre 0 y 9. El valor Nivel de contabilización se asocia a un código de transacción y también al grupo de usuarios. De esta forma, los usuarios asociados a un grupo específico solo podrán contabilizar los códigos de transacción cuyo nivel de contabilización sea igual o inferior al número especificado en la pantalla Grupo de usuarios. Si el nivel de contabilización del código de transacción es superior a este número (0-9) configurado para el grupo de usuarios, los usuarios que forman parte de ese grupo no podrán contabilizar el código de transacción.
    Importe predeterminado
    El importe predeterminado que se carga cuando el código de transacción se contabiliza en las cuentas de la propiedad.
  5. En la sección Detalles de contabilización, especifique esta información:
    Tipo de ingreso
    El tipo de ingresos si el código de transacción se va a utilizar para contabilizar cargos. Las opciones incluyen: Cargo de banquete, Cargo de bebidas, Cargo de evento, Cargo de comida, Ninguno, Otro cargo, Cargo de habitación, Cargo por servicio, Cargo fiscal y Cargo de propina. Si especifica un tipo de ingreso concreto para el código de transacción, puede usar el código para contabilizar cargos relacionados únicamente con ese tipo de ingreso. Si especifica un tipo de ingreso, no podrá especificar ningún valor en el campo Tipo de pago.
    Nota: 
    1. En los informes, si la cuota de servicio se considera como un impuesto, debe seleccionar el tipo de ingresos de Impuesto. No es necesario establecer el resto de configuraciones de impuestos en el código. Esta configuración permite incluir en los informes resúmenes de la cuota de servicio con la categoría de ingresos tributarios.
    2. En los informes, si la cuota de servicio se debe considerar como un ingreso, tiene que seleccionar Servicio como tipo de ingreso. No es necesario establecer el resto de configuraciones de impuestos en el código. Esta configuración permite incluir en los informes resúmenes de la cuota como cuota de servicio.
    Frecuencia de estancia
    Seleccione esta casilla de verificación para indicar que el código de transacción está relacionado con los programas de recompensas de reservas o huéspedes frecuentes organizados por la propiedad. Estos códigos acumulan las recompensas otorgadas durante la estancia de un huésped y pueden usarse para generar informes. Algunos ejemplos incluyen programas de coche de alquiler y compañía aérea y el programa de cadena de empresa o propiedad.
    Transferencia directa de factura
    Seleccione la casilla de verificación para indicar que este código de transacción se usa para contabilizar directamente en las cuentas por cobrar.
    Nota: 
    • Si selecciona la casilla de verificación, Efectos por cobrar se desactiva.
    • Si selecciona la casilla de verificación, el valor de Tipo de pago debe ser Transferencia de factura directa o Transferencia de factura directa de arrendamiento.
    Tipo de pago
    El tipo de pago si el código de transacción se va a utilizar para contabilizar pagos/liquidaciones. Las opciones para Tipo de pago pueden incluir: Fianza adelantada, Pago en efectivo, Cheque, Pago con tarjeta de crédito, Pago con tarjeta de débito, Transferencia de factura directa, Transferencia de factura directa de arrendamiento, Procesador de pago externo, Tarjeta regalo y Reembolso. Si especifica un tipo de pago, no podrá especificar ningún valor en el campo Tipo de ingreso.

    La opción Reembolso es un pago en negativo en el que se adeuda la cuenta de destino y se hace un reembolso al huésped.

    La opción Procesador de pago externo se usa para códigos de transacción que sirven para transferir crédito y pagos cobrados por sistemas de terceros en HMS. Los códigos de transacción con este tipo de pago se definen en el campo Código de contabilización externo para el código de transacción del tipo de tarjeta. Cuando la interfaz intenta transferir un pago de tarjeta de crédito, busca el código de transacción para el tipo de tarjeta y usa el que hay definido en el campo Código de contabilización externo. Estos códigos de transacción no necesitan procesos bancarios de cajero, ya que no son de efectivo, cheque ni crédito. Son básicamente un crédito.

    Permitir transferencia de pago
    Seleccione esta casilla de verificación para indicar que las transacciones de pago con tarjeta de crédito son aplicables para el tipo de pago especificado.
    Nota: Esta casilla de verificación se desactiva si el tipo de pago se establece como Transferencia de pago.
