Kassenbücher verwenden

Auf der Registerkarte Kassenbuch wird eine Liste aller Bartransaktionen angezeigt, die mit einer derzeit verwendeten Kassen-ID verknüpft sind. Kassierer und Mitarbeiter an der Rezeption können das Kassenbuch verwenden, um Transaktionen für eingelöste Schecks, Währungsumtauschvorgänge und Kassenbestandsanpassungen zu erfassen. Im Kassenbuch werden Transaktionen erfasst, die sich auf die Kassen-ID beziehen, jedoch nicht auf ein bestimmtes Gästekontoblatt, und Transaktionen, die sich auf Gästekontoblätter beziehen, z. B. Bar- oder Scheckzahlungen oder Auszahlungen.

Um das Kassenbuch zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie Rezeption > Kassierertransaktionen aus.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Listenansicht den gewünschten Datensatz für die Kassen-ID aus, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Kassenbuch. Daraufhin wird eine Liste aller aktiven Kassenbuchtransaktionen für die Kassen-ID mit den zugehörigen Buchungsdaten angezeigt.
  3. Um eine neue Kassenbuchtransaktion hinzuzufügen, geben Sie unter "Kassenbuch - Details" die folgenden Informationen ein:
    Belegnummer
    Das System generiert für jede Kassenbuchtransaktion eine eindeutige Belegnummer. Beispiel: Einen Kassenbuchdatensatz können Sie auf allen folgenden Bildschirmen erstellen:
    • Kontoblatt: Für Bar-, Scheck- oder Auszahlungsbuchungen.
    • Vorauszahlung: Für Bar- oder Scheckvorauszahlungen.
    • Geschenkkarte: Für Bar- oder Scheckzahlungen.
    • Check-Out: Für Bar- oder Check-Out-Zahlungen.
    • Kassenbuch: Für alle gebuchten Kassenbuchdetailtypen.
    • Kassen-ID schließen: Wenn eine Kassenbestandsreduzierung für einen Schichtkassenbestand gebucht wird.
    Die Belegnummer wird automatisch auf der Basis des Property-Parameters CASHJRNLVOUCNUMSEQ generiert. Dieser Parameter definiert die erste Sequenznummer für Belegnummern für das Kassenbuch.
    Detailtyp
    Geben Sie den Typ der abzuschließenden Bartransaktionen an: Kassenbestand - Anpassung, Barscheck, Umtausch. Je nach ausgewählten Detailtyp sind weitere Felder im Abschnitt "Kassenbuch - Details" möglicherweise aktiviert oder deaktiviert.
    Währung eingehender Betrag
    Geben Sie die Währung für die eingehende Transaktion an.
    Eingehender Betrag
    Geben Sie den Wert für die eingehende Transaktion an.
    Schecknummer
    Wenn es sich bei der eingehenden Transaktion um einen Scheck handelt, geben Sie die Nummer des erhaltenen Schecks ein.
    Währung ausgehender Betrag
    Geben Sie die Währung für die ausgehende Transaktion an.
    Ausgehender Betrag
    Geben Sie den Wert für die ausgehende Transaktion an.
    Hinweis: "Ausgehender Betrag" wird automatisch auf der Basis des Werts, den Sie unter "Eingehender Betrag" angegeben haben, und des Wechselkurses ausgefüllt.
    Zimmer
    Geben Sie die Zimmernummer des Gasts an, der mit der Transaktion verknüpft ist.
    Name des Gastes
    Geben Sie Namen des Gasts an, der mit der Transaktion verknüpft ist.
    ID-Typ
    Geben Sie den Typ des Identifikationsdokuments an, das durch den Gast vorgelegt wird. Dies kann ein Führerschein, ein Personalausweis oder ein Reisepass sein.
    ID-Nummer
    Geben Sie die Nummer des Identifikationsdokuments an, das durch den Gast vorgelegt wird. Dies kann die Nummer des Führerscheins, des Personalausweises oder des Reisepasses sein.
    Hinweis: Im Raster
    • Die Felder "Reisepass" und "Ausweisnummer" sind auf Basis des Werts im Property-Parameter MASKPERSONALINFORMATION maskiert.
    • Der Property-Parameter MASKPERSONALINFORMATION ist nicht anwendbar, wenn die VVIP-Funktion für die Property aktiviert ist.
    Bemerkungen
    Geben Sie bei Bedarf sämtliche Bemerkungen oder zusätzliche Informationen an, die mit der Transaktion verknüpft sind.
  4. Klicken Sie auf Speichern. Der Datensatz wird gespeichert und zur Liste Kassenbuch hinzugefügt.
  5. Wählen Sie ein Kassenbuch aus, um die Aktionen auszuführen.
  6. Wählen Sie die Option Stornieren aus, um das Feld "Ausgehender Betrag" standardmäßig mit dem negativen Betrag des ursprünglichen Buchungsbetrags zu verwenden.

    Das Raster mit der Kassenbuchliste wird mit den folgenden Angaben aktualisiert:

    • Das Kontrollkästchen "Storniert" wird für den ursprünglichen Buchungsbetrag aktiviert.
    • Die neue stornierte Buchung wird dem Kassenbuchlistenraster nach der ursprünglichen Buchung hinzugefügt.

      • Das neue Feld für die Belegnummer weist das Präfix V vor der ursprünglichen Buchungsbelegnummer auf.

    Hinweis: 
    • Sie dürfen eine Buchung, die bereits storniert wurde, nicht erneut stornieren.
    • Sie sind nicht berechtigt, eine Buchung mit den Journal-Detailtypen CSHPMT, CKPMT oder PO zu stornieren.
    • Wenn der Property-Parameter CURREXCHANGEFOLIO mit einem Wert auf dem Bildschirm "Parameter" angegeben ist, werden die Währungsumtauschtransaktionen blockiert, und die Option "Stornieren" wird auf dem Bildschirm "Kassierertransaktionen" deaktiviert.
  7. Wählen Sie diese Option aus, um auf den Bildschirm "Banknote - Details" zuzugreifen. Auf diesem Bildschirm können Sie vorhandene Währungsdetaildatensätze erstellen, ändern oder löschen.

    Sie können dieses Popup-Fenster außerdem verwenden, um die Banknoten-Seriennummern für die unter Verwendung der Kontoblatt- oder Kassenbuchbildschirme durchgeführten Währungstausche bereitzustellen.

  8. Geben Sie im Abschnitt "Banknoten" die folgenden Informationen an:
    Währung eingehender Betrag
    Standardmäßig zeigt das Feld den Währungstyp an, der auf der Registerkarte Kassenbuch/Kontoblatt angegeben wurde.
    Nennwert
    Der dem Währungstyp zugeordnete Wert.
    Hinweis: Der Bereich hat den Mindestwert 1 und den Höchstwert 999999999999999.
    Seriennummer
    Dies ist ein alphanumerischer Wert, der jeder Banknote zugewiesen wird und aus dem Bankcode und den jeweiligen Zahlen besteht.
    Bemerkungen
    Der für die Banknote angegebene Text.
  9. Klicken Sie auf Speichern. Die Datensatz-ID wird im Listenabschnitt gespeichert.