Veranstaltungsreservierungen erstellen

Auf der Registerkarte Veranstaltung - Reservierungen können Sie Veranstaltungsreservierungen erstellen, ändern, kopieren und stornieren. Sie können die Verknüpfungen mit den Reservierungen für die Veranstaltung verbinden, jedoch nur als Referenz. Sie können manuell Regeln für den automatischen Transfer für eine verknüpfte Gruppe, Organisation, ein verknüpftes Reisebüro oder ein vorhandenes Gästekonto erstellen.

Vor dem Erstellen einer Veranstaltungsreservierung müssen Sie die Veranstaltungsräume konfigurieren. Um Veranstaltungsräume zu konfigurieren, wählen Sie Administration > Property > Veranstaltungen > Veranstaltungsraum - Konfiguration aus.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Um Veranstaltungsreservierungen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie Verkauf - Gruppen > Veranstaltungen > Veranstaltung - Reservierungen aus.
Klicken Sie auf Neuer Datensatz, um eine neue Veranstaltungsreservierung zu erstellen. Alternativ können Sie auch auf einen Datensatz doppelklicken, um eine Veranstaltungsreservierung zu ändern.

Hinweis:
Wenn dieser Bildschirm über den Bildschirm "Veranstaltungsräume - Verfügbarkeit" aufgerufen wird, werden die Details für Zimmer, Startdatum und -zeit sowie Enddatum und -zeit befüllt.
Geben Sie die folgenden Informationen an:
Veranstaltung - Name

Der Name der Veranstaltung.

Veranstaltungstyp
Der Typ der Veranstaltung, für die Sie die Reservierung erstellen möchten. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
- Konferenz
- Gruppe
- Geschlossene Gesellschaft
- Hochzeit
Veranstaltungs-Master

Der Name des Veranstaltungs-Master-Kontos, mit dem die Veranstaltungsreservierungen verknüpft sind. Klicken Sie zum Erstellen eines Veranstaltungs-Masters auf "Hinzufügen". Klicken Sie auf den Hyperlink für den Veranstaltungs-Master, um den in der Nachschlageliste eingegebenen Veranstaltungs-Master zu bearbeiten.
Hinweis: Sie können einen vorhandenen Veranstaltungs-Master aus der Nachschlageabfrage für den Veranstaltungs-Master auswählen.

In Master abrechnen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um vorhandene Regeln für den automatischen Transfer zu stornieren und eine neue Regel für automatischen Transfer für die Veranstaltungsreservierungen zu erstellen. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.
Hinweis:
Alle Kosten der Veranstaltungsreservierungen mit den Status "Interessent", "Vorläufig", "Definitiv" oder "Im Haus" werden auf das Veranstaltungs-Master-Konto transferiert. Das Feld "Auf Konto" wird mit den Informationen zum Veranstaltungs-Master im Abschnitt "Automatischer Transfer - Details" auf dem Bildschirm "Veranstaltung - Reservierung" befüllt. Die Regel für den automatischen Transfer kann nicht manuell geändert werden, wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist.

Bestätigungsnummer

Die Nummer, mit der die Reservierung bestätigt wird. Die Nummer wird vom System generiert.

Status
Der Status der Reservierung. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
- Definitiv
- Interessent
- Vorläufig
Bei der Erstellung der Reservierung werden die folgenden Status nicht angezeigt:
- Im Haus
- Ausgecheckt
- Storniert
- Geschlossen
Aktionen

Klicken Sie auf das Symbol, um die Transaktion zu buchen. Bei der Erstellung der Reservierung wird dieses Symbol nicht angezeigt.
Mit Posten kopieren - Symbol

Klicken Sie auf das Symbol, um die mit der Reservierung verknüpften Posten in eine neue Veranstaltungsreservierung zu kopieren.

Drucken - Symbol

Sie können das Menü Bankett - Veranstaltungsbestellung (BEO) auswählen, um den BEO-Bericht für die jeweilige Veranstaltung zu drucken.
Geben Sie im Abschnitt Veranstaltung - Details die von Ihnen benötigten Informationen ein. Rufen Sie weitere Informationen zu diesen Feldern ab:
Startdatum
Geben Sie das Datum an, an dem die Veranstaltung beginnt. Standardmäßig wird das Hoteldatum angezeigt. Dies ist ein Pflichtfeld.
Hinweis:

Dieses Datum muss am oder nach dem Startdatum des Veranstaltungs-Masters liegen.

Dieses Datum muss vor dem Enddatum des Veranstaltungs-Masters liegen.