    Código de transferencia de pago
    El código de transferencia para las transacciones de pago con tarjeta de crédito. El código de transferencia debe ser del tipo Transferencia de pago.
    Nota: Esta casilla de verificación se desactiva si el tipo de pago se establece como Transferencia de pago.
    Agrupación de ingresos
    El valor si se utiliza la interfaz Libra. En el extracto de final del día, el sistema agrupa los ingresos del huésped por tres valores y proporciona tres campos nuevos para Libra.
    Departamento de la transacción
    El departamento de la transacción según el cual se pueden categorizar los códigos de transacción. Los hoteles deben crear códigos de departamento que se correspondan con los diversos departamentos que tienen en el hotel, como atención al cliente, alimentación y bebidas, banquetes, conserje, etc. El departamento de la transacción se usa en la búsqueda del código de transacción en las páginas Autorizador de gratuidad y Plantillas de gratuidad como una manera opcional de filtrar o buscar las transacciones que interesan a la propiedad.
    Permitir anulación
    Seleccione esta casilla de verificación para anular una transacción.
    Nota: Esto permite invertir todo el cargo en la hoja contable.
    Código de anulación
    El código utilizado para anular la transacción.
    Nota: Debe especificar este valor si la casilla de verificación Permitir anulación está seleccionada.
    Sin gratuidad
    Seleccione esta casilla de verificación para indicar los códigos de transacción a los que no se aplica la gratuidad. A estos códigos de transacción no se les puede aplicar la gratuidad en las pantallas Configuración de gratuidad de hoja contable ni Transacciones de hoja contable de gratuidad.
    Tipo de comisión
    El tipo de comisión para el código de transacción según el cual se calcula el importe de la comisión. Las opciones disponibles son las siguientes:
    • Comisión: El importe de la comisión está acumulado y debe pagarse al agente de viajes cuando la transacción se contabilice en una cuenta de huésped.
    • Comisión/pagado por adelantado: el importe de la comisión está acumulado y debe pagarse al agente de viajes incluso antes de que la transacción se contabilice en la cuenta de huésped.
    • Pagado por adelantado: el importe de la comisión ya lo ha deducido el agente de viajes y se debe deducir del importe total por pagar de la comisión. Este importe se deduce cuando la transacción se contabiliza en una cuenta de huésped. Se suele usar al contabilizar una fianza anticipada recibida de un agente de viajes (para un huésped) si el agente ya ha deducido la comisión. La cuenta de huésped muestra el crédito para el importe total depositado en fianza.
    Pago de prima
    Seleccione esta casilla de verificación para indicar que el código de transacción está relacionado con pagos de prima de programas de recompensa de reservas o huéspedes frecuentes organizados por la propiedad.
    No se permite para pago
    Seleccione esta casilla de verificación para indicar que el código de transacción no se puede usar para contabilizar un pago en una hoja contable secundaria en la ventana Pago de cuenta.
    Permitir ajustes
    Seleccione esta casilla de verificación para indicar que el código de transacción se puede usar para ajustar o revertir los cargos contabilizados anteriormente en una cuenta. Si la casilla de verificación está seleccionada, el campo Código de ajuste se habilita y debe especificarse.
    Código de ajuste
    El código de ajuste. El código de ajuste puede ser el propio código de transacción, o un código de transacción distinto según las prácticas de contabilidad de la propiedad. Este campo solo se habilita si selecciona Permitir ajustes.
    Código de ajuste
    El código de ajuste para los códigos de transacción que se utilizan para la contabilización de elementos de paquete. Es un campo obligatorio. El código de ajuste es el código de transacción que se utiliza para contabilizar elementos de paquete no usados en la hoja contable de contabilidad.
    Pagado
    Si selecciona esta casilla de verificación, podrá usar el código de transacción para contabilizar las transacciones para las que el hotel ha pagado un importe en nombre de un huésped. El cajero obtiene el dinero de su banco de caja para pagar por un servicio en nombre de un huésped, como flores, un taxi, y lo contabiliza en la hoja contable del huésped. Al contabilizarse una transacción de anticipo en una hoja contable, se incrementa el importe que el huésped debe al hotel. La transacción de anticipo registra una entrada de diario de caja para indicar que se ha retirado dinero del banco de caja.
