Reservierungen im zentralen Reservierungssystem (Central Reservation System, CRS) erstellen

Im Bildschirm Zentrale Reservierung können Sie neue Reservierungen erstellen. Der Bildschirm Zentrale Reservierung, der insbesondere auf Callcenter ausgerichtet ist, bietet vielseitige und umfassende Reservierungsfunktionen. Dieser Bildschirm vereinfacht den Check-In-Prozess für Gäste durch einen grafisch dargestellten Workflow, der die Mitarbeiter von Callcentern intuitiv, schnell und effizient durch den Reservierungsprozess führt.

Beim Durchlaufen der einzelnen Phasen des Check-In-Prozesses mithilfe der Schaltflächen, die sich links auf der Seite befinden, zeigt das System ein grünes Häkchen an, um darauf hinzuweisen, dass ein Schritt abgeschlossen ist. Je nach Systemkonfiguration müssen zunächst alle erforderlichen Schritte des Reservierungs-Workflows abgeschlossen sein, bevor Sie auf die Schaltfläche Zusammenfassung klicken können, um die Reservierung für den Gast abzuschließen.

Um eine Reservierung in CRS zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie Callcenter > Zentrale Reservierung aus. Im Abschnitt Propertys werden alle verfügbaren Propertys angezeigt.
    Hinweis: Im Abschnitt Suchen können Sie die Liste der Propertys filtern.
  2. Um einen Anruf zu initiieren, klicken Sie auf . Der Reservierungsprozess wird initiiert.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    Check-In-Datum
    Geben Sie das Check-In-Datum für die Reservierung ein.
    Nächte
    Geben Sie die Anzahl der Übernachtungen für den Gästeaufenthalt an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Sie können das Feld jedoch umgehen, indem Sie stattdessen das Check-Out-Datum angeben. Die Anzahl der Übernachtungen wird dann automatisch berechnet.
    Check-Out-Datum
    Geben Sie das Abreisedatum an. Die Standardeinstellung entspricht dem Hoteldatum + 1.
    Zimmer
    Wählen Sie die Anzahl der zu reservierenden Zimmer ein.
    Erwachsene
    Geben Sie die Anzahl der Erwachsenen an. Wenn Sie für die Anzahl der Erwachsenen null eingeben, müssen Sie die Reservierung mit einer anderen Reservierung verknüpfen, auf der Erwachsene vorhanden sind.
    Kinder
    Geben Sie die Anzahl der Kinder an. Die Optionen sind 1 - 9. Wenn nur eine Kinderkategorie aktiv ist, wird die Anzahl der Kinder im Feld Kinder erfasst. Wenn mehrere Kinderkategorien verfügbar sind, wird für jede Kategorie ein Feld auf dem Bildschirm angezeigt, und das Feld Kinder wird mit der zusammengefassten Anzahl aller Kategorien befüllt.
    Anrufer
    Geben Sie den Namen der Person ein, die den Anruf für die Reservierung getätigt hat. Wenn angegeben, wird der Name des Anrufers automatisch auf allen nachfolgenden Bildschirme übernommen. Er dient bei Bedarf als Gedächtnisstütze.
    Name des Gastes
    Geben Sie den Namen des Gastes an.
    Organisation
    Geben Sie die Organisation für die Gästereservierung ein. Wenn Sie eine Organisation auswählen, die mit einem Debitorenkonto verknüpft ist, wird das Debitorenkonto durch das System hinzugefügt.
    Gruppe
    Geben Sie die Gruppe für die Gästereservierung ein.
    Reisebüro
    Geben Sie das Reisebüro für die Gästereservierung ein. Wenn Sie ein Reisebüro auswählen, das mit einem Debitorenkonto verknüpft ist, wird das Debitorenkonto durch das System hinzugefügt.
    Hinweis: Klicken Sie auf Suchsymbol, um nach vorhandenen Gästen, Organisationen, Gruppen oder Reisebüros zu suchen. Nach dem Ausfüllen der Gastdaten wird links auf der Seite neben der Schaltfläche Gast ein Häkchen angezeigt, das die Vollständigkeit der Gastdaten angibt.
  4. Wählen Sie unter Propertys die Propertys aus, in denen Sie die Verfügbarkeit prüfen möchten.
  5. Klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen. Es wird ein neuer Reservierungsdatensatz erstellt.
    Hinweis:  Wenn die Property überbucht ist, wird die negative Verfügbarkeit in rot angezeigt.
