Vermietung - Übersicht

Mit der Vermietungsfunktionalität in HMS können Propertys für Gäste mit längeren Aufenthalten neben den herkömmlichen Hotelleistungen auch Apartments mit eingeschlossenen Serviceleistungen oder Mietangeboten verwalten. Vermietungen werden ausschließlich auf Property-Ebene verwaltet, Reservierungen für Vermietungen können nicht vorgenommen werden, und Reservierungen für Vermietungen werden in CRS nicht angezeigt.

Vermietungen können von einzelnen Gästen vorgenommen werden; dabei müssen das Start- und das Enddatum der Vermietung mit den An- und Abreisedaten des jeweiligen Gastes übereinstimmen. Eine Vermietung kann außerdem von einer Firma oder einer Organisation für einen bestimmten Zeitraum mit wechselnden Gästen vorgenommen werden; Zeiträume mit Leerstand sind in diesem Fall möglich. Die Vermietungsfunktionalität kann so konfiguriert werden, dass Verlängerungsaufenthalte für einen Gast zulässig sind.

Die Vermietungspreise werden speziell für die Vermietung eingerichtet und können für die Verwaltung auf "Wöchentlich" und/oder "Monatlich" und "Täglich" gesetzt werden. Die einzelnen Vermietungskosten weisen jeweils separate Transaktionscodes für Mietgebühren, Gebühren für freie Zimmer sowie Vermietungsgebühren auf. Für die einzelnen Mietpreise können mehrere Preisperioden erstellt werden. Welche Zimmer verfügbar sind und der Betrag für jeden Zimmertyp werden in der Preisperiode des Mietpreises konfiguriert.

Die Vermietungsfunktionalität beinhaltet die Vermietungsfakturierung; mit dieser Funktion können die Erlöse über den gesamten Zeitraum der Vermietung realisiert werden. Wenn Sie eine Vermietung erstellen, können Sie sie mit einem monatlichen, wöchentlichen oder täglichen Preisabrechnungszyklus einrichten; Sie können in diesem Fall eine Abrechnungszyklusoption auswählen, anhand derer Sie festlegen können, wann genau während des Abrechnungszyklus die Buchung erfolgen soll. Es wird ein Vermietungszeitplan erstellt, der aus den Vermietungsperioden besteht, die sich am ausgewählten Abrechnungszyklus orientieren. Die Vermietung kann Leihgebühren, Instandhaltungskosten und Service-Gebühren umfassen. Diese Kosten können zu den Mietkosten hinzugefügt, in die Mietkosten eingeschlossen oder separat berechnet werden. Sie können so eingerichtet werden, dass sie über ihren eigenen Abrechnungszyklus bzw. ihre eigenen Optionen für den Abrechnungszyklus verfügen, und können für eine getrennte Fakturierung eingerichtet werden. Sie können außerdem zusätzliche Kosten für die Buchung festlegen. Jeder Vermietung muss ein Debitorenkonto zugewiesen werden. Sie können der Vermietung mehrere Gastaufenthalte zuordnen, jedoch nicht mehr als eine gleichzeitig, es sei denn, es handelt sich um Roomsharer. Falls das vermietete Zimmer nicht belegt ist, werden die Kosten für die nicht genutzten Nächte für Buchhaltungszwecke auf einen Transaktionscode für freie Zimmer gebucht, falls ein solcher konfiguriert wurde.

Der Vermietungsdatensatz ist das Konto, das die fakturierten Kosten enthält. Wenn die Kosten fakturiert werden, erfolgt eine Buchung für den gesamten Vermietungszeitplan an den Zahlungsleistenden (Debitoren). Anschließend wird die Buchung automatisch verrechnet und zur Zahlung an das Debitorenkonto transferiert. Anschließend werden in jeder Nacht der Vermietung die tatsächlichen Erlöse in Bezug auf die fakturierten Vermietungskosten auf das Buchhaltungskontoblatt des Vermietungskontos gebucht. Der Vermietungsdatensatz kann auch sonstige bzw. Nebenkosten enthalten, die nach Fakturierung zunächst auf das Debitorenkontoblatt transferiert und anschließend fakturiert und auf das Debitorenkonto gebucht werden. Wenn der Gast ein (Zimmer-)Upgrade erhalten hat, werden alle Kosten in Bezug auf dieses Upgrade auf den Gastaufenthalts-Datensatz gebucht und dort verwaltet.

Viele lokale Behörden betrachten Gäste, die in Hotels übernachten, als "Einwohner", sobald Sie ein Zimmer für eine bestimmte Anzahl an Übernachtungen belegt haben. Sobald ein Gast als Einwohner betrachtet wird, wird dem Gast keine Bettensteuer mehr in Rechnung gestellt. Gäste, die Vermietungen in Anspruch nehmen, werden in ähnlicher Weise behandelt. Jedes Zimmer unterliegt einer jährlichen Bewertung; hierbei handelt es sich um den anteiligen Betrag des Mietpreises für das Zimmer, auf den keine Steuern erhoben werden. Die jährliche Bewertung eines Zimmers wird durch die lokalen Behörden bestimmt. In HMS kann die jährliche Bewertung auf der Zimmertyp- oder Zimmerebene definiert werden. Sind beide Ebenen vorhanden, wird der auf der Zimmerkonfigurationsebene definierte Betrag verwendet. Die jährliche Bewertung ist für die Einrichtung nicht erforderlich und wird nur von den Propertys verwendet, die diese anfordern.

Die bei Vermietungen verwendeten Einstellungen und Standardeinstellungen für Transaktionscodes werden auf einem Bildschirm Vermietungskonfiguration eingerichtet. Sequenznummern für Vermietungen werden über die Registerkarte Vermietung des Bildschirms Sequenznummern eingerichtet.