Gruppenbuchungen erstellen

Sie können eine Gruppenbuchung erstellen, um Daten und Mitglieder-spezifische Informationen zu verwalten, die sich speziell auf eine "Gruppe" von Einzelgästen beziehen. Mit der Gruppenbuchung verwalten Sie Daten, Zimmerpreise, Zimmerblocks, Abrechnungsanweisungen usw. Außerdem bietet die Gruppenbuchung eine Vorlage mit Details, die in die Reservierungen und Kontoblätter von Teilnehmern kopiert werden können. Ein Gruppenabrechnungskonto wird erstellt, wenn die Gruppe gespeichert wird. Das Konto übernimmt den Gruppennamen.

Die folgenden Richtlinien werden auf Basis des von Ihnen angegebenen Werts auf Teilnehmerreservierungen angewendet:

Garantiebedingung: Wenn das Feld Garantietyp ausgefüllt ist, werden alle Teilnehmerreservierungen, die unter dieser Gruppe erstellt wurden, mit der konfigurierten Richtlinie aktualisiert und sind für die Teilnehmer gültig.
Bedingungen für Stornierungsgebühr: Wenn das Feld Bedingungen für Stornierungsgebühr ausgefüllt ist, werden alle Teilnehmerreservierungen, die unter dieser Gruppe erstellt wurden, mit der konfigurierten Richtlinie aktualisiert und sind für die Teilnehmer gültig.
Erstattungsbedingungen für Stornierung: Wenn das Feld Erstattungsbedingungen für Stornierung ausgefüllt ist, werden alle Teilnehmerreservierungen, die unter dieser Gruppe erstellt wurden, mit der konfigurierten Richtlinie aktualisiert und sind für die Teilnehmer gültig.

Um eine Gruppenbuchung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie Verkauf - Gruppen > Gruppenbuchung aus.
Klicken Sie auf Neuer Datensatz.
Geben Sie die folgenden Informationen an:

Buchertyp

Wählen Sie den Buchertyp aus, wenn die Gruppe für eine Organisation oder durch ein Reisebüro erstellt wird. Es sind die folgenden Optionen verfügbar: Organisation oder Reisebüro.

Bucher

Wenn Sie einen Buchertyp angegeben haben, wird die Nachschlageabfrage entweder nach einer Organisations- oder Reisebürosuche gefiltert. Wählen Sie einen Bucher aus.

Gruppenname

Geben Sie den Namen der Gruppe an. Der hier eingegebene Name wird als Grundlage für die Suche verwendet. Außerdem wird dieser Name auf Berichten und Formularen gedruckt.

Status

Geben Sie den Status an. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Interessent, Vorläufig oder Definitiv. Sie können im Status Interessent nicht auf die weiteren Registerkarten der Gruppenbuchung zugreifen.
Geben Sie im Abschnitt Gruppendetails die von Ihnen benötigten Informationen ein. Im Folgenden erhalten Sie weitere Details zu diesen Feldern:
Gruppentyp

Wählen Sie den erforderlichen Gruppentyp in Bezug auf eine beliebige spezifische Organisationsrolle aus.

Startdatum

Geben Sie das früheste Datum ein, ab dem ein Zimmer der Gruppenbuchung zugeordnet werden kann.

Nächte

Geben Sie die Anzahl der Übernachtungen für die Gruppenbuchung an. Dieses Feld ist ein erforderliches Feld; Sie können das Feld jedoch überspringen und stattdessen das Enddatum angeben. Die Anzahl der Übernachtungen wird dann automatisch vom System berechnet.

Enddatum

Geben Sie das späteste Datum ein, bis zu dem ein Zimmer der Gruppenbuchung zugeordnet werden kann. Dieses Feld ist ein erforderliches Feld; Sie können das Feld jedoch überspringen und stattdessen die Anzahl der Übernachtungen angeben. Das Enddatum wird anschließend durch das System berechnet.