  6. Geben Sie die Informationen an, die Sie benötigen. Rufen Sie weitere Informationen zu diesen Feldern ab.
    Quelle
    Standardmäßig wird die Source of Business gemäß Konfiguration in der CRO-Anwendung angezeigt. Sie können einen beliebigen neuen Wert eingeben. Dieses Feld ist auch auf Gruppenbuchungen, Reisebüroprofilen und Organisationsprofilen vorhanden und wird in die verknüpften Reservierungen kopiert. Die Kopierreihenfolge wird durch den Property-Parameter "MARKETFILEDSCOPYORDER" gesteuert.
    Verfolgungscode
    Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn der Anwendungsparameter "TrackFieldUsage" auf "Ja" steht. Dieses Feld ist auch auf Gruppenbuchungen, Reisebüroprofilen und Organisationsprofilen vorhanden und wird in die verknüpften Reservierungen kopiert. Die Kopierreihenfolge wird durch den Property-Parameter "MARKETFILEDSCOPYORDER" gesteuert.
    Grund für Aufenthalt
    Geben Sie den Grund für den Gastaufenthalt ein; dieser Grund wird auch in die verknüpften Reservierungen kopiert. Die Kopierreihenfolge wird durch den Property-Parameter "MARKETFILEDSCOPYORDER" gesteuert.
    Hotelabgabe
    Geben Sie den Code für die Hotelabgabe für den Gästeaufenthalt ein. Wenn Profildaten in den Gästeaufenthaltsdaten geändert werden, wird auch der Hotelabgabedefinitionscode auf das letzte für den jeweiligen Gast gespeicherte Profil aktualisiert.
  7. Klicken Sie im unteren Bildschirmbereich auf die Schaltfläche Produkte. Die Registerkarte Property-Auswahl wird angezeigt. Wählen Sie die Propertys aus, die Sie in die Suchergebnisse aus der Property-Auswahlliste einbeziehen möchten.
    Hinweis: Klicken Sie auf Alternative Property suchen, um nach vorhandenen alternativen Propertys zu suchen, die mit der ausgewählten Property verknüpft sind.
  8. Klicken Sie auf die Registerkarte Produktauswahl.
  9. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    Verkaufsstrategie
    Geben Sie die Verkaufsstrategie für die Reservierung an.
    Währungscode
    Geben Sie die Währung für die Reservierung an.
    Arrangements einschließen
    Diese standardmäßig ausgewählte Option weist darauf hin, dass in der zurückgegebenen Preisliste Arrangements aufgeführt werden sollen.
    Nur in ausgewählter Währung konfigurierte Preise anzeigen
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nur Preise einzuschließen, die für die ausgewählte Währung in der zurückgegebenen Preisliste konfiguriert wurden.
    Verkaufsförderungen einschließen
    Diese standardmäßig ausgewählte Option weist darauf hin, dass spezielle Verkaufsförderungspreise in der Zimmerauswahl oder den Zimmertypen und Preisen aufgeführt werden sollen.
    Eingeschränkte Produkte einschließen
    Wählen Sie diese Option aus, um Zimmertypen in das Suchergebnis einzuschließen, die verkauft oder eingeschränkt sind.
  10. Geben Sie nach Bedarf Daten in die folgenden Abschnitte ein:
    • Erweitern Sie den Abschnitt "Zimmerpreise", und aktivieren Sie alle konfigurierten Zimmerpreise, die in die Suchergebnisse eingeschlossen werden sollen. Wenn Sie alle Kontrollkästchen unaktiviert lassen, werden alle Zimmerpreise in die Suchergebnisse eingeschlossen.
    • Erweitern Sie den Abschnitt "Zimmertypen", und aktivieren Sie alle konfigurierten Zimmertypen, die in die Suchergebnisse eingeschlossen werden sollen. Wenn Sie alle Kontrollkästchen unaktiviert lassen, werden alle Zimmertypen in die Suchergebnisse eingeschlossen.
    • Erweitern Sie den Abschnitt "Zusatzangebotspakete", und aktivieren Sie alle konfigurierten Zusatzangebotspakete, die in die Suchergebnisse eingeschlossen werden sollen. Mit Zusatzangebotspaketen können Sie der Gästereservierung Posten oder Services wie Mahlzeitenpläne und Service-Arrangements hinzufügen, zum Beispiel: Golf-Arrangements, Wellnessbehandlungen, Massagen, Bier, Wein, Champagner und Geschenkkörbe. Diese Posten werden im Modul Preisstrukturen konfiguriert.
