Información general de informe de libro mayor del hotel

Este informe detalla el dinero (debe y haber) registrado en los libros contables de un hotel. La información se divide en distintos libros mayores, ya que parte del dinero se clasifica como fianza adelantada, como indicativo de que los servicios aún no se han prestado, mientras que el resto del dinero se asigna a cargos incurridos durante la estancia de un huésped. El informe contiene detalles sobre los siguientes libros mayores:

Libro mayor de fianzas adelantadas: una recopilación de cuentas para las que un huésped paga una fianza antes del registro. El hotel registra una cuenta pagadera para el huésped por los servicios que se prestarán en el futuro. Seguidamente, el importe se vuelve a transferir a la cuenta de huésped, que pasa a llamarse hoja contable una vez que el huésped se registra en el hotel.
Libro mayor de huésped: una recopilación de cuentas por cobrar para huéspedes que están actualmente registrados.
Cuentas pendientes: una recopilación de cargos de facturas directas que se transfieren del libro mayor de huésped al libro mayor de clientes no hospedados y que siguen con estado Pendiente.
Libro mayor de clientes no hospedados: una recopilación de cuentas que pertenecen a huéspedes no registrados en el hotel.
Libro mayor de seguridad: las fianzas de arrendamiento son para imprevistos, seguridad y alquiler. Las fianzas de alquiler se contabilizan temporalmente en el libro mayor de seguridad para de ahí transferirse automáticamente a las cuentas por cobrar. Las fianzas de alquiler se registran con el libro mayor de AR. Las fianzas de seguridad se transfieren manualmente del libro mayor de seguridad a las cuentas de huésped, arrendamiento o AR. Las fianzas de seguridad que no se transfieren se registran en el libro mayor de seguridad. Las fianzas de imprevistos se contabilizan en el libro mayor de fianzas adelantadas y se registran en el libro mayor de fianzas adelantadas. El libro mayor de fianzas de arrendamiento incluye subtotales de fianzas. El estado del arrendamiento puede ser Liberado, Cancelado, Provisional, Definitivo o Completado.

Mostrar pendiente como fianza adelantada: si selecciona esta casilla de verificación, las transacciones de hojas contables para todos los tipos de cuentas con estado Pendiente se registran en el libro mayor de fianzas adelantadas. Las propiedades que no usen la funcionalidad de fianza adelantada en HMS pueden usar esta característica para contabilizar pagos en las hojas contables antes de que los huéspedes se registren, e informar de los pagos como una fianza adelantada en los informes del libro mayor del hotel para todos los tipos de cuentas pendientes. Tenga en cuenta que el pago se muestra en la sección del libro mayor de huésped si el informe se ejecuta en la fecha en la que se registra la cuenta. El pago solo se muestra como una fianza adelantada si el informe se ejecuta en fechas anteriores a la fecha de registro.

El informe incluye: tipo de cuenta, estado de cuenta, nombre, número de confirmación, habitación, código de tipo de pago, cuenta de AR, Id. de reserva de grupo, fecha de llegada, fecha de salida y saldo. Seguidamente, el informe resume el total de cada libro mayor y presenta un total general de todos los libros.

Puede filtrar el informe especificando la propiedad. Puede optar por incluir solo estados específicos del huésped, o bien solo estados específicos de cuentas de AR y cuentas con saldo cero. Puede ejecutar el informe en la vista de resumen o de detalles.

A continuación se indican algunos aspectos importantes:

Resumen de libro mayor de AR: cuando se selecciona esta casilla de verificación, el informe imprime las secciones Pendiente de AR y Libro mayor de AR como un resumen a pesar de que el resto del informe se imprima detallado.
El número de confirmación corresponde al número de confirmación PMS, el número de cuenta, el número de confirmación o número IATA (o Id. de agencia de viajes).
La fecha de llegada es la fecha de inicio de una cuenta, si se trata de una cuenta para no huéspedes o una cuenta sin fecha de llegada.
La fecha de salida es la fecha de finalización de una cuenta, si se trata de una cuenta para no huéspedes o una cuenta sin fecha de salida.
Si se selecciona la opción Períodos colaterales controlados por arrendamiento en la pantalla Configuración de arrendamiento, la fecha de llegada corresponde a la fecha de inicio colateral, y la fecha de salida es la fecha de finalización colateral +1.
El saldo corresponde al campo de la pantalla de estancia del huésped para cuentas de huéspedes, el saldo de la hoja contable se encuentra en la ficha Hoja contable de una cuenta.
Si se selecciona Incluir saldos en cero, el informe incluye todos los estados de cuentas de cada libro mayor, con independencia del estado del importe del saldo. Si la casilla de verificación no está seleccionada, se muestra un estado de cuenta para un libro mayor, si los ingresos no son iguales a cero. Si la casilla de verificación no está seleccionada y todos los estados de las cuentas de un libro mayor ascienden a cero, el informe seguirá mostrando el nombre del libro mayor con el total de cero.
Si el estado del cargo de entrada de un registro es Pendiente, el cargo se incluye en los totales del libro mayor Pendiente de AR.
Si la fecha de contabilización del cargo es anterior a la fecha del informe, el cargo se contabiliza y se incluye en los totales del libro mayor de AR.
Si la fecha de contabilización del cargo es posterior a la del informe, el cargo queda pendiente y se incluye en los totales del libro mayor Pendiente de AR.
El número de habitación es solo para cuentas de huéspedes.
El informe muestra el importe neto y de IVA del libro mayor de huésped y del libro mayor de fianzas adelantadas.

Se llevan a cabo estos cálculos:

Total del libro mayor = resumen de totales del libro mayor
Total general = resumen de totales de todos los libros mayores