Aktivitätsmodul - Übersicht

Die HMS-Funktionalität wurde erweitert und unterstützt jetzt auch Aktivitäten. HMS kann als Aktivitätskonsolidierer fungieren. HMS unterstützt die HTNG SGI-Schnittstelle (Single Guest Itinerary). HTNG SGI ermöglicht Aktivitätsanbietern, Aktivitäten an HMS zu senden. HMS wiederum kann eine konsolidierte Liste der in der Property verfügbaren Aktivitäten anzeigen. Das Bestätigungsschreiben enthält eine Liste der Aktivitäten. Es gibt auch einen Bericht, in dem die mit einer Property verknüpften Aktivitäten aufgelistet sind.

Das Management von Aktivitäten ist ziemlich kompliziert. Die meisten Aktivitäten werden über ein externes System verwaltet, das über die SGI-Schnittstelle mit HMS kommuniziert. HMS verfügt über ein einfaches Aktivitätsmodul, das die Buchung und Verwaltung von Aktivitäten in HMS ermöglicht. Diese Funktion eignet sich nur für eine einfache Aktivitätsplanung. Komplexe Zeitpläne oder Preise werden nicht unterstützt. Externe Aktivitäten unterliegen dem externen System. Mit HMS können diese externen Aktivitäten nicht modifiziert werden. HMS benachrichtigt externe Systeme NICHT über die in HMS geplanten internen Aktivitäten.

Aktivitäten können mit einem Gastaufenthalt oder einem Gästeprofil verknüpft werden. Die Bildschirme Gästeprofil, Gastaufenthalt und Check-In zeigen ein Symbol an, falls verknüpfte Aktivitäten vorhanden sind. Über die Bildschirme Gastaufenthalt und Gästeprofil kann der Benutzer den Bildschirm Aktivität - Buchungsliste aufrufen, in dem alle Aktivitäten aufgelistet sind. Über den Bildschirm Aktivität - Buchungsliste können Sie den Bildschirm Aktivität - Buchung aufrufen, in dem Sie Aktivitäten buchen oder ändern können. Sie können auch einen Bildschirm aufrufen, der die Aktivitätsbuchungen in einer Kalenderansicht darstellt.

Aktivitäten werden nach Property konfiguriert. HMS verwaltet drei Bereiche:

  • Aktivität - Anbieter: Dies ist die Einheit, die die Aktivitäten verwaltet. Beispiele für Aktivitätsanbieter sind der Fahrradverleih oder der Wellnessbereich.
  • Aktivität - Konfiguration: Hier wird die allgemeine Aktivität identifiziert, z. B. ein Fahrrad mieten oder eine Massage buchen.
  • Aktivität - Buchung: Dies ist der eigentliche Termin bzw. die Reservierung, z. B. Ganzkörpermassage für Susanne um 13 Uhr oder Fahrradausgabe an Petra am Samstag Nachmittag.
Hinweis: In den meisten Dokumentationen der Branche ist die Rede von Aktivitäten, womit meist Aktivitätsbuchungen gemeint sind. Alle Aktivitäten in HMS, egal ob intern oder extern, müssen über einen Anbieter und eine Konfiguration verfügen.

Sowohl für interne als auch externe Aktivitätsbuchungen können die Aktivitätskosten in HMS gebucht werden. Die SGI-Schnittstelle unterstützt das Senden von Kosten und Zahlungen an HMS. Die Anforderung, Aktivitätsbuchungen auf einem Gästeprofil zu ermöglichen, hat dazu geführt, dass HMS Profilkonten eingeführt hat. Der Benutzer hat die Möglichkeit, manuell ein Profilkonto über den Bildschirm Gästeprofil zu erstellen. Diese Profilkonten sind nicht nur auf Aktivitätsbuchungen beschränkt, sondern können für zahlreiche Zwecke verwendet werden. Durch Hinzufügen einer Aktivitätsbuchung zu einem Gästeprofil wird ein Konto erstellt, falls noch keines vorhanden ist. Die Anforderung, Aktivitäten und Zusatzangebote miteinander zu verknüpfen, hat dazu geführt, dass HMS das Gästeprofil außerdem um eine Option für Zusatzleistungen ergänzt hat.

Aktivität - Anbieter: Der Aktivitätsanbieter wird zuerst konfiguriert. Unter "Aktivität - Anbieter" sind Informationen für die Kontaktaufnahme mit dem Anbieter hinterlegt. Standardmäßig werden sie im Bildschirm Aktivität - Konfiguration angezeigt, können jedoch im Bildschirm Aktivität - Konfiguration überschrieben werden. Für die Konfiguration einer externen Aktivität müssen Sie zunächst einen Databridge-Partner für die SGI-Schnittstelle einrichten und den Aktivitätsanbieter dann mit diesem Databridge-Partner verknüpfen. Der Databridge-Partner kann mehrere Propertys unterstützen. Der Bildschirm ermöglicht Ihnen die Anzeige der "internen" Property-Kontaktinformationen und informiert darüber, wie die Aktivität gebucht werden kann.

