Gruppenbuchung – Übersicht

Es gibt drei Komponenten für eine Gruppenbuchung: Bucher (Organisation oder Reisebüroprofil), Gruppenbuchungen und Teilnehmer. Eine Gruppenbuchung kann zwar ohne Bucher vorgenommen werden, allerdings wird die Verwendung eines Buchers für Organisationen und Reisebüros, die häufig mit Ihrer Property zusammenarbeiten, für Erlös- und Statistikzwecke empfohlen. Eine Gruppenbuchung, die ohne Bucher vorgenommen werden kann, ist beispielsweise eine Reservierung für eine Gruppe von Personen ohne Unternehmenszugehörigkeit, die einmalig in Ihrer Property bucht, etwa für eine Hochzeit oder Familienfeier.

Das Bucherprofil enthält alle allgemeinen Informationen zu einer Organisation oder einem Reisebüro, die/das Gruppen in Ihrer Property unterbringt. Dazu gehören beispielsweise Name, Adresse und Kontakte der Organisation bzw. des Reisebüros. Das Bucherprofil enthält eine Vorlage für die Informationen der Organisation bzw. des Reisebüros, die in die Gruppenbuchung kopiert werden. Das Feld für die Bucher-Nachschlageabfrage ist eine Liste vorhandener Organisations- oder Reisebüroprofile. Bucherprofile sind nicht zwingend erforderlich.

Die Gruppenbuchung dient der Verwaltung von Datumsangaben und mitgliederspezifischen Informationen, die sich auf eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern (einzelne Gäste) beziehen. Sie enthält die Details, die das System für Teilnehmer der Gruppe verwendet. Über die Gruppenbuchung werden Datumsangaben, Zimmerpreise, Zimmerblöcke, Abrechnungsanweisungen und vieles mehr für die Gruppe verwaltet, die sich in Ihrer Property aufhält. Die Buchung enthält eine Vorlage mit Standarddetails, die in Teilnehmerreservierungen und Kontoblätter kopiert werden können.

Als Teilnehmer werden die einzelnen Reservierungen der Gäste bezeichnet, die der Gruppe angehören. Teilnehmerreservierungen können einzeln über die Module für zentrale Reservierung und Gastaufenthalt oder einzeln oder global als Zimmerliste im Modul für Gruppenbuchungen vorgenommen werden. Sämtliche Informationen zu einem Teilnehmer werden mit dem Modul für Gruppenbuchungen verknüpft und dort in den Anzeigen und Berichten konsolidiert.

Der Status einer Gruppenbuchung bestimmt, auf welche Registerkarten zugegriffen werden kann, und die Verfügbarkeit im Haus. Bei der Erstellung einer neuen Gruppenbuchung können Sie zwischen drei Status wählen:

• Interessent: Die Gruppe ist noch nicht bestätigt, und es kann kein Zimmerblock eingegeben werden. Es handelt sich lediglich um einen Datensatz, aus dem der Kontakt und die erforderliche Buchungszeit hervorgeht.
• Vorläufig: Die Gruppe ist noch nicht bestätigt, es kann aber ein Zimmerblock eingegeben werden. Dieser wird jedoch erst dann von der Verfügbarkeit im Haus abgezogen, wenn die Option Vorläuf. Block beeinflusst Verfügbarkeit im Haus auf der Registerkarte Gruppenbuchung > Block markiert ist. Dieses Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn der Gruppenstatus Vorläufig lautet. Wenn die Gruppe den Status Vorläufig aufweist und das Kontrollkästchen nicht markiert ist, wirkt sich die Eingabe eines Blocks nicht auf die Verfügbarkeit aus. Wenn die Gruppe den Status Vorläufig aufweist und das Kontrollkästchen markiert ist, wirkt sich die Eingabe eines Blocks auf die Verfügbarkeit aus.
• Definitiv: Die Gruppe ist bestätigt, und die Zimmer werden von der Verfügbarkeit im Haus abgezogen.

Auf vielen Registerkarten einer Gruppenbuchung wird rechts neben dem Titel ein Rautensymbol angezeigt. Sind keine Informationen auf der Registerkarte vorhanden, ist das Symbol weiß. Wurden Informationen auf der Registerkarte gespeichert, ist es orange, um den Benutzer darauf hinzuweisen, dass weitere Informationen zur Buchung auf der Registerkarte hinterlegt sind. Das Symbol ist auf folgenden Registerkarten der Gruppenbuchung verfügbar:

• Zimmertypen
• Preise
• Block
• Automatischer Transfer
• Vorlieben
• Teilnehmer
• Veranstaltungen
• Traces
• Verkehrsmittel