    • Erweitern Sie den Abschnitt "Verkaufsförderungen", und aktivieren Sie alle konfigurierten Verkaufsförderungen, die in die Suchergebnisse eingeschlossen werden sollen.
  11. Klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen.
    Hinweis: Um Property-Eigenschaften für einen Zimmerpreis anzuzeigen, klicken Sie auf . Das Fenster Vorschau für Property-Eigenschaften (Zimmertyp) wird angezeigt. Wenn es keine Verfügbarkeit für die ausgewählte Property und die Produkte gibt, klicken Sie auf Warteliste, um den Gast auf die Warteliste für die Property und die Produkte zu setzen.
  12. Wählen Sie auf der Registerkarte Verfügbarkeit den Zimmerpreis, den Zimmertyp und den Preisbetrag für den Gast aus, und klicken Sie auf Auswählen. "Summe Aufenthalt", "Zimmertyp" und "Zimmerpreis" werden mit den ausgewählten Zimmerpreisdaten aktualisiert, und links auf der Seite neben der Schaltfläche Gast wird ein Haken angezeigt, der die Vollständigkeit der Gastdaten angibt.
    Hinweis: Sie können bis zu vier Kombinationen aus Zimmerpreis, Zimmertyp und Preisbetrag auswählen. Klicken Sie anschließend auf Vergleichen. Das Fenster Verkaufsoptionen vergleichen wird mit einer Übersicht der einzelnen Zimmerpreise angezeigt. Klicken Sie für den gewünschten Zimmerpreis auf Auswählen.
  13. Klicken Sie auf die Schaltfläche Garantie, und geben Sie die von Ihnen benötigten Informationen ein.
  14. Klicken Sie auf die Registerkarte Buchungsbedingungen. Auf der Registerkarte werden Daten für Garantie- oder Stornierungsbedingungen angezeigt, die für die Reservierung gelten.
  15. Klicken Sie auf Zusammenfassung.
  16. Klicken Sie auf Bestätigen. Der Reservierung wird eine Bestätigungsnummer zugewiesen, und die Seite Bestätigung wird angezeigt. Bestätigungen werden mithilfe von Vorlagen generiert, die bei der Installation von Infor HMS installiert und konfiguriert werden. Sie können der vorkonfigurierten Vorlage Text für den Bestätigungskopf und -fuß hinzufügen.
  17. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    Bestätigungskopf
    Geben Sie die Kopfzeile an, die der Bestätigungsnachricht hinzugefügt werden soll.
    Bestätigungsfuß
    Geben Sie die Fußzeile an, die der Bestätigungsnachricht hinzugefügt werden soll.
    E-Mail
    Wählen Sie die Art der E-Mail-Adresse für die Nachricht aus ("Alternativ" oder "Primär"), und geben Sie anschließend im benachbarten Feld die E-Mail-Adresse ein.
  18. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die E-Mail-Adresse wird der Bestätigungsliste hinzugefügt. Geben Sie ggf. weitere E-Mail-Adressen ein.
  19. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den E-Mail-Adressen, an die die Bestätigung gesendet werden soll.
  20. Wählen Sie unter Sprache die Sprache aus, in der die Bestätigungsnachricht gesendet werden soll.
  21. Klicken Sie auf Bestätigung in E-Mail versenden. Eine E-Mail-Nachricht wird an die ausgewählten Adressen gesendet, und eine Bestätigung wird angezeigt.
  22. Klicken Sie auf OK. Die Bestätigungsseite wird angezeigt.
  23. Klicken Sie auf Fertig. Die Reservierung ist abgeschlossen, der Anruf wird automatisch beendet, und der Bildschirm Zentrale Reservierung wird angezeigt.
    Hinweis: Klicken Sie auf Reservierung ändern, um die Reservierung vor der Bestätigung zu bearbeiten. Sie können auch auf Reservierung verknüpfen klicken, um eine verknüpfte Reservierung für den Gast zu erstellen, ohne die Reservierung tatsächlich abzuschließen.
    Hinweis: 

    Sie können die Details eines Gästeprofils nicht anzeigen, wenn Folgendes zutrifft:

    • Die Option "VVIP-Autorisierung für Benutzer" auf dem Bildschirm "Benutzergruppe" ist auf "Nein" gesetzt.
    • Der Benutzer mit VVIP-Autorisierung ist als Gastgeber definiert, der Benutzer ist jedoch nicht der VVIP-Gastgeber, der auf dem ausgewählten Gastdatensatz konfiguriert wurde.
    • Der Benutzer mit VVIP-Autorisierung ist auf dem Bildschirm "Benutzergruppe" nicht angegeben.