    Código postal externo
    El código de contabilización externo. El código de contabilización externo es el código de transacción usado por las interfaces para contabilizar fianzas adelantadas en HMS. Los tipos de tarjeta de crédito que usarán los socios externos para contabilizar fianzas en HMS deben tener su correspondiente código de contabilización externo. El tipo de pago del código de contabilización externo debe establecerse en Procesador de pago externo.
    Cuota del centro turístico
    Si selecciona esta casilla de verificación, las cuotas de centro turístico se contabilizarán con esta transacción en función del código con el que se defina la cuota del centro turístico de la cuenta.
    Usar para tipo de cargo desconocido
    Si selecciona esta casilla de verificación, podrá usar el código de transacción para contabilizar las transacciones financieras para las que no puede categorizarse un cargo como uno de los tipos de cargos disponibles.
    No contabilizar
    Seleccione esta opción en los códigos de transacción que se usan como tipos de pago para limitar el poder adquisitivo del huésped. Si este código de transacción se selecciona como tipo de pago, el campo No contabilizar de la cuenta se selecciona, de modo que se limita la contabilización de los establecimientos en la cuenta.
  6. En la sección Detalles de tarjetas de crédito, especifique esta información:
    Transacción de tarjeta de crédito
    La transacción para la que debe utilizar la tarjeta de crédito.
    N.º de teléfono de comerciante
    Especifique el número de teléfono del procesador de la tarjeta de crédito.
    Umbral de autorización para invertir
    Especifique el umbral para invertir autorizaciones.
  7. Seleccione la casilla de verificación Pago no fiscalizado de la sección Campos definidos por el usuario cuando no sea necesario fiscalizar el pago por factura directa ni por transferencia bancaria. Esta funcionalidad solo se aplica a la interfaz fiscal de la República Checa.
  8. En la sección Áreas de contabilización permitidas, especifique esta información:
    Efectos por cobrar
    Seleccione esta casilla de verificación para usar el código de transacción para contabilizar los cargos incurridos en las cuentas por cobrar.
    Nota: Si la casilla de verificación no se selecciona, AR requiere propiedad se desactiva.
    Reservado
    Seleccione esta casilla de verificación para usar el código de transacción para contabilizar los cargos en caso de que un huésped confirme la reserva.
    Cancelado
    Seleccione esta casilla de verificación para usar el código de transacción para contabilizar los cargos en caso de que un huésped cancele la reserva.
    No se presentó
    Seleccione esta casilla de verificación para usar el código de transacción para contabilizar los cargos en caso de que un huésped no se presente, es decir, el huésped no se registra en el hotel en la fecha especificada.
    Alojado en hotel
    Seleccione esta casilla de verificación para usar el código de transacción para contabilizar cargos en caso de que un huésped se aloje en la propiedad.
    Dejaron el hotel
    Seleccione esta casilla de verificación para usar el código de transacción para contabilizar cargos en caso de que un huésped haya dejado la propiedad.
    Registrado por anticipado
    Seleccione esta casilla de verificación para usar el código de transacción para contabilizar cargos en caso de que un huésped esté en estado de registrado por anticipado. Por ejemplo, un huésped podrá usar la piscina mientras espera a que se le asigne una habitación.
    Sistema
    Seleccione esta casilla de verificación si el sistema utiliza el código de transacción para contabilizar transacciones financieras.
  9. En la sección Otra información, especifique esta información:
    Transacción de cargo de fianza predeterminada
    El código de transacción del cargo de fianza que registra los cargos de la fianza.
    Transacción de cargo de fianza
    Si esta casilla de verificación está seleccionada, puede recuperar una lista de transacciones de cargo de fianza.
    Factura de impuesto como exención
    El sistema selecciona la casilla de verificación para indicar que no hay ningún grupo de impuestos asociado.
    Gravado externamente
    Seleccione esta casilla de verificación para indicar que el total de la transacción de comidas y bebidas de la factura incluye el importe de la transacción. Seleccione esta casilla de verificación si hay que incluir el importe de la transacción en el total por comidas y bebidas de la factura de impuestos para Brasil.
    Impuesto de IVA
    Si esta casilla de verificación está seleccionada, los códigos de transacción se registran como impuesto de IVA.
    Impuesto municipal
    Si esta casilla de verificación está seleccionada y el parámetro TAXINVCITYTAXCOL está activado, la columna de impuestos municipales se añade al informe de factura de impuestos estándar.
  10. Haga clic en Guardar registro.