Wenn das Startdatum geändert wird, aktualisiert die Anwendung das Startdatum der mit der Reservierung verknüpften Posten.
Enddatum
Geben Sie das Datum an, an dem die Veranstaltung endet. Dies ist ein Pflichtfeld.
Hinweis:

Dieses Datum muss am oder vor dem Enddatum des Veranstaltungs-Masters liegen.

Wenn das Enddatum geändert wird, aktualisiert die Anwendung das Enddatum der mit der Reservierung verknüpften Posten.
Layout

Wählen Sie das Layout der Veranstaltung aus.

Personen

Die Anzahl der Personen, die in den Zimmern untergebracht werden, die mit Veranstaltungsreservierungen verknüpft sind.

Einrichtung

Geben Sie an, wann die Veranstaltungsposten eingerichtet werden müssen.

Abbau

Geben Sie an, wann die Veranstaltungsposten abgebaut werden müssen.

Vertriebsbeauftragter

Der Name des Vertriebsbeauftragten.

Koordinator

Der Name des Koordinators.

Nicht verlegen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzugeben, dass Datum und Uhrzeit dieser Reservierung nicht verlegt werden dürfen.

Steuerstatus

Wählen Sie den Transaktionscode aus, um den Steuerstatus der Veranstaltungsreservierung anzugeben. Dies bedeutet, dass bestimmte oder alle Buchungen in Verbindung mit der Veranstaltung keiner Steuer unterliegen.

Preis

Wählen Sie den für die Veranstaltung relevanten Preis aus.

Preisfindung
Wählen Sie die für die Veranstaltung geltende Preisfindungsmethode aus. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
- Pro Tag
- Fest
- Stundensatz
Zimmerpreis gesamt

Gesamtpreis aller für die Veranstaltung genutzten Räume. Klicken Sie auf das Symbol für Berechnen, um den Preis erneut zu berechnen, falls Sie Preise oder die Preisfindungsmethode geändert haben.

Vertrag - Zimmerpreis

Der vertraglich zugesicherte Preis für den Raum.

Postenpreis gesamt

Gesamtpreis aller für die Veranstaltung genutzten Posten.

Vertragspostenpreis gesamt

Der vertraglich zugesicherte Gesamtpreis für die Posten.

Zimmer- und Postenpreis gesamt

Gesamtpreis für Räume und Posten.

Vertragspreis gesamt

Der vertraglich zugesicherte Gesamtpreis.

Vertragsgesamtpreis plus Steuer

Der vertraglich zugesicherte Gesamtpreis einschließlich Steuern.

Anmerkungen

Geben Sie Anmerkungen ein, falls vorhanden.
Geben Sie die folgenden Informationen im Abschnitt Verknüpfungen an:

Organisation

Wählen Sie die mit der Veranstaltung verknüpfte Organisation aus.

Gruppe

Wählen Sie die mit der Veranstaltung verknüpfte Gruppe aus.

Reisebüro

Wählen Sie das mit der Veranstaltung verknüpfte Reisebüro aus.

Debitorenkonto

Wählen Sie das Debitorenkonto aus, auf das die Transaktionen der Veranstaltung gebucht werden.

Abrechnungsreferenz

Geben Sie die Nummer der Abrechnungsreferenz an.
Geben Sie unter Kontaktdaten die folgenden Informationen an:

Nachname

Der Nachname der für die Veranstaltung zuständigen Kontaktperson.

Vorname

Der Vorname der für die Veranstaltung zuständigen Kontaktperson.

e-Fakturierung - Partner-ID

Eine eindeutige ID, die von der elektronischen Rechnungsplattform in Italien zum Identifizieren des e-Invoicing-Partners verwendet wird.

Nationalität

Das Land, zu dem der Gast gehört.
Hinweis: Sie müssen den Wert in diesem Feld eingeben, um die Überprüfung der Steuer-ID für Spanien auszuführen.
Geben Sie im Abschnitt Zahlung - Details die von Ihnen benötigten Informationen ein. Rufen Sie weitere Informationen zu diesen Feldern ab:

Vorauszahlung - Fälligkeitsdatum

Das Datum, bis zu dem der angegebene Vorauszahlungsbetrag für die organisierte Veranstaltung bei der Property eingegangen sein muss.

Vorauszahlung - Betrag

Der Betrag, den die Property für die organisierte Veranstaltung als Vorauszahlung erhält.

Vorauszahlung erhalten

Der Betrag, den die Property für die organisierte Veranstaltung erhalten hat.
Klicken Sie auf Datensatz speichern, um die angegebenen Daten zu speichern.

Hinweis:
Die Daten im Abschnitt "Kontaktdetails" werden standardmäßig aus dem Profil oder der Gruppe übernommen, und zwar auf Basis des auf dem Bildschirm Veranstaltungs-Master ausgewählten Buchertyps.
Klicken Sie auf die Registerkarte Posten.