Aktivität - Konfiguration: Der Bildschirm Aktivität - Konfiguration beinhaltet Zeitplaneinschränkungen, Gästetypeinschränkungen und Preise. Preise können nach Gästetyp, Person oder Aktivität angegeben werden. Die Aktivität sowie die Gästetypen Person und Erwachsener müssen immer aktiv sein. Es können zusätzliche Gästetypen aktiviert und umbenannt werden. Einschränkungen für Zeitplan und Gästetyp dienen lediglich der Information und werden nicht durchgesetzt. Die Preise in der Konfiguration einer externen Aktivität können herangezogen werden, um den Preis einer ausstehenden externen Aktivitätsbuchung zu schätzen. Auf dem Bildschirm Aktvität - Konfiguration kann der Benutzer Details dazu angeben, wie die Aktivität gebucht wird. Dies ist wichtig für externe Aktivitäten. Wenn sich der Gast nach einer Aktivität erkundigt, muss der Concierge dem Gast weiterführende Informationen zur Buchung der Aktivität bereitstellen, da diese nicht in HMS gebucht werden kann. Dabei kann es sich um eine Webseite, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse handeln. Die Buchungsinformationen sowie einige weitere Informationen zur Aktivitätskonfiguration sind im Bildschirm "Aktivität - Buchung" enthalten. Für interne Aktivitäten können Traces konfiguriert werden.

Aktivitätsbuchungen: Aktivitätsbuchungen beziehen sich auf die Aktivitätskonfiguration. Sie enthalten den Preis sowie Datum und Uhrzeit der Aktivität. Bei internen Aktivitätsbuchungen kann der Benutzer eine bestimmte Anzahl nach Gästetyp angeben. Die SGI-Schnittstelle unterstützt keine Gästetypen. Es wird nur eine Gesamtzahl von Personen angegeben. Der Benutzer kann außerdem eine Teilnehmerliste angeben. Die SGI-Schnittstelle kann ebenfalls eine Teilnehmerliste senden. HMS nimmt keinen Abgleich zwischen den Teilnehmern und der Anzahl nach Gästetyp vor. Externe Aktivitätsbuchungen können über einen Link zu einer Website verfügen, auf der der Gast die Aktivitätsbuchung anzeigen und/oder ändern kann. Dieser Link ist in der SGI-Nachricht zur Aktivitätsbuchung enthalten.

Gastaufenthalt/Profil: Die Bildschirme Gastaufenthalt, Check-In und Gästeprofil verfügen über ein Symbol, das anzeigt, ob Aktivitäten vorhanden sind. Diese Bildschirme verfügen außerdem über einen Link zum Bildschirm Aktivität - Buchungsliste. Bei einem Gastaufenthalt enthält die Liste sämtliche Aktivitäten, die mit dem Gastaufenthalt sowie mit dem primären oder zusätzlichen Gästeprofilen verknüpft sind. Beim Check-In wird der Benutzer benachrichtigt, falls ungebuchte oder ausstehende Aktivitäten vorhanden sind. Falls der Zeitraum für den Gastaufenthalt geändert wird, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung, falls gebuchte Aktivitäten außerhalb des neuen Aufenthaltszeitraums legen. Bei externen Aktivitäten erhält der Anbieter eine Nachricht über den geänderten Aufenthaltszeitraum. Wenn der Benutzer einen Gastaufenthalt storniert, wird er vom System aufgefordert, interne Aktivitäten automatisch zu stornieren. Der Benutzer hat die Wahl, interne Aktivitäten NICHT automatisch zu stornieren und mit der Stornierung des Gastaufenthalts fortzufahren. Der Benutzer muss die Aktivitätsbuchungen in dem Fall einzeln überprüfen. Bei externen Aktivitäten wird das externe System über die Stornierung des Gastaufenthalts informiert. Aktivitäten können in den Arrangement-Preis aufgenommen oder als Zusatzleistungen über ein Zusatzangebot dargestellt werden. Beim Hinzufügen des Arrangements oder der Zusatzleistung wird eine ausstehende Aktivität erstellt (die noch gebucht werden muss). HMS hat darüber hinaus eine Upselling-Funktion hinzugefügt. Zusatzangebote und Aktivitäten können als Upselling-fähig gekennzeichnet werden. Beim Check-In zeigt das System das Kontextmenü "Upselling" an. Dieses enthält die 5 häufigsten Aktivitäten und die 5 häufigsten Zusatzangebote, die der Gast zuvor schon einmal gebucht hat.