Abreise des Gasts am

Hierbei handelt es sich um das Datum, für das die Abreise der Gäste geplant ist. Dieses Datum wird durch das System hier durch das Enddatum + 1 berechnet.

Geplantes Freigabedatum

Geben Sie das Datum an, an dem alle verbleibenden, ungenutzten Zimmern, die der Gruppenbuchung zugeordnet waren, wieder als buch- und reservierbare Zimmer im jeweiligen Haus verfügbar sind. Wenn Sie hier ein Datum eingeben, ist die Option "Standardfreigabedaten" nicht zulässig.

Standardfreigabedaten

Geben Sie die Anzahl der Tage vor der Tagesendverarbeitung für jedes Sperrdatum an, das das System verbleibende, nicht genutzte Zimmerzuweisungen löschen soll. Dieses Feld wird verwendet, um eine rollierende Freigabe für verbleibende, ungenutzte Zimmer zu aktivieren, die der Gruppenbuchung zugewiesen werden. Optional können Sie auf das Kalendersymbol klicken, um einen Freigabezeitplan nach Datum zu erstellen. Wenn ein Freigabezeitplan bereits vorhanden ist, wird dies rechts vom Feld durch einen Indikator angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabezeitplan erstellen.

Nicht aktive Profile erstellen

Wählen Sie diese Option aus, um alle Profile, die für Teilnehmerreservierungen erstellt wurden, automatisch in den Status "Nicht aktiv" zu versetzen. Diese Option wird für Gruppen verwendet, deren Mitglieder möglicherweise nur einmal in dem Hotel übernachten.

Zimmerpreis

Wählen Sie den Zimmerpreis für die Gruppenbuchung aus. Wenn ein Zimmerpreis mit Zusatzangebotspaketen oder Mahlzeitenplänen verknüpft ist, werden diese in den entsprechenden Feldern angezeigt.
Hinweis: Wenn für den Zimmerpreis ein Steuerstatus angegeben ist, wird dieser Steuerstatus für die Gruppenbuchung angegeben.

e-Fakturierung - Partner-ID

Ein eindeutiger Identifikationscode zur Identifizierung des e-Fakturierungspartners.
In Teilnehmer kopieren

Wählen Sie diese Option aus, damit die Anmerkungen im Feld "Anmerkungen" in die Teilnehmerreservierungen der Gruppe kopiert werden.

Wechselkurssperre
Die Methode, die zum Sperren des Wechselkurses für die Gruppe mit dem Vorauszahlungsbetrag verwendet wird. Verfügbare Optionen:
- Vorauszahlung
- Manuell
Wechselkursanwendung
Der Bereich, in dem der Wechselkurs angewendet wird. Verfügbare Optionen:
- Gruppe
- Gruppe und Teilnehmer
Gruppenwährung

Die Währung der Gruppe, die auf dem Zimmerpreis basiert.
Hinweis: Wenn der Wert auf die Property-Währung eingestellt ist, werden die Felder Wechselkurs festlegen, Wechselkurssperre und Wechselkursanwendung nicht angezeigt.

Wechselkurs
Der Wert des Wechselkurses, der für die Gruppe gilt.
Hinweis:

Klicken Sie auf das Symbol für Wechselkurs festlegen , um den aktuellen Wechselkurswert festzulegen.

Wenn ein Gruppendatensatz kopiert wird, wird der Wechselkurs nicht kopiert.
Gebens Sie unter Markt - Details die folgenden Informationen an:

Source Of Business

Der Code der Source of Business. Die Source of Business wird über den Bildschirm Globale Codes verwalten erstellt.

Sekundäre Source of Business

Der zusätzliche Geschäftscode zum Verfolgen aller Teilnehmer der Gruppenreservierung.

