Teilnehmerreservierungen erstellen

Teilnehmerreservierungen können über die folgenden drei Module erstellt werden: Rezeption, Callcenter oder Verkauf - Gruppen. Wenn der Mitarbeiter eines Reisebüros oder der Ansprechpartner in einer Organisation eine Reservierung vornimmt, erfolgt dieser Schritt in der Regel durch die Kontaktaufnahme mit den Vertriebsmanagern, die daraufhin die Teilnehmerreservierung innerhalb des Gruppenbuchungs-Datensatzes auf der Registerkarte Teilnehmer erstellen. Anschließend werden die folgenden Schritte durch das System ausgeführt:

  • Die Informationen zur Teilnehmergarantie im Rahmen der Gruppenbuchung werden in den Abschnitt "Teilnehmerreservierung - Garantie" auf dem Bildschirm Gastaufenthalt kopiert.
  • Die Informationen zur Teilnehmerzahlung im Rahmen der Gruppenbuchung werden in den Abschnitt "Teilnehmerreservierung - Zahlung" auf dem Bildschirm Gastaufenthalt kopiert.

Die folgenden Richtlinien werden auf Basis des Wertes, den Sie auf dem Bildschirm Gruppenbuchung angegeben haben, auf die Teilnehmer angewendet:

  • Garantiebedingungen
  • Bedingungen für Stornierungsgebühr
  • Erstattungsbedingungen für Stornierung

Der Abschnitt "Teilnehmer aktualisieren - Verarbeitungsdetails" zeigt die Nachrichten für die Teilnehmer an, für die die Aktualisierung fehlgeschlagen ist.

So erstellen Sie eine Teilnehmerreservierung innerhalb der Gruppenbuchung:
  1. Wählen Sie Verkauf - Gruppen > Gruppenbuchung aus.
  2. Wählen Sie eine Gruppenbuchung auf der Registerkarte Listenansicht aus.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer.
    Hinweis: 

    Sie können den Nachnamen des Gasts über die Abfrage des Nachnamens auswählen. Um die Gästeliste anzuzeigen, muss der Property-Parameter CMSINTG auf dem Bildschirm "Property - Konfiguration" ausgewählt werden.

  4. Wählen Sie im Abschnitt "Teilnehmer - Details" Aktionen > Teilnehmer - Coupons drucken aus. Die Coupons werden für jeden ausgewählten Gastaufenthalt gedruckt.
    Hinweis: 
    • Der gedruckte Coupon-Bericht zeigt alle Coupons für den verknüpften Gastaufenthalt an.
    • Die Coupons, die nicht zuvor für den ausgewählten Teilnehmer gedruckt wurden, sind ebenfalls eingeschlossen.
  5. Geben Sie im Abschnitt "Teilnehmer - Details" die von Ihnen benötigten Informationen ein. Im Folgenden erhalten Sie weitere Details zu diesen Feldern:
    Nicht aktive Profile erstellen
    Wählen Sie diese Option aus, um alle Profile, die für Teilnehmerreservierungen erstellt wurden, automatisch in den Status "Nicht aktiv" zu versetzen. Diese Option wird für Gruppen verwendet, deren Mitglieder möglicherweise nur einmal in dem Hotel übernachten.
    Hinweis: 
    • Die Felder "Reisepass" und "Ausweisnummer" sind auf Basis des Werts im Property-Parameter MASKPERSONALINFORMATION maskiert.
    • Der Property-Parameter MASKPERSONALINFORMATION ist nicht anwendbar, wenn die VVIP-Funktion für die Property aktiviert ist.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Klicken Sie auf Datensatz speichern.
    Hinweis: 
    • Das Wert für das Feld Rabatt Speisen und Getränke wird von der Registerkarte Teilnehmerreservierung auf dem Bildschirm Gruppenbuchung übernommen. Der Rabatt auf Speisen und Getränke kann vom Teilnehmer in Anspruch genommen werden und ist nur für die Speisen- und Getränkeangebot des Hotels gültig. Dieser Code wird durch das POS-System verwendet, sodass der Kassierer für Speisen und Getränke den Typ des anwendbaren Rabatts sowie den Betrag bestimmen kann.
    • Inklusive Ausstattungsvorlage: Wenn Sie den Zimmerplan oder den Zimmertyp oder die Treueebene auf dem Bildschirm Gruppenteilnehmer ändern, verknüpft die Anwendung die neue Ausstattungsvorlage auf Basis der mit der Ausstattungsvorlage verknüpften Option Vorlagenregeln anwenden mit der Reservierung.
      • Das Anreisedatum der Gästereservierung muss identisch sein mit dem Startdatum der Ausstattung und dem Enddatum der Ausstattung, oder es muss zwischen diesen Daten liegen.
      • Sie können mehrere Ausstattungsvorlagen mit der Gästereservierung verknüpfen.
      • Wenn das Reservierungsdatum geändert wird, gilt die verknüpfte Ausstattungsvorlage nicht.
    • Sie können auf das Zimmer-Symbol neben dem Feld "Zimmernummer" klicken, um ein Zimmer zuzuweisen. Das Symbol "Zimmerzuweisung" (grün, gelb oder rot) wird auf Basis des Zimmerstatus angezeigt. Lassen Sie zum Anzeigen der Statusdetails den Mauszeiger auf dem Symbol ruhen. Das Symbol "Zimmer automatisch zuweisen" kann verwendet werden, um dem Gast automatisch über die Registerkarte "Teilnehmer" ein Zimmer zuzuweisen.