Marktsegment

Das Marktsegment, das für die Gruppenbuchung gilt. Diese Felder sind auch in Reisebüroprofilen und Organisationsprofilen vorhanden und werden in die verknüpften Reservierungen kopiert. Der Property-Parameter MARKETFILEDSCOPYORDER steuert die Kopierreihenfolge. Die Standardreihenfolge lautet Gruppe > Reisebüro > Organisation. Das Feld Verfolgung wird auf Basis des Werts befüllt, den Sie im Feld Marktsegment auswählen. Mit der globalen Code-Definition für Verfolgung können Sie die Verfolgung auf Basis des Marktsegments kategorisieren. Es kann mehr als ein Verfolgungscode unter einer einzelnen Marktsegmentkategorie gruppiert werden. Sie können das Marktsegment ändern. Wenn sich der Zimmerpreis ändert, wird das Marktsegment nicht automatisch durch die Anwendung geändert.

Verfolgungscode

Wählen Sie den Verfolgungscode aus, der mit der Gruppenbuchungs-ID verknüpft werden muss.
Hinweis: Sie können die Verfolgungscodes über die Option Verfolgungscode erstellen erstellen und ändern.
Geben Sie im Abschnitt Verknüpfungen die von Ihnen benötigten Informationen ein. Im Folgenden erhalten Sie weitere Details zu diesen Feldern:

Provisionsprozentsatz

Geben Sie den Wert für den Prozentsatz des Preises in Bezug auf die Basisprovision an.

Provisionsbetrag

Geben Sie einen Wert für den Provisionsbetrag ein.

Hinweis: Sie haben die Möglichkeit, mehrere Provisionen für einen Reisebüromitarbeiter auf einem Gastaufenthalts-Datensatz einzurichten. Legen Sie dazu die Felder "Pauschale" und "Prozentsatz" fest, und/oder hängen Sie den gleichen Reisebüromitarbeiter mit Provisionsdetails mehrmals an einen Aufenthaltsdatensatz an.
Geben Sie unter "Kontaktdetails" die folgenden Informationen an:

Nachname

Der Nachname dieses Kontakts wird standardmäßig mit dem Wert auf Basis der im Abschnitt "Verknüpfung" angegebenen Organisation befüllt.

Vorname

Der Vorname dieses Kontakts wird standardmäßig mit dem Wert auf Basis der im Abschnitt "Verknüpfung" angegebenen Organisation befüllt.

Nationalität

Die Nationalität der Kontaktperson der Organisation.
Geben Sie im Abschnitt Garantie die von Ihnen benötigten Informationen ein. Wenn Sie eine Garantiebedingung angeben, werden alle Teilnehmerreservierungen, die unter dieser Gruppe erstellt wurden, mit der konfigurierten Bedingung aktualisiert. Die von Ihnen festgelegte Bedingung gilt auch für die Teilnehmer.
Geben Sie im Abschnitt Teilnehmer-Garantie die von Ihnen benötigten Informationen ein. Diese Garantieinformationen beziehen sich auf Teilnehmerreservierungen für die Gruppenbuchung und werden in alle Teilnehmerreservierungen kopiert.
Geben Sie im Abschnitt "Zusätzliches Reisebüro" die Informationen für die Reisebüros an. Die Nachschlageoption "Externes Reisebüro" ist nur verfügbar, wenn der Property-Parameter EXTERNALTALOOKUP ausgewählt ist.
Geben Sie im Abschnitt Zahlung die von Ihnen benötigten Informationen ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis:
Verwenden Sie die Optionen unter Aktivitäten (Aktion), um auf die aktivitätsbezogenen Bildschirme zuzugreifen:
- Aktivität buchen: Für den Zugriff auf den Bildschirm Aktivitäten (Listenansicht/Datensatzansicht).
- Aktivitätenliste: Für den Zugriff auf den Bildschirm Aktivität - Buchungsliste.
- Kalenderansicht: Für den Zugriff auf den Bildschirm Aktivitätsbuchung